Legal Spend Management

Die Arbeitswelt hat sich für die meisten von uns völlig verändert, und während wir uns inmitten des Chaos zusammenkauern und per Fernzugriff arbeiten, wissen wir nicht, wann wir in unsere Büros zurückkehren werden. Während viele Führungskräfte in Technologie- und Dienstleistungsunternehmen daran gewöhnt sind, häufig aus der Ferne zu arbeiten, ist dies für Unternehmensjuristen wahrscheinlich ungewohnt. Daher möchten wir Ihnen fünf Überlegungen vorstellen, die Ihnen die Arbeit aus der Ferne in diesen unsicheren Zeiten erleichtern werden:

1. Richten Sie einen günstigen Arbeitsbereich ein - Wir alle arbeiten am besten, wenn wir genau das dabei haben, was wir brauchen. Das kann bedeuten, dass Sie schnell ins Büro zurücklaufen müssen, um Ihren zusätzlichen Monitor für zu Hause zu holen, zusätzliche Druckerpatronen für Ihr Heimbüro zu besorgen oder ein tolles Paar Bluetooth-Headsets für lange Konferenzgespräche zu finden. Wenn Sie Ihre gewohnten Arbeitsmittel verwenden oder sich neue anschaffen, um sie an Ihre speziellen Bedürfnisse bei der Arbeit von zu Hause aus anzupassen, können Sie besser arbeiten und sich logistische Probleme ersparen - beides ist die Investition wert.
2. Behalten Sie eine Routine bei - Ein regelmäßiger Zeitplan ist entscheidend, um bei der Sache zu bleiben. Dazu gehört auch, dass Sie sich weiterhin einen Wecker stellen und sich so fertig machen, wie Sie es an einem normalen Tag im Büro tun würden. Nur weil Sie von zu Hause aus und in einer anderen Umgebung arbeiten, heißt das nicht, dass Sie keine Pausen einlegen können. Genießen Sie Ihre Mittagspause und gehen Sie bei Bedarf einen Kaffee trinken (falls ein Drive-Through für Sie gerade in Frage kommt!).
3. Legen Sie fest, welche Aufgaben ausgelagert werden können, z. B. die Überprüfung von Rechnungen - Das Letzte, worüber Sie sich Gedanken machen möchten, während Sie in einer völlig anderen Umgebung arbeiten und alles andere im Vordergrund steht, ist die lästige Überprüfung von Rechnungen. Quovant bietet eine Reihe von Lösungen für die Verwaltung und Überwachung von Angelegenheiten an, darunter eine optimierte elektronische Rechnungsstellung, eine umfassende Prüfung von Rechnungen und Leistungsanalysen. Jetzt ist ein besonders wichtiger Zeitpunkt, um die Kosten für externe Anwälte zu überwachen. Ganz gleich, ob Sie eine Softwarelösung für die Verwaltung Ihrer eigenen Angelegenheiten und die elektronische Rechnungsstellung benötigen oder ob Sie ein erfahrenes Team zur Überwachung der Einhaltung von Abrechnungsvorschriften, zur Überprüfung von Aktivitäten und zur Ermittlung von Effizienzpotenzialen suchen - Quovant kann Ihnen helfen.
4. Weniger Ablenkungen - COVID-19 hat nicht nur viele Führungskräfte im ganzen Land in die Flucht geschlagen, sondern auch die Schließung von Schulen und Kindertagesstätten zur Folge gehabt. Wenn man von zu Hause aus arbeitet und kleine Kinder in der Nähe sind, ist es wichtig, einen privaten, abgeschlossenen Raum zu haben, in dem man sich während der normalen Geschäftszeiten konzentrieren kann. Wer kein eigenes Büro zu Hause hat, kann den Esstisch abstecken oder einen Schreibtisch vorübergehend in ein Schlafzimmer stellen. Achten Sie darauf, dass Ihre Kinder (und deren Babysitter) Sie nicht stören, aber genießen Sie die Vorteile, die diese Situation mit sich bringt - z. B. ein paar Mal pro Woche ein gemeinsames Mittagessen mit der ganzen Familie. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Familie (einschließlich Ihres Ehepartners) weiß, dass Sie Ihre regulären Arbeitszeiten einhalten und Sie nicht unterbrechen, bis Sie für den Tag fertig sind. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie Ihrer Familie gegenüber wahrscheinlich strengere Grenzen setzen, um sicherzustellen, dass die Unterbrechungen auf ein Minimum beschränkt bleiben.
5. Fördern Sie die Zusammenarbeit - Egal, ob es sich um ein Intranet handelt, auf das Teammitglieder von zu Hause aus zugreifen können, oder um eines der zahlreichen Cloud-Dokumentenmanagement-Tools, die für Unternehmen zur Verfügung stehen, die Zusammenarbeit im Team ist von entscheidender Bedeutung, wenn der Rest Ihrer Abteilung (und Ihres Unternehmens sowie die Partner Ihrer Kanzlei) ebenfalls an verschiedenen Orten arbeiten. Die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten ist auf diese Weise genauso einfach wie in Ihrem Büro. Selbst einfache Plattformen wie Google Docs erleichtern Ihnen die Arbeit und tragen zur Optimierung der Zusammenarbeit bei. Tipp: LegalBill von Quovant unterstützt die Zusammenarbeit auch für kleine bis mittelgroße Rechtsteams. Von der Verwaltung von Lieferanten und Dokumenten bis hin zu wichtigen E-Mails und Notizen - LegalBill erleichtert die Verwaltung von Angelegenheiten, Lieferanten und Rechnungen. Die Preise beginnen bei 175 US-Dollar pro Nutzer und Monat und beinhalten eine kostenlose 30-tägige Testversion!

