En quoi le fait d'associer l'automatisation des flux de travail à la gestion des politiques permet-il aux employés et aux organisations d'obtenir plus facilement des informations claires sur les cadeaux et les divertissements, ainsi que sur les exceptions ?
Lorsqu'un employé atteste d'un code de conduite ou d'une politique en matière de cadeaux et de divertissements, les zones d'ombre et les nuances contextuelles peuvent être nombreuses. Quelle est la valeur du cadeau ? Le cadeau provient-il d'une organisation avec laquelle vous faites des affaires ou avec laquelle vous êtes en train de négocier un contrat ? Le cadeau a-t-il été offert à l'occasion d'un événement particulier ou à une période de l'année ?
Pensez-y : offrir une bouteille de vin à votre CMO pendant les vacances est une chose. Lui faire accepter une visite d'une semaine des châteaux de la région bordelaise, offerte par votre agence de publicité, en est une autre.
Les risques liés aux divertissements et aux cadeaux
Aucun aspect de la politique et de la conformité d'une organisation n'est plus susceptible d'entraîner des résultats négatifs que les pratiques de divulgation et d'exception en matière de divertissements et de cadeaux. Si vos employés offrent ou acceptent des cadeaux inappropriés, votre organisation peut être exposée à de graves répercussions réglementaires, voire criminelles, sans parler de l'atteinte potentiellement grave à la réputation de votre marque.
Offrir à vos cadres et à votre personnel un moyen simple et pratique de signaler les activités de cadeaux et de divertissement est essentiel non seulement pour atténuer ces risques, mais aussi pour cultiver une culture saine et ouverte. En outre, vous bénéficiez d'une solution flexible et modulaire d'un seul fournisseur pour gérer tous les processus de gestion des politiques, d'exceptions et de divulgation.
Remédier aux problèmes avant qu'ils ne s'aggravent
La plupart des grandes organisations disposent d'outils de gestion des politiques. Cependant, les solutions classiques de gestion des politiques et des procédures ont tendance à se concentrer étroitement sur la gestion, la distribution et l'attestation des politiques. Bien que cet ensemble de capacités puisse offrir des avantages significatifs, il existe des processus associés que de nombreux outils peinent à traiter - en particulier les exceptions, les divulgations et d'autres questions où le contexte, la nuance et l'incertitude entrent en jeu. L'idéal serait de disposer d'un mécanisme d'automatisation de la gestion des politiques qui A) permette aux employés de divulguer les cadeaux et B) permette à l'organisation de garder le contrôle de toute violation potentielle des politiques et de rectifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
C'est exactement l'approche que nous adoptons en associant les meilleurs systèmes de gestion des politiques avec une automatisation complète et riche en fonctionnalités des l'automatisation des flux de travail et un suivi de la conformité. En superposant l'automatisation des flux de travail à notre solution de gestion des politiques, la divulgation, la gestion et le suivi des activités de cadeaux et de divertissements deviennent plus faciles que jamais, et ce, d'une manière extensible à l'ensemble de l'organisation.
Les organisations qui adoptent l'approche orientée flux de Mitratech pour la gestion des politiques constatent un retour sur investissement significatif grâce à l'automatisation des processus manuels, y compris la journalisation automatisée, ainsi que le traitement et la résolution des exceptions et des divulgations.
Au fil du temps, ces capacités favorisent la transparence en matière de cadeaux et de divertissements, contribuant ainsi à une culture organisationnelle saine en matière de conformité et d'éthique. Voici quelques caractéristiques et avantages de haut niveau :
Améliorer la visibilité et la conformité
Au fil du temps, ces capacités favorisent la transparence en matière de cadeaux et de divertissements, contribuant ainsi à une culture organisationnelle saine en matière de conformité et d'éthique. Voici quelques caractéristiques et avantages de haut niveau :
- Avec une bien meilleure visibilité sur les déclarations de cadeaux et de divertissements dans l'ensemble de l'organisation, vous êtes bien mieux équipé pour découvrir les risques et rectifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
- Le suivi des activités liées aux cadeaux et aux divertissements dans un système central permet d'obtenir la granularité nécessaire pour documenter facilement la conformité auprès des régulateurs et des autorités.
- Les fonctions d'automatisation du flux de travail facilitent la transmission des demandes aux parties prenantes de l'organisation, qu'il s'agisse d'un responsable direct, du service juridique, de la comptabilité, du bureau du directeur financier, etc.
- Des seuils d'approbation/d'escalade réglables accélèrent la résolution des questions de routine et signalent les situations douteuses pour qu'elles soient examinées de plus près.
- Les fonctions de tableau de bord et d'analyse des rapports permettent de découvrir rapidement les comportements à risque, les tendances ou les employés à problèmes.
En introduisant l'automatisation des flux de travail dans la gestion des politiques, Mitratech propose une nouvelle approche complète pour gérer les exceptions et les divulgations problématiques, comme les rapports sur les cadeaux et les divertissements. Mais les avantages ne s'arrêtent pas là.
La semaine prochaine, nous verrons comment l'automatisation des flux de travail rationalise le processus de signalement, de documentation et de résolution des conflits d'intérêts.
