¿Los enfoques actuales, en su mayoría descendentes, para responder a las preguntas de los empleados sobre las nuevas políticas? Carecen de flexibilidad y eficiencia.
Las soluciones actuales de gestión de políticas y procedimientos son muy eficaces para distribuir nuevas políticas en toda la organización. Y es de esperar que, al recibir una actualización de una política o procedimiento, los empleados puedan tener preguntas sobre uno o más elementos de la nueva política que deseen consultar con el equipo jurídico de la organización.
Lo ideal sería que existiera una vía de comunicación nativa a través de la cual los empleados pudieran iniciar fácilmente dicho intercambio. Sin embargo, dado que la mayoría de los sistemas de gestión de políticas convencionales están orientados a la difusión y no admiten el diálogo bidireccional, muchas organizaciones recurren al correo electrónico para facilitar los intercambios entre los empleados y los departamentos jurídicos.
Sin embargo, el correo electrónico individual tampoco es ideal, ya que no necesariamente conservaría esas conversaciones potencialmente significativas en un formato fácilmente accesible y auditable.
Reto: Conservar las comunicaciones legales
Es importante abordar las preocupaciones legítimas en torno a la implementación de nuevas políticas y procedimientos para mantener el cumplimiento de numerosas regulaciones. Igualmente importante es registrar y conservar las consultas de los empleados y las respuestas legales con el fin de facilitar las auditorías o las revisiones normativas.
A la organización no le sirve de mucho mantener procesos que cumplan con la normativa si los responsables de cumplimiento normativo no pueden documentar fácilmente esos esfuerzos ante los reguladores. Respaldar capacidades sin fricciones para gestionar fácilmente la divulgación de políticas y el tratamiento de excepciones, como las cuestiones legales, sigue siendo uno de los principales retos a los que se enfrentan hoy en día los proveedores de soluciones de gestión de políticas.
Solución: TAP + PolicyHub
Mitratech ahora está combinando su mejor solución de gestión de políticas solución de gestión de políticas con una automatización del flujo de trabajo y un seguimiento del cumplimiento normativo completos y con numerosas funciones para facilitar intercambios y resoluciones de cuestiones legales fluidos y auditables.
Al combinar las avanzadas capacidades de flujo de trabajo de TAP con las flexibles funciones de gestión de políticas de PolicyHub, hacemos posible comunicar y documentar las excepciones a las políticas en toda la organización, y además admitimos hilos de consulta/respuesta legal bidireccionales.
La flexibilidad es clave para adaptar una solución a los entornos existentes de las organizaciones. Por lo tanto, ofrecemos la solución de gestión de políticas y los flujos de trabajo como capacidades independientes completas.
Este tipo de enfoque garantiza que los equipos jurídicos y de políticas puedan atender toda la gama de consultas legales, al tiempo que configuran su infraestructura de gestión de políticas para que se adapte mejor a sus propias circunstancias.
¿Por ejemplo? Una actualización de la política del RGPD podría suscitar preguntas específicas por parte del departamento de marketing sobre cómo configurar las comunicaciones externas relativas a las prácticas de tratamiento de datos, mientras que la misma actualización podría dar lugar a preguntas legales por parte del departamento de TI sobre los requisitos de almacenamiento de datos. Contar con una solución flexible para gestionar y dar soporte a todos estos intercambios es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo en el futuro.
Las ventajas de las soluciones combinadas
La combinación de las capacidades de flujo de trabajo automatizado de TAP con las potentes funciones de PolicyHub da como resultado una solución flexible y modular de un único proveedor que ofrece una serie de resultados positivos:
- Proporcionar un único canal de comunicación nativo dentro del marco normativo permite transmitir de forma inmediata las preguntas de los empleados y ofrece respuestas contextuales.
- El seguimiento de las cuestiones legales y las respuestas a las actualizaciones de políticas en un sistema centralizado le proporciona la granularidad necesaria para documentar fácilmente el cumplimiento ante auditores, reguladores y autoridades.
- La automatización de los procesos manuales, incluyendo el registro, el procesamiento y la resolución de preguntas, excepciones y divulgaciones, genera un importante retorno de la inversión.
- El panel de informes y las funciones de análisis permiten revisar rápidamente los eventos excepcionales y realizar un seguimiento integral de los procesos generales de gestión de excepciones, proporcionando una única fuente de información veraz.
- Las herramientas intuitivas integradas garantizan que las políticas y las excepciones se gestionen y apliquen de manera eficiente, al tiempo que se mantienen, distribuyen y certifican con precisión.
Este artículo sobre la gestión de cuestiones legales ha sido nuestra cuarta y última publicación sobre la divulgación de políticas y la gestión de excepciones, y la nueva solución híbrida TAP + PolicyHub de Mitratech para estos retos. Consulte nuestras entregas anteriores de la serie para ver casos de uso sobreregalos y entretenimiento, conflictos de intereses y excepciones a las políticas.
Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento normativo que pueden resultar útiles:
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
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