Wenn Sie die obigen Überlegungen im Hinterkopf behalten und Ihrer Familie (und sich selbst) einige Grenzen setzen, werden Sie sicher erfolgreich sein, wenn Sie sich an diese "neue Normalität" gewöhnen und anpassen. Denken Sie daran, dass eine offene Kommunikation mit den Teammitgliedern sehr hilfreich ist - wir alle haben mit verschiedenen Belastungen zu kämpfen, und es ist wichtig, dass wir uns gegenseitig Transparenz und Unterstützung geben können. Wir stehen das gemeinsam durch!

Infolge von COVID-19 sind wir mit einer Reihe von Unwägbarkeiten konfrontiert und müssen uns mit Umständen auseinandersetzen, die wir in unserem Leben noch nicht erlebt haben. Es werden schwierige finanzielle Entscheidungen getroffen, wir wissen nicht, wie lange die Rezession andauern wird, und wir alle arbeiten hart daran, unsere Mitarbeiter und Kunden bei Laune und bei der Stange zu halten - aus der Ferne! Die Führungsebene darf nicht erstarren. Wir müssen in der Lage sein, schnell und entschlossen zu handeln, und wir müssen in der Lage sein, Veränderungen vorzunehmen. Auch wenn wir Sprüche wie "jede gute Krise sollte genutzt werden" gehört haben, wollen wir uns der besonderen Komplikationen bewusst sein, die sich für die Rechtsabteilungen von Unternehmen und ihre Abläufe ergeben können. Auch wenn diese Liste nicht vollständig ist, hoffen wir, dass Sie die folgenden Punkte berücksichtigen werden, um den derzeitigen Druck auf einige Ihrer juristischen Prozesse zu verringern:

