Les approches actuelles, essentiellement descendantes, pour répondre aux questions des employés sur les nouvelles politiques ? Elles manquent de flexibilité et d'efficacité.
Les solutions actuelles de gestion des politiques et des procédures sont très efficaces pour diffuser les nouvelles politiques au sein d'une organisation. Il est normal qu'après avoir reçu une mise à jour de la politique ou de la procédure, les employés aient des questions concernant un ou plusieurs éléments de la nouvelle politique pour lesquels ils souhaitent consulter l'équipe juridique de l'organisation.
L'idéal serait de disposer d'une voie de communication native par laquelle les employés pourraient facilement initier un tel échange. Cependant, comme la plupart des systèmes conventionnels de gestion des politiques sont orientés vers la diffusion et ne peuvent pas prendre en charge un dialogue bidirectionnel, de nombreuses organisations se tournent vers le courrier électronique pour soutenir les échanges entre les employés et les services juridiques.
Cependant, le courrier électronique individuel n'est pas non plus la solution idéale, car il ne permet pas nécessairement de conserver ces conversations potentiellement importantes dans un format facilement accessible et vérifiable.
Défi : Préserver les communications juridiques
Il est important de répondre aux préoccupations légitimes liées à la mise en œuvre de nouvelles politiques et procédures afin de rester en conformité avec les nombreuses réglementations. Il est tout aussi important d'enregistrer et de conserver les demandes des employés et les réponses juridiques afin de faciliter les audits ou les examens réglementaires.
Il ne sert pas à grand-chose à l'organisation de maintenir des processus conformes si les responsables de la conformité ne peuvent pas facilement documenter ces efforts auprès des régulateurs. Les fournisseurs de solutions de gestion des politiques doivent aujourd'hui relever un défi de taille, celui d'offrir des capacités sans friction pour gérer facilement la divulgation des politiques et les problèmes de gestion des exceptions, comme les questions juridiques.
Solution : TAP + PolicyHub
Mitratech associe désormais sa solution de gestion des solution de gestion des politiques avec une automatisation des flux de travail et un suivi de la conformité complets et riches en fonctionnalités, afin de faciliter l'échange et la résolution de questions juridiques de manière transparente et vérifiable.
En combinant les fonctionnalités avancées de workflow de TAP avec les fonctions flexibles de gestion des politiques de PolicyHub, nous rendons possible la communication et la documentation des exceptions aux politiques à travers l'ensemble de l'organisation, et nous soutenons également les fils de demande/réponse juridiques bidirectionnels.
La flexibilité est essentielle pour adapter une solution aux environnements existants des organisations. C'est pourquoi nous fournissons la solution de gestion des politiques et les flux de travail en tant que capacités autonomes complètes.
Ce type d'approche permet aux équipes politiques et juridiques de répondre à l'ensemble des demandes de renseignements juridiques tout en adaptant au mieux leur infrastructure de gestion des politiques à leur propre situation.
Par exemple ? Une mise à jour de la politique GDPR pourrait susciter des questions spécifiques de la part du département marketing sur la manière de façonner la communication sortante sur les pratiques de traitement des données, tandis que la même mise à jour pourrait susciter des questions juridiques de la part du département informatique sur les exigences en matière de stockage des données. La mise en place d'une solution flexible pour gérer et prendre en charge tous ces échanges est essentielle pour assurer la conformité à l'avenir.
Les avantages des solutions couplées
En combinant les capacités de flux de travail automatisé de TAP avec les puissantes fonctionnalités de PolicyHub, on obtient une solution flexible et modulaire d'un seul fournisseur qui permet d'obtenir toute une série de résultats positifs :
- La mise en place d'un canal de communication unique au sein du cadre politique permet de transmettre immédiatement les questions des employés et d'y apporter des réponses contextuelles.
- Le suivi des questions juridiques et des réponses aux mises à jour des politiques dans un système central vous donne la granularité nécessaire pour documenter facilement la conformité auprès des auditeurs, des régulateurs et des autorités.
- L'automatisation des processus manuels - y compris l'enregistrement, le traitement et la résolution des questions, des exceptions et des divulgations - génère un retour sur investissement significatif.
- Les fonctions de tableau de bord et d'analyse des rapports permettent d'examiner rapidement les événements exceptionnels et de suivre l'ensemble des processus de traitement des exceptions de manière holistique, en fournissant une source unique de vérité.
- Des outils intégrés intuitifs garantissent que les politiques et les exceptions sont gérées et appliquées efficacement, tout en étant maintenues, distribuées et attestées avec précision.
Cet article sur le traitement des questions juridiques est notre quatrième et dernier billet sur la divulgation des politiques et le traitement des exceptions, ainsi que sur la solution hybride émergente TAP + PolicyHub de Mitratech pour relever ces défis. Consultez les articles précédents de la série pour connaître les cas d'utilisation sur les cadeaux et divertissements, les conflits d'intérêts et les exceptions aux politiques.
Autres ressources sur le risque et la conformité qui pourraient être utiles :
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Guide de l'expert : Les 7 caractéristiques d'une conformité efficace
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Article de blog : Comment la technologie contribue à la mise en place d'un programme de conformité efficace
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Infographie : Les obstacles et les hauts faits de la GRC dans la mise en place d'une culture de la conformité
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