Gestion des risques liés aux feuilles de calcul

Améliorer la flexibilité opérationnelle grâce à la gestion des risques sur tableur

Les feuilles de calcul Excel restent un outil populaire pour soutenir toute une série de processus d'entreprise. Grâce à leur puissance, leur flexibilité et leur grande disponibilité, les utilisateurs s'attaquent souvent à des problèmes commerciaux urgents, alors même que les applications d'entreprise qui les remplaceront sont en cours de développement, de test et d'approbation.

Une fois déployées, ces feuilles de calcul peuvent faire partie du quotidien de l'entreprise et constituer des éléments clés, mais non contrôlés, de processus vitaux. Les erreurs dans les feuilles de calcul, les modifications non planifiées et les liens de données rompus peuvent exposer une entreprise à de multiples risques opérationnels, commerciaux, juridiques, de réputation ou réglementaires.

Une gestion efficace des risques liés aux feuilles de calcul permet aux organisations d'utiliser l'application préférée de leurs utilisateurs, tout en bénéficiant du même contrôle, de la même transparence et de la même vérifiabilité que dans les systèmes informatiques de l'entreprise.

Utiliser l'automatisation pour améliorer la gestion des risques des feuilles de calcul

La flexibilité de l'entreprise, c'est-à-dire la capacité à réagir rapidement aux opportunités et aux menaces, est appréciée par toutes les organisations. Les tableurs sont généralement utilisés pour des solutions flexibles à court terme, mais ils restent souvent utilisés bien plus longtemps que prévu. En fin de compte, ils peuvent devenir partie intégrante des processus clés de l'entreprise, couvrant les rapports aux actionnaires, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des risques, la gestion financière, la gestion des actifs, et bien plus encore.

Si les feuilles de calcul sont excellentes pour consolider et manipuler des données, calculer des résultats et les exporter sans problème, l'absence de contrôles pose un défi aux normes de transparence, d'adéquation et de gouvernance que les gestionnaires, les parties prenantes et les régulateurs attendent désormais.

L'absence de propriété claire des fichiers, l'absence de processus de contrôle et d'approbation des modifications, l'incapacité à identifier les données manquantes, les liens rompus avec d'autres applications et d'autres problèmes ? Ces problèmes peuvent passer inaperçus et avoir un impact rapide sur l'entreprise. Même si aucun problème n' apparaît, l'utilisation de feuilles de calcul non contrôlées ne manquera pas d'être examinée par les auditeurs internes et externes et, le cas échéant, par les autorités de réglementation.

L'automatisation de leur gestion constitue un moyen efficace d'améliorer la gouvernance au même niveau que les applications informatiques de l'entreprise. Cela permet de mettre en place un cadre pour soutenir pleinement ces applications, tout en aidant à terme à migrer leurs fonctionnalités vers des applications informatiques d'entreprise entièrement contrôlées.

Trois étapes pour gérer les risques liés aux feuilles de calcul

Si les feuilles de calcul sont extrêmement utiles, il est essentiel d'en atténuer les risques, ce qui passe par trois étapes :

1 - Trouver les feuilles de calcul

Analyser l'ensemble de l'entreprise, ou un sous-ensemble de systèmes, afin d'identifier les feuilles de calcul qui font partie des processus de base de l'entreprise.

Les capacités d'analyse approfondie vous permettent d'identifier les termes spécifiques qui font partie de ces processus. Vous pouvez ainsi trier un petit nombre de feuilles de calcul parmi les milliers d'autres qui ne sont pas directement pertinentes pour les applications de base de l'entreprise.

2 - Créer un inventaire des feuilles de calcul essentielles

Une fois que les feuilles de calcul clés ont été identifiées, elles peuvent être placées dans un inventaire centralisé qui assure la transparence des fichiers essentiels aux processus de base, en signalant leur propriétaire, leur emplacement dans l'entreprise et leur importance. Cela permet aux employés d'utiliser normalement leurs feuilles de calcul sans interruption, tout en offrant une visibilité totale à la direction.

3 - Contrôler et réviser de manière proactive les feuilles de calcul essentielles à l'activité de l'entreprise

Une fois les principaux domaines critiques du tableur établis et gérés, surveillez-les pour détecter les changements au fur et à mesure de leur utilisation ou de leur mise à jour. Il peut s'agir d'ajouter des cellules ou des feuilles de calcul, d'intégrer des sources de données ou des liens supplémentaires, ou de créer de nouveaux calculs. Les erreurs peuvent également être rapidement identifiées, et l'historique de toutes les modifications est visible pour un examen complet et un audit possible.

Ces étapes apportent le même niveau de contrôle que celui que l'on trouve dans les systèmes d'entreprise. Tout en permettant aux utilisateurs de continuer à utiliser leur application bureautique préférée et la plus flexible.

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