Comment les directeurs financiers peuvent-ils échapper à la spirale des tableurs ?

Trois ans plus tard, les conclusions de l'étude menée par le FSN Modern Finance Forum, intitulée The Future of Financial Reporting Survey 2017 (Enquête sur l'avenir de l'information financière 2017), sont encore potentiellement valables aujourd'hui.

Les directeurs financiers sont pris dans une spirale de feuilles de calcul, et il semble qu'ils ne parviennent pas à en sortir. Cette situation a un impact considérable - voire exacerbe - les défis auxquels les départements financiers sont confrontés pour répondre aux exigences des autorités internes et externes en matière de reporting.

L'étude a révélé une forte dépendance à l'égard des feuilles de calcul, 71 % des organisations utilisant cet outil pour collecter des données dans les différentes unités opérationnelles. Mais bien sûr, compte tenu de la volatilité de l'environnement économique et de l'évolution du paysage réglementaire, les départements financiers doivent souvent développer de nouveaux modèles d'entreprise ou modifier les modèles existants.

La plupart des entreprises déploient des systèmes d'entreprise sophistiqués, mais ces technologies ne peuvent pas répondre aux exigences d'agilité de l'organisation en raison de leur complexité.

46% des organisations dépendent aujourd'hui de la fonction informatique pour modifier leurs structures de reporting dans ces systèmes d'entreprise. Cela entraîne des retards, ce qui ne laisse pas d'autre choix aux directeurs financiers que de recourir à des feuilles de calcul pour combler les lacunes en matière de fonctionnalité et d'utiliser ces applications informatiques pour l'utilisateur final (EUC) afin d'étouffer les processus de création de rapports. Ce cycle se poursuit sans fin.

Le processus de reporting financier empêche 97 % des directeurs financiers de dormir, et 62 % des équipes financières craignent de ne pas pouvoir respecter leurs échéances. Pour contrebalancer l'impact de la diminution des ressources, les directeurs financiers se tournent vers le reporting en libre-service, qu'ils considèrent comme leur deuxième priorité technologique, après la production automatisée de documents et les signatures électroniques.

Un manque de contrôle et de visibilité

La raison d'être des rapports en libre-service est compréhensible, mais cette notion comporte des risques en raison du phénomène de la "spirale des feuilles de calcul" qui touche les services financiers. Les feuilles de calcul sont utilisées pour une grande variété de processus financiers, de manipulation et d'agrégation de données, avec de multiples sources d'information alimentant ces applications. Le problème de l'utilisation non structurée et non contrôlée des feuilles de calcul est qu'il devient difficile de garantir l'exactitude des données résidant dans ces applications.

De nombreuses organisations ne disposent pas de politiques et de contrôles définitifs concernant l'utilisation des feuilles de calcul ; par conséquent, il y a un manque de visibilité sur les lignes de données et les interconnexions entre les feuilles de calcul et d'autres fichiers EUC. Cela augmente considérablement le risque lié à l'utilisation de ces outils pour l'établissement de rapports financiers précis, car n 'importe qui peut créer un nouveau processus financier critique pour l'entreprise, sans aucun contrôle pour garantir l'utilisation de données exactes dans le modèle.

Les directeurs financiers doivent avoir confiance en leurs données. Ils doivent connaître les sources de données exactes qui alimentent leurs rapports financiers - et leur fiabilité. En réalité, de nombreux départements financiers n'ont pas de visibilité sur les flux de données dans leur environnement de feuilles de calcul et d'EUC. Les liens de données entre les différentes feuilles de calcul des départements, régions et modèles ne sont généralement pas documentés et il est donc impossible de les visualiser et de les déchiffrer avec précision. 40 % des directeurs financiers ne sont pas convaincus que leurs données sont toujours fiables; 46 % d'entre eux s'inquiètent de l'identification d'une erreur inattendue dans une feuille de calcul.

Les répercussions pourraient être importantes, car en ce qui concerne les rapports et les résultats financiers, ils sont responsables individuellement. Les Marks and Spencer où l'entreprise a publié par inadvertance des résultats financiers inexacts en raison d'une erreur de tableur, n'est qu'un exemple parmi d'autres. Une seule erreur dans une feuille de calcul peut créer un effet dominoLes données sont donc anarchiques, ce qui peut invalider l'exactitude des modèles et des rapports financiers et exposer l'entreprise à un risque opérationnel extrême.

Et pourtant, les directeurs financiers ne parviennent pas à s'extraire de la spirale des tableurs, tant ceux-ci sont ancrés dans la fonction financière. Les DAF doivent cependant mettre de l'ordre dans leurs affaires, et la solution réside véritablement dans l'adoption de la technologie. Essayer de décoder manuellement les lignes de données dans un vaste environnement EUC est une tâche futile, voire impossible.

Pourquoi l'automatisation est la solution

L'automatisation peut briser la spirale des feuilles de calcul qui pose problème à de nombreux directeurs financiers et à leurs services financiers. En adoptant la technologie, les départements financiers peuvent instituer un contrôle de bout en bout des feuilles de calcul tout au long de leur cycle de vie, une transparence autour de leurs données et de leur lignage - de la création à la mise hors service. En outre, ils peuvent s'assurer que les processus critiques de l'entreprise résidant dans les feuilles de calcul sont incorporés de manière appropriée dans les systèmes centraux de l'entreprise au moment opportun, sur la base des politiques de l'organisation et des exigences réglementaires. Cette approche permet de maintenir une "version unique de la vérité" à tout moment dans l'ensemble de l'entreprise.

L'étude susmentionnée souligne également que 75 % des directeurs financiers doivent encore passer au reporting en temps réel dans la salle du conseil d'administration. Pour cela, il est essentiel de disposer d' informations d'une précision indiscutable, d'une visibilité complète de l'univers des feuilles de calcul et d'une transparence de l'enchaînement des données, ce que la technologie est en mesure d'apporter. Les départements financiers seront en mesure de gérer chaque feuille de calcul et chaque application EUC tout au long de son cycle de vie , de manière routinière et sur la base des meilleures pratiques. Cela contribuera également à faire de l'objectif des directeurs financiers en matière de reporting financier en libre-service une réalité réalisable... et les aidera à sortir de la spirale descendante qui menace leurs activités et leur tranquillité d'esprit.

Via Workday