Tabellenkalkulation Risikomanagement

Erhöhung der operativen Flexibilität durch Spreadsheet-Risikomanagement

Excel-Tabellen sind nach wie vor ein beliebtes Werkzeug für die Unterstützung einer ganzen Reihe von Geschäftsprozessen. Dank ihrer Leistungsfähigkeit, Flexibilität und weiten Verbreitung lösen die Benutzer häufig dringende Geschäftsprobleme, selbst wenn die Unternehmensanwendungen, die an ihre Stelle treten sollen, noch entwickelt, getestet und genehmigt werden.

Einmal eingesetzt, können diese Tabellenkalkulationen Teil des normalen Geschäftsablaufs werden und wichtige, aber unkontrollierte Teile wichtiger Prozesse bilden. Fehler in Tabellenkalkulationen, ungeplante Änderungen und fehlerhafte Datenverknüpfungen können ein Unternehmen zahlreichen betrieblichen, geschäftlichen, rechtlichen, rufschädigenden oder regulatorischen Risiken aussetzen.

Ein effektives Risikomanagement für Tabellenkalkulationen ermöglicht es Unternehmen, die Lieblingsanwendung ihrer Benutzer zu nutzen und gleichzeitig die gleiche Kontrolle, Transparenz und Überprüfbarkeit wie in den IT-Systemen ihres Unternehmens zu haben.

Automatisierung zur Verbesserung des Risikomanagements bei Tabellenkalkulationen

Die Flexibilität von Unternehmen - die Fähigkeit, schnell auf Chancen und Gefahren zu reagieren - wird von allen Organisationen geschätzt. Tabellenkalkulationen werden in der Regel für flexible kurzfristige Lösungen verwendet, bleiben aber oft viel länger im Einsatz als ursprünglich geplant. Mit der Zeit können sie zu einem integralen Bestandteil wichtiger Geschäftsprozesse werden, die die Berichterstattung an die Aktionäre, das Lieferkettenmanagement, das Risikomanagement, die Finanzverwaltung, die Vermögensverwaltung und vieles mehr umfassen.

Tabellenkalkulationen eignen sich zwar hervorragend für die Konsolidierung und Manipulation von Daten, die Berechnung von Ergebnissen und den reibungslosen Export, doch das Fehlen von Kontrollen stellt eine Herausforderung für die Standards für Transparenz, Angemessenheit und Governance dar, die Manager, Interessengruppen und Aufsichtsbehörden heute erwarten.

Das Fehlen klarer Eigentumsverhältnisse bei Dateien, das Fehlen von Änderungskontroll- und Genehmigungsverfahren, die Unfähigkeit, fehlende Daten zu identifizieren, defekte Links zu anderen Anwendungen und andere Probleme? Diese Probleme können unentdeckt bleiben und sich schnell auf das Unternehmen auswirken. Selbst wenn keine Probleme auftreten, wird die Verwendung von Tabellenkalkulationen, die nicht überwacht werden, mit Sicherheit von internen und externen Prüfern und gegebenenfalls von Aufsichtsbehörden unter die Lupe genommen werden.

Die Automatisierung ihrer Verwaltung bietet eine wirksame Möglichkeit, die Governance auf das gleiche Niveau wie bei IT-Unternehmensanwendungen zu bringen. Dadurch wird ein Rahmen für die vollständige Unterstützung dieser Anwendungen geschaffen, der gleichzeitig dazu beiträgt, dass ihre Funktionalität schließlich in vollständig kontrollierte IT-Unternehmensanwendungen überführt wird.

Drei Schritte zum Management des Spreadsheet-Risikos

Obwohl Tabellenkalkulationen sehr wertvoll sind, ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Risiken zu minimieren, was drei Schritte umfasst:

1 - Finden Sie die Tabellenkalkulationen

Scannen Sie das gesamte Unternehmen oder eine Teilmenge von Systemen, um Tabellenkalkulationen zu identifizieren, die Teil der wichtigsten Geschäftsprozesse sind.

Mithilfe von Deep-Scan-Funktionen können Sie bestimmte Begriffe identifizieren, die Teil dieser Prozesse sind. Auf diese Weise können Sie eine kleine Anzahl von Tabellenkalkulationen aus den Tausenden von anderen herausfiltern, die für die Kerngeschäftsanwendungen nicht direkt relevant sind.

2 - Erstellen Sie ein Inventar wichtiger Tabellenkalkulationen

Sobald die wichtigsten Tabellenkalkulationen identifiziert sind, können sie in einem zentralen Inventar erfasst werden, das Transparenz über die für die Kernprozesse wichtigen Dateien schafft, indem es ihren Eigentümer, ihren Standort im Unternehmen und ihre Bedeutung angibt. Auf diese Weise können die Mitarbeiter ihre Tabellenkalkulationen ohne Unterbrechung normal nutzen, während sie gleichzeitig für das Management voll einsehbar sind.

3 - Überwachen und überprüfen Sie proaktiv Ihre kritischen Geschäftskalkulationen

Nachdem Sie die wichtigsten Tabellenkalkulationen eingerichtet und verwaltet haben, überwachen Sie sie auf Änderungen, wenn sie verwendet oder aktualisiert werden. Dazu kann das Hinzufügen zusätzlicher Zellen, neuer Arbeitsblätter, die Integration zusätzlicher Datenquellen oder Verknüpfungen oder die Erstellung neuer Berechnungen gehören. Fehler können schnell erkannt werden, und der Verlauf aller Änderungen ist für eine vollständige Überprüfung und Nachvollziehbarkeit sichtbar.

Diese Schritte bieten das gleiche Maß an Kontrolle wie bei Unternehmenssystemen. Gleichzeitig können die Benutzer weiterhin ihre bevorzugte, flexible Desktop-Anwendung verwenden.

Lösungen

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