Tabellenkalkulation Risikomanagement

Erhöhung der operativen Flexibilität durch Spreadsheet-Risikomanagement

Excel-Tabellen sind nach wie vor ein beliebtes Werkzeug für die Unterstützung einer ganzen Reihe von Geschäftsprozessen. Dank ihrer Leistungsfähigkeit, Flexibilität und weiten Verbreitung lösen die Benutzer häufig dringende Geschäftsprobleme, selbst wenn die Unternehmensanwendungen, die an ihre Stelle treten sollen, noch entwickelt, getestet und genehmigt werden.

Nach ihrer Einführung können diese Tabellenkalkulationen Teil des normalen Geschäftsbetriebs werden und wichtige, aber unkontrollierteBestandteile entscheidender Prozesse bilden. Fehler in Tabellenkalkulationen, ungeplante Änderungen und unterbrochene Datenverbindungen können ein Unternehmen zahlreichen operativen, kommerziellen, rechtlichen, reputationsbezogenen oder regulatorischen Risiken aussetzen.

Ein effektives Risikomanagement für Tabellenkalkulationen ermöglicht es Unternehmen, die bevorzugten Anwendungen ihrer Benutzer zu nutzen und gleichzeitig die gleiche Kontrolle, Transparenz und Überprüfbarkeit zu gewährleisten, die auch in ihren Unternehmens-IT-Systemen gegeben ist.

Automatisierung zur Verbesserung des Risikomanagements bei Tabellenkalkulationen

Die Flexibilität von Unternehmen - die Fähigkeit, schnell auf Chancen und Gefahren zu reagieren - wird von allen Organisationen geschätzt. Tabellenkalkulationen werden in der Regel für flexible kurzfristige Lösungen verwendet, bleiben aber oft viel länger im Einsatz als ursprünglich geplant. Mit der Zeit können sie zu einem integralen Bestandteil wichtiger Geschäftsprozesse werden, die die Berichterstattung an die Aktionäre, das Lieferkettenmanagement, das Risikomanagement, die Finanzverwaltung, die Vermögensverwaltung und vieles mehr umfassen.

Spreadsheets eignen sich zwar hervorragend zum Konsolidieren und Bearbeiten von Daten, zum Berechnen von Ergebnissen und zum reibungslosen Exportieren, doch das Fehlen von Kontrollmechanismen stellt dieStandards hinsichtlich Transparenz, Eignung und Governance in Frage, die Manager, Stakeholder und Regulierungsbehörden heute erwarten.

Das Fehlen klarer Eigentumsverhältnisse bei Dateien, das Fehlen von Änderungskontroll- und Genehmigungsprozessen, die Unfähigkeit, fehlende Daten zu identifizieren, defekte Links zu anderen Anwendungen und andere Probleme? Diese Probleme können unentdeckt bleiben und sich schnell auf das Geschäft auswirken. Selbst wenn sich keine Probleme ergeben, wird die Verwendung von unüberwachten Tabellenkalkulationen mit Sicherheit von internen und externen Prüfern und gegebenenfalls von Aufsichtsbehörden unter die Lupe genommen.

Die Automatisierung ihrer Verwaltung bietet eine effektive Möglichkeit, die Governance auf das gleiche Niveau wie bei Unternehmens-IT-Anwendungen zu verbessern . Dies schafft die Voraussetzungen für eine umfassende Unterstützung dieser Anwendungen und trägt gleichzeitig dazu bei, ihre Funktionalität schließlich in vollständig kontrollierte Unternehmens-IT-Anwendungen zu migrieren.

Drei Schritte zum Management des Spreadsheet-Risikos

Obwohl Tabellenkalkulationen äußerst wertvoll sind, ist es wichtig, ihre Risiken zu minimieren. Dazu sind drei Schritte erforderlich:

1. Finden Sie die Tabellenkalkulationen.

Scannen Sie das gesamte Unternehmen oder einen Teil der Systeme, um Tabellenkalkulationen zu identifizieren, die Teil der Kerngeschäftsprozesse sind.

Mit Hilfe von Deep-Scan-Funktionen können Sie bestimmte Begriffe identifizieren, die Teil dieser Prozesse sind. Auf diese Weise können Sie eine kleine Anzahl von Tabellenkalkulationen aus Tausenden anderen herausfiltern, die für Kerngeschäftsanwendungen nicht direkt relevant sind.

2. Erstellen Sie ein Verzeichnis wichtiger Tabellenkalkulationen.

Sobald wichtige Tabellenkalkulationen identifiziert wurden, können sie in einem zentralen Verzeichnis gespeichert werden, das Transparenz über die für die Kernprozesse wichtigen Dateien schafft und deren Eigentümer, ihren Standort im Unternehmen und ihre Bedeutung kennzeichnet. So können die Mitarbeiter ihre Tabellenkalkulationen ohne Unterbrechungen normal weiterverwenden, während das Management dennoch vollständige Transparenz hat.

3. Überwachen und überprüfen Sie proaktiv Ihre wichtigen geschäftlichen Tabellenkalkulationen.

Nachdem die wichtigsten Tabellenkalkulationen eingerichtet und verwaltet wurden, sollten Sie sie auf Änderungen überwachen, wenn sie verwendet oder aktualisiert werden. Dazu können das Hinzufügen zusätzlicher Zellen, neuer Arbeitsblätter, die Integration zusätzlicher Datenquellen oder Verknüpfungen oder die Erstellung neuer Berechnungen gehören. Fehler können ebenfalls schnell identifiziert werden, und der Verlauf aller Änderungen ist für eine vollständige Überprüfung und Auditierbarkeit einsehbar.

Diese Schritte bieten das gleiche Maß an Kontrolle wie bei Unternehmenssystemen. Gleichzeitig können die Benutzer weiterhin ihre bevorzugte, flexible Desktop-Anwendung verwenden.

Lösungen

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