Gestion des risques liés aux feuilles de calcul

Améliorer la flexibilité opérationnelle grâce à la gestion des risques sur tableur

Les feuilles de calcul Excel restent un outil populaire pour soutenir toute une série de processus d'entreprise. Grâce à leur puissance, leur flexibilité et leur grande disponibilité, les utilisateurs s'attaquent souvent à des problèmes commerciaux urgents, alors même que les applications d'entreprise qui les remplaceront sont en cours de développement, de test et d'approbation.

Une fois déployées, ces feuilles de calcul peuvent s'intégrer dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise, devenant ainsides éléments clés mais non contrôlésde processus essentiels. Les erreurs dans les feuilles de calcul, les modifications imprévues et les liens de données rompus peuvent exposer une entreprise à de multiples risques opérationnels, commerciaux, juridiques, réglementaires ou liés à sa réputation.

Une gestion efficace des risques liés aux feuilles de calcul permet aux organisations d'utiliser les applications préférées de leurs utilisateurs tout en conservant le même niveau de contrôle, de transparence et d'auditabilité que celui offert par leurs systèmes informatiques d'entreprise.

Utiliser l'automatisation pour améliorer la gestion des risques des feuilles de calcul

La flexibilité de l'entreprise, c'est-à-dire la capacité à réagir rapidement aux opportunités et aux menaces, est appréciée par toutes les organisations. Les tableurs sont généralement utilisés pour des solutions flexibles à court terme, mais ils restent souvent utilisés bien plus longtemps que prévu. En fin de compte, ils peuvent devenir partie intégrante des processus clés de l'entreprise, couvrant les rapports aux actionnaires, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des risques, la gestion financière, la gestion des actifs, et bien plus encore.

Si les tableurs sont excellents pour consolider et manipuler des données, calculer des résultats et les exporter facilement, l'absence de contrôles remet en question lesnormes de transparence, d'adéquation et de gouvernance auxquelles s'attendent désormais les dirigeants, les parties prenantes et les régulateurs.

L'absence de propriété claire des fichiers, l'absence de processus de contrôle et d'approbation des modifications, l'incapacité à identifier les données manquantes, les liens rompus vers d'autres applications et d'autres problèmes ? Ces problèmes peuvent passer inaperçus et avoir rapidement un impact sur l'entreprise. Même si la situation ne s'aggrave pas, l'utilisation de feuilles de calcul non surveillées sera certainement examinée de près par les auditeurs internes et externes et, si nécessaire, par les autorités de réglementation.

L'automatisation de leur gestion constitue un moyen efficace d'améliorer la gouvernance pour l'amener au même niveau que les applications informatiques d'entreprise. Cela permet de mettre en place un cadre permettant de prendre entièrement en charge ces applications, tout en facilitant à terme la migration de leurs fonctionnalités vers des applications informatiques d'entreprise entièrement contrôlées.

Trois étapes pour gérer les risques liés aux feuilles de calcul

Si les tableurs sont extrêmement utiles, il est essentiel d'atténuer les risques qu'ils présentent. Pour cela, trois étapes sont nécessaires :

1. Trouvez les feuilles de calcul

Analysez l'ensemble de l'entreprise ou un sous-ensemble de systèmes afin d'identifier les feuilles de calcul qui font partie des processus métier essentiels.

Les capacités d'analyse approfondie vous permettent d'identifier les termes spécifiques qui font partie de ces processus. Vous pourrez ainsi trier un petit nombre de feuilles de calcul parmi les milliers d'autres qui ne sont pas directement pertinentes pour les applications métier essentielles.

2. Créer un inventaire des feuilles de calcul critiques

Une fois les feuilles de calcul clés identifiées, elles peuvent être placées dans un inventaire centralisé qui offre une transparence sur les fichiers essentiels aux processus fondamentaux, en indiquant leur propriétaire, leur emplacement dans l'entreprise et leur importance. Cela permet aux utilisateurs d'utiliser normalement leurs feuilles de calcul sans interruption, tout en offrant une visibilité totale à la direction.

3. Surveillez et examinez de manière proactive vos feuilles de calcul commerciales critiques.

Une fois le parc de feuilles de calcul critiques établi et géré, surveillez-le pour détecter les modifications apportées lors de son utilisation ou de sa mise à jour. Il peut s'agir de l'ajout de cellules supplémentaires, de nouvelles feuilles de calcul, de l'intégration de sources de données ou de liens supplémentaires, ou de la création de nouveaux calculs. Les erreurs peuvent également être rapidement identifiées, et l'historique de toutes les modifications est visible pour un examen complet et une auditabilité totale.

Ces étapes apportent le même niveau de contrôle que celui que l'on trouve dans les systèmes d'entreprise. Tout en permettant aux utilisateurs de continuer à utiliser leur application bureautique préférée et la plus flexible.

Solutions

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