法律支出管理

筛选内容

优化法律支出管理：人与技术的力量

许多法律部门依靠不同的技术（有时仅靠技术）来处理法律账单审核流程。正确的电子账单软件固然是其中重要的一环，但如果忽视了人的因素，法律团队就会错失良机，无法发现针对其事务的紧迫趋势、可节约成本的领域或缺乏重要背景的分析。在 Quovant，我们坚信通过软件、自动化和人力相结合的方式管理法律账单审核流程是最有效的。以下是我们的三大理由：

在法律账单审核过程中，有一些因素是软件无法单独处理的，需要人的理解。 咨询一个专业团队，利用智能软件解决方案并部署合适的专业人员来处理这些问题，往往是浪费法律开支与值得花费法律开支之间的区别。单靠技术往往无法解释时间任务的适当性、执行工作的法律人员以及对法律计费准则的整体遵守情况等方面的微妙细节。利用专门的法律账单审查专家的知识和能力，一定能让法律团队对其支出及其模式有更高的可见性和控制力。
随着公司的成长和发展，这一战略也会随着公司需求的变化而变化。 标准的企业法务管理（ELM）软件解决方案无法自动了解法务部门的需求变化，或公司是否正在成长、重组、裁员等。Quovant公司的法律专业人士、合规分析师和商业智能专家团队精通各种事务和实践领域，因此他们清楚地知道在优化法律部门的支出、确保合规性和正确流程自动化时需要注意什么。在企业应对 COVID-19 肯定会带来的不确定性和变化时，拥有这种额外的支持和咨询将证明是特别有益的。

这不一定是一种 "全有或全无 "的方法。 许多公司可能由于合同义务、时间和资源承诺，或者仅仅是害怕改变，而不想放弃当前的 ELM 软件。不幸的是，即使在性能方面存在明显差距，这些因素也会阻碍法律部门寻求更好的服务。有了Quovant，公司可以在现有的ELM系统上增加额外的服务，如专家账单审查、智能趋势和费率分析、高级律师记分卡和基准等，以提高价值。这些解决方案涉及我们团队的仔细咨询和专业知识，并为法律部门提供了全面配置其解决方案套件的能力，以更好地满足其当前和长期需求。

我们希望帮助法律团队更轻松地发现正确的数据并获得服务，从而做出更好的决策、提高运营效率并节约成本。归根结底，这需要一个由专家指导的全面解决方案集。

对加强法律支出管理方法有疑问？了解更多关于我们的账单审查管理计划 这里.

有兴趣免费试用我们面向中小型法律团队的领先 ELM 软件 LegalBill 90 天吗？点击 这里了解更多信息。

本文章最初发布于 Quovants 的法律支出管理网站。2022 年 Mitratech 被收购后，内容被转移到 Mitratech 网站。

法律支出管理

为成功做好准备改善远程工作的五项策略

对我们中的大多数人来说，工作场所已经完全改变了，当我们蜷缩在混乱的环境中进行远程工作时，我们并不确定何时才能回到自己的办公室。虽然许多科技公司和专业服务公司的高管都习惯于频繁地进行远程工作，但企业法律顾问可能并不习惯这样做，因此我们想与大家分享五个注意事项，让你在这个不确定的商业时代能更轻松地进行远程工作：

