Au-delà de la technologie et de l'utilisation efficace des données, quelle est la troisième composante essentielle de l'optimisation des opérations juridiques ? Il s'agit des personnes qui composent l'équipe des opérations juridiques. Mais quelles sont les compétences et l'expertise à rechercher pour constituer cette équipe ?
Dans le premier billet de cette série, nous avons expliqué comment les services juridiques de Fortune 500 font plus avec moins en employant la technologie juridique. deuxième partienous avons approfondi les bonnes façons d'utiliser les données pour optimiser les opérations juridiques.
En interrogeant plus de 130 services juridiques de Fortune 500 au cours de l'année écoulée, Brian McGovern de Mitratech a tiré des enseignements d'un troisième domaine vital: les meilleures pratiques liées au recrutement d'une équipe d'assistance juridique performante.
Dans les services juridiques, la diversité favorise l'innovation
Ce qu'il a découvert, c'est que les équipes des opérations juridiques qui faisaient les choses les plus innovantes et les plus progressives étaient, et ce n'est pas une coïncidence, celles dont les équipes étaient les plus diversifiées en termes de compétences et d'antécédents.
Pourquoi ? C'est parce que, comme il l'explique, "les opérations juridiques ont des responsabilités tellement diverses qu'elles doivent les assumer".
Lorsque l'on examine l'éventail des tâches que les services juridiques sont censés accomplir, il est évident qu'"aucune personne ne sera en mesure d'accomplir toutes ces tâches avec compétence", souligne-t-il.
L'alignement pour créer de la valeur
Lorsque la direction des opérations juridiques examine ses responsabilités et ses processus, elle peut commencer à aligner les bonnes compétences sur les outils, les processus et les objectifs qu'elle doit gérer. Ces derniers s'avèrent presque toujours si divers qu'ils exigent un ensemble de compétences variées de la part de l'équipe de services juridiques qu'ils mettent en place.
"L'analyse et la technologie, la gestion des processus, la gestion de projet et l'excellence des processus sont des disciplines relativement nouvelles pour le service juridique", nous rappelle Brian McGovern, "le service juridique a donc la possibilité de s'adresser aux personnes qui sont expertes dans leur domaine et de combiner leurs compétences avec celles des juristes qui sont experts dans la pratique du droit. C'est à ce moment-là que l'on constate des améliorations spectaculaires de la part de l'entreprise.
Rick Radice, vice-président et directeur des opérations - Droit, conformité, éthique des affaires, affaires extérieures chez Prudential Financial, Inc. a constaté les avantages d'une approche plus diversifiée.
Lorsqu'il a commencé à évaluer les opérations de son service, il a constaté que "plus d'un million de dollars par an partaient" vers des consultants externes. De l'argent qui aurait pu être mieux dépensé en recrutant le personnel interne adéquat pour les opérations juridiques.
Pour lui, la roue des compétences de base du CLOC fournit une bonne ligne directrice pour la diversité des talents nécessaires pour que les opérations juridiques fonctionnent efficacement aux niveaux d'optimisation fondamentaux, avancés et matures.
"Comment trouver les personnes les plus compétentes, qui ne doivent pas nécessairement avoir une formation juridique ?
Du point de vue de l'analyse de rentabilité, il s'agit de faire correspondre les compétences et les qualifications du personnel aux bons processus, au bon prix, afin qu'il soit en mesure d'apporter une valeur maximale.
Encourager l'avancement
Pour Rick Radice et d'autres responsables de services juridiques, il est important d'établir des voies de développement pour les employés. Pourtant, toutes les personnes qui rejoignent les services juridiques ne souhaitent pas évoluer vers de nouvelles fonctions telles que celles représentées sur la roue. Certains sont parfaitement capables et heureux de s'en tenir à une spécialisation, qu'il s'agisse de la gestion des fournisseurs ou de l'assistance technologique.
Mais en acquérant une expertise dans plusieurs compétences, ils peuvent devenir plus précieux non seulement pour les opérations juridiques mais aussi pour le reste de l'organisation, avec de plus grandes possibilités de croissance et d'avancement au sein de l'entreprise.
Les responsables des opérations juridiques ne sont pas toujours des avocats
Un autre signe de l'importance de la diversité des compétences dans les services juridiques ? Mary O'Carroll, directrice des opérations juridiques chez Google et présidente du CLOC, et Catherine J. Moynihan, directrice exécutive de l'Association of Corporate Counsel, ont toutes deux expliqué à Corporate Counsel qu'environ la moitié des responsables des opérations juridiques n'ont pas de doctorat en droit. Mme O'Carroll, qui n'est pas titulaire d'un doctorat en droit, a déclaré que cela n'avait jamais été un désavantage pour elle, et que sur les cinquante employés des services juridiques de Google, un seul était juriste.
"Les opérations juridiques sont un domaine multidisciplinaire qui nécessite des bases solides dans des domaines tels que la gestion financière, la gestion de projet, l'amélioration des processus, la gestion du changement et au moins une passion pour la technologie", explique-t-elle dans l'article. "Le fait d'être titulaire d'un doctorat en droit est absolument un plus et vous donne souvent plus de crédibilité et d'acceptation dans ce rôle auprès de vos clients avocats, mais je pense aussi que le fait d'avoir une formation en commerce ou en technologie vous permet d'apporter une nouvelle perspective et des compétences uniques au département."
La plus grande leçon de tout cela ?
La plus grande leçon à tirer des entretiens de Brian McGovern avec les services juridiques de Fortune 500 sur l'optimisation des opérations juridiques ? C'est que les trois composantes - la technologie, les processus et les personnes - sont si étroitement liées qu'elles doivent toutes être optimisées pour apporter une valeur ajoutée maximale à l'entreprise.
Ne s'attaquer qu'à un ou deux d'entre eux est, sinon une "recette pour l'échec", une demi-mesure qui laissera sur la table un énorme potentiel d'efficacité, d'économies et de gains de performance. Une excellente technologie ne sauvera pas de mauvais processus, et les meilleurs processus doivent être gérés par les bonnes personnes.
Négliger l'un ou l'autre des éléments de cette triade n'est donc pas une solution pour les équipes de services juridiques, qui doivent chaque jour relever le défi de fournir des niveaux de performance, de service et de retour sur investissement plus élevés. En optimisant les opérations juridiques en suivant les meilleures pratiques que nous avons décrites, les meilleurs services juridiques obtiennent des résultats qui transforment non seulement leurs propres opérations, mais aussi les entreprises qu'ils servent.