• Optimieren Sie Ihre Remote-Arbeitsprozesse - Während sich Mitarbeiter auf 100%ige Remote-Arbeit einstellen, gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um über die Rationalisierung Ihrer juristischen Prozesse nachzudenken. LegalBill von Quovant bietet Rechtsteams alles, was sie brauchen, und nichts, was sie nicht brauchen - und eliminiert die Kosten und Komplexität der Verwaltung von Angelegenheiten, der elektronischen Rechnungsstellung, der Überprüfung von Rechnungen und der Berichterstattung. Es handelt sich um eine ausgereifte Branche, die mit komplexen ELM-Lösungen überschwemmt ist, die oft zeitaufwändig, kostspielig und schwer zu implementieren sind. Sie erfüllen einfach nicht die Anforderungen der heutigen kleinen bis mittelgroßen Rechtsteams. LegalBill löst diese Probleme. Es handelt sich um eine leistungsstarke, cloudbasierte Lösung, die auf unserer fast 30-jährigen Erfahrung mit Best Practices aufbaut. Das Beste von allem ist die klare Preisgestaltung (wie klingt $175 pro Benutzer und Monat?), die schlüsselfertige Installation und der sofortige Nutzen für Sie und Ihr Team. Erfahren Sie hier mehr und nutzen Sie unsere kostenlose 30-Tage-Testversion.

• Nutzen Sie die Analyse der Rechtsausgaben - Da die finanzielle Optimierung im Vordergrund steht, werden Sie wahrscheinlich kreativ, wenn es darum geht, die Ausgaben in allen Bereichen zu senken und Gebühren und Ausgaben zu reduzieren, die im Moment nicht von entscheidender Bedeutung sind. Bei all dem, was Sie und Ihr Team zu tun haben, ist das Letzte, was Sie tun sollten, die mühsame Überprüfung von Rechnungen. Ein genauerer Blick auf die in Rechnung gestellten Stunden, die Mitarbeiter, die diese Stunden geleistet haben, die Einhaltung der Abrechnungsrichtlinien und vieles mehr wird Ihnen helfen, die wichtigsten Bereiche für Kosteneinsparungen aufzudecken und Ihre Ausgaben für Rechtsberatung zu einem Zeitpunkt zu rationalisieren, an dem Sie sie am dringendsten benötigen. Und das Beste daran? All dies kann extern über unser Programm zur Überprüfung von Rechnungen abgewickelt werden. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

Wir sind sicher, dass Sie einen vollen Terminkalender haben und die Budgets immer knapper werden. Es ist wichtig, pragmatisch zu sein, schnell zu handeln und optimistisch in die Zukunft zu blicken. Quovant kann in dieser Zeit der Ungewissheit hilfreich und äußerst relevant sein. Wir würden uns über die Gelegenheit freuen, Ihnen zu zeigen, wie unsere Lösungen und Erkenntnisse innerhalb weniger Tage umgesetzt werden können, um die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und Kosten zu sparen.

Für COVID-19 gibt es zwar kein Handbuch, aber wir haben eines für die Analyse Ihrer Ausgaben für Rechtsberatung und Kanzleileistung. Wenden Sie sich noch heute an unser Team, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie wir Sie bei Ihrem Erfolg unterstützen können - jetzt und auf lange Sicht. Wir werden das gemeinsam durchstehen!

Selbst mit dem größten Talent in Ihrem internen Rechtsteam werden Sie irgendwann die Dienste eines externen Rechtsbeistands benötigen. Wenn ein Unternehmen seine externen Anwaltskanzleien bewertet, kann die Auswahl der richtigen Daten eine Herausforderung darstellen. Unternehmensleiter sind vielleicht keine Juristen, so dass man sich vielleicht auf die Selbsteinschätzung der Firmen verlassen muss, um den "Gesundheitszustand" ihrer Programme zu bestimmen.

Aber muss es denn so subjektiv sein? Harte Daten sind ein wichtiges Instrument für die Leistungsbewertung. Es gibt bestimmte Kennzahlen, anhand derer Unternehmen die Leistung von Anwaltskanzleien bewerten können. Auch wenn es nicht immer nur ums Geld geht, können diese Kennzahlen Aufschluss darüber geben, wie Ihr Gremium seine Arbeit erledigt und wie wertvoll die Ergebnisse sind, die Sie erhalten.

