Fortune 500 Legal Ops Insights, Partie 1 : Faire plus avec moins
En 2018-2019, Brian McGovern de Mitratech est allé à la rencontre de plus de 100 départements juridiques et responsables des Ops juridiques dans des entreprises du Fortune 500. Leurs expériences dans la mise en œuvre des capacités Legal Ops fournissent des leçons de niveau platine pour les autres à suivre.
La propre expérience de Brian en tant qu'ancien responsable des opérations juridiques lui a donné son propre aperçu des défis auxquels ces entreprises, qui couvraient presque tous les secteurs et LOB, ont dû faire face. Lors de la conférence des utilisateurs Interact 2019 de Mitratech, Brian a donc partagé ce qu'il avait découvert dans les documents suivants Constatations clés du Fortune 500une session de présentation qui sera bientôt disponible sous forme de livre électronique.
L'un des premiers points qu'il a soulevés ? Les responsables juridiques sont confrontés à la gestion de changements potentiellement massifs dans leur mode de fonctionnement, s'approchant de leurs propres "points de basculement" en matière de technologie juridique, qui offrent un potentiel exaltant - mais qui sont également effrayants. Il y a un risque personnel, car une mauvaise recommandation ou décision peut être coûteuse, et il y a "beaucoup de nervosité", comme il l'a dit.
Bon nombre des entreprises qu'il a rencontrées étaient déjà sur le point de franchir leur propre "point de basculement" ou l'avaient déjà fait. Leurs enseignements peuvent donc aider d'autres entreprises à faire les bons choix pour l'avenir.
Une grande marge d'amélioration
Quelle a été la première des trois grandes leçons qu'il a approfondies au cours de sa présentation ? C'est celui qu'il a le plus entendu mentionner lors de ses consultations.
Les services juridiques et le personnel des opérations juridiques doivent apprendre à faire plus avec moins. faire plus avec moins. On attend d'eux qu'ils améliorent l'efficacité et réduisent les coûts, et non qu'ils ajoutent de la complexité et consomment davantage de ressources financières ou humaines, même si les services juridiques sont confrontés à une charge de travail plus importante que jamais.
Mais pour les responsables juridiques qui s'inquiètent d'être à court de ressources pour accomplir tout cela, il avait une consolation à offrir, basée sur ce que presque toutes les personnes qu'il a rencontrées lui ont dit :
- Personne ne n'a pas assez de personnes
- Personne n'a n'a pas assez d'argent
- Personne n'a n'a pas assez de temps
Mais y a-t-il vraiment tant d'inefficacité à déraciner dans le service juridique ? Dans la plupart des services, explique-t-il, la plupart des personnes se considèrent (à juste titre) comme "travaillant très dur". Mais le travail acharné ne se traduit pas automatiquement par l'efficacité et la valeur si les processus ne répondent pas aux besoins des personnes.
Préparez-vous : Selon les conclusions de Brian, moins de 10 % du travail effectué dans le cadre des opérations juridiques apporte une valeur directe au client.
Se concentrer sur la valeur ajoutée à chaque étape
L'optimisation de l'utilisation des ressources dont dispose un service nécessite un audit des processus existants, en commençant par les processus à fort volume, afin de déterminer ceux qui apportent réellement une valeur ajoutée. Ils doivent déterminer comment chaque étape d'un processus peut être optimisée pour ajouter de la valeur.
Les processus dans lesquels les approbations, les remaniements, les courriels, les frappes au clavier, le papier et la réintroduction de données sont monnaie courante dévorent d'énormes quantités de travail tout en introduisant des erreurs qui n'ajoutent que peu ou pas de valeur. D'aucuns pourraient même dire qu'ils enlèvent de la valeur.
Pour réussir, une entreprise doit auditer les processus et écouter les commentaires des clients, évaluer la valeur que les processus apportent et éliminer tout ce qui n'ajoute pas de valeur, et les automatiser au maximum en utilisant les meilleures pratiques telles que les formulaires en libre-service et les portails d'accueil.
Les meilleures solutions d'automatisation des flux de travail peuvent avoir "un impact considérable sur les opérations quotidiennes et sur le stress que vous ressentez", déclare Brian. La valeur et les performances peuvent être améliorées à chaque étape d'un processus numérisé, en particulier lorsque des analyses sont effectuées.
Dans le cas d'un pionnier des opérations juridiques comme l'équipe de NetApp, ils se donnent la permission d'échouer dans l'expérimentation d'un outil comme TAP Workflow Automation. Une fois qu'ils ont appris les ficelles du métier sur quelques processus à fort volume où ils peuvent démontrer un retour sur investissement immédiat, ils élargissent la mise en œuvre pour inclure de plus en plus de processus - et deviennent des évangélistes pour l'application de l'automatisation des processus et des meilleures pratiques en dehors du département juridique, comme le montre le graphique ci-dessous de KP Labs :
Transformer un problème d'opérations juridiques en un avantage
Les pionniers des opérations juridiques font preuve d'une volonté d'affronter un problème et de le résoudre d'une manière qui permet non seulement de surmonter le problème immédiat, mais aussi de créer un avantage concurrentiel.
Dans ce cas, "faire plus avec moins" signifiait trouver de nouvelles technologies capables d'apporter de la valeur, des économies et un retour sur investissement rapide. Tout en élargissant la transformation au-delà des limites du département juridique.
Dans le prochain article de cette série, nous examinerons le deuxième domaine dans lequel les responsables juridiques de Fortune 500 ont des leçons à transmettre, à savoir l'importance de transmettre les bonnes données aux bonnes personnes.