Einhaltung von Richtlinien und Einstufung

Eine der wichtigsten Messgrößen ist das Verständnis der Ausgaben selbst. Erstens muss Ihr juristisches Gremium innerhalb Ihrer Abrechnungsrichtlinien arbeiten. Freilich sollten Ihre Richtlinien Ihrem Rechtsteam genügend Spielraum für die Erledigung seiner Arbeit lassen. Eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen den internen Rechtsabteilungen und den externen Rechtsberatern setzt voraus, dass sie genau verstehen, was sie in Rechnung stellen sollten und warum. Das hört sich ganz einfach an. Doch manchmal fällt es Führungskräften schwer, sich ein Bild davon zu machen, wie die juristische Arbeit zu den Rechts- und Risikomanagementstrategien beiträgt.

In den Abrechnungsrichtlinien für externe Anwälte sollte beschrieben werden, welche juristische Arbeit erwartet wird und wie sie erbracht werden sollte. Wenn sie Rechnungen einreichen, sollten Sie in der Lage sein, die Einzelheiten der Einzelposten zu lesen und sofort zu verstehen, ob es sich um akzeptable Ausgaben handelt.

Um die Angemessenheit und Annehmbarkeit bestimmter Ausgaben zu bestimmen, hebt die proprietäre, allgemeinsprachliche Kategorisierung von Quovant Ihre Rechnungen über die traditionelle - und oft falsch angewandte - UTBMS-Kodierung (Uniform Task Based Management System") hinaus. Die Anwendung der Common-Language-Codes führt zu leicht verständlichen und umsetzbaren Rechnungsdaten, die Ihre Ausgaben besser darstellen.

Budgetierung

Sobald die Rechtskosten besser bekannt sind, können sie bestimmten Phasen und Tätigkeiten zugewiesen werden. Eine erfahrene Anwaltskanzlei sollte in der Lage sein, einen Anspruch zu bewerten und einen Kostenvoranschlag zu erstellen sowie innerhalb des Budgets zu arbeiten. Quovant erfasst die Fallbudgets und benachrichtigt die Teammitglieder, wenn ein bestimmter Betrag des Budgets erreicht ist, und erstellt Berichte über die Anzahl der Fälle, die innerhalb des Budgets zufriedenstellend abgeschlossen wurden.

Benchmarking

Die Kenntnis Ihrer aktuellen Ausgaben für externe Ressourcen unterstützt Sie bei Änderungen an Ihrem bestehenden Panel und bei der Planung des künftigen Einsatzes neuer externer Anwälte. Branchenweite Informationen helfen Ihnen, bessere, datengestützte Entscheidungen über Ihr Panel zu treffen. Sie können potenzielle Beziehungen zu neuen Kanzleien ermitteln und Vereinbarungen mit bestehenden Partnern neu aushandeln. Anhand der Daten wissen Sie, ob der lokale Markt wettbewerbsfähig oder unzureichend ist, und können so vorteilhaftere Tarife aushandeln.

Darüber hinaus ermöglichen die aus der Rechnungsstellung der Anwaltskanzlei gewonnenen Kennzahlen einen Vergleich der Leistung Ihrer Kanzlei mit anderen ähnlich positionierten Kanzleien (z. B. in einem bestimmten Bundesland) und Fällen. Quovant bietet Zugang zu externen Daten, so dass Sie Ihre Ausgaben für Rechtsberatung mit denen anderer Unternehmen in einer bestimmten Branche vergleichen können.

Daten machen den Unterschied

Durch die Verwendung dieser ausgewählten Schlüsselkennzahlen sind Sie besser in der Lage, angemessene Erwartungen zu formulieren und die Effizienz und Effektivität externer Anwälte zu bewerten.