设置一个有利的工作空间--当我们拥有所需的物品时，我们的工作都会做得最好。这可能需要快速跑回办公室取回额外的显示器供在家使用，为家庭办公室购买额外的打印机墨盒，或者为长时间的电话会议寻找一副好的蓝牙耳机。在家办公时，使用您习惯的工具或购买新工具以适应特定需求，将有助于您更好地工作，并免去后勤方面的麻烦--这两方面的投资都是值得的。
保持作息规律-保持作息规律对完成任务至关重要。这包括继续设置闹钟，并像平时在办公室一样做好准备。在家工作和在不同的环境中工作并不意味着你不能休息--确保享受你的午休时间，并在需要时去喝咖啡（如果你现在可以选择开车去喝咖啡的话！）。
确定可外包的任务，如账单审核--在完全不同的环境中工作，还要处理其他事务，您最不愿意操心的事情就是乏味的账单审核需求。Quovant提供一整套管理和监控事务的解决方案，包括简化的电子账单、全面的法律账单审核和绩效分析。现在是监控外部法律顾问成本的重要时期。无论您是需要一个软件解决方案来管理自己的事务管理和电子账单，还是需要一个经验丰富的团队来监控账单合规性、审查活动并确定提高效率的机会，Quovant公司都能为您提供帮助。
减少分心--COVID-19 不仅让全国许多管理人员流离失所，还导致学校和托儿所关闭。在家工作时，如果有年幼的孩子在身边，那么在正常工作时间内，拥有一个私密、封闭的空间来集中精力是非常重要的。对于那些没有家庭办公空间的人来说，他们可以在餐厅的桌子上办公，或者暂时把办公桌搬到卧室里。确保孩子（和他们的保姆）知道不要打扰你，但也要享受这种情况带来的好处--比如每周和全家人一起吃几次午餐。确保你的家人（包括你的配偶）知道你的工作时间是有规律的，在你完成一天的工作之前不要打扰你。在家工作可能需要与家人设定更严格的界限，以确保尽量减少打扰。
鼓励协作--无论是团队成员可以在家访问的内联网，还是使用公司现有的大量云文档管理工具，当你的部门（和公司，以及律师事务所合伙人）其他成员也在不同地点远程办公时，团队协作就显得至关重要。通过这种方式共享文件和文档与在办公室时一样方便。即使是简单的平台，如 Google Docs，也能让你的工作更方便，并有助于简化协作。小贴士Quovant 的LegalBill也支持中小型法律团队的协作。从供应商和文档管理，到重要的电子邮件和备注，LegalBill 可以化解管理事务、供应商和发票的复杂性--它的起价为每位用户每月 175 美元，并提供 30 天的免费试用期！

牢记上述注意事项，并与家人（和自己）划清界限，您就一定能在驾驭和适应这种 "新常态 "的过程中取得成功。请记住，与团队成员进行坦诚的沟通会有很大的帮助--我们都在承受着各种压力，重要的是要相互信任，相互支持。我们同舟共济！

编者注：本文章最初发布在 Quovant 网站上。2022 年 Mitratech 被收购后，内容被转移到 Mitratech 网站。

法律支出管理

在 COVID-19 中简化公司法律流程和管理法律支出的方法

由于 COVID-19 的影响，我们面临着许多不确定因素，并在我们有生以来从未见过的环境中艰难前行。我们正在做出艰难的财务决策，我们不知道经济衰退会持续多久，我们都在努力工作，以保持员工和客户的快乐和参与--远程！领导层不能停滞不前。我们必须能够快速、果断地采取行动，并且能够自如地做出改变。虽然我们听到过 "每一个好的危机都应该被利用 "这样的箴言，但我们还是希望能够敏感地认识到这可能会给企业法律部门及其运营带来的独特复杂性。虽然这并不是一份详尽无遗的清单，但我们希望您能考虑以下几点，以减轻当前某些法律流程所面临的压力：

优化远程工作流程-- 随着员工适应 100% 的远程工作，现在是考虑简化法律流程的最佳时机。Quovant公司的LegalBill为法律团队提供了他们所需的一切，消除了管理事务、电子账单、法律账单审查和报告的成本和复杂性。这是一个成熟的行业，复杂的ELM解决方案已趋于饱和，这些解决方案往往耗时长、成本高且难以上手。它们根本无法满足当今中小型法律团队的需求。LegalBill 解决了这些问题。它是一个功能强大的基于云的解决方案，建立在我们近 30 年的最佳实践基础之上。最重要的是，它的定价清晰明了（每个用户每月 175 美元，听起来如何？），安装方便快捷，能为您和您的团队带来立竿见影的价值。点击此处了解更多信息，并享受 30 天免费试用。
利用法律支出分析 - 随着财务优化成为当务之急，您很可能会创造性地考虑如何全面减少支出，并降低目前并非关键任务的费用和支出。您和您的团队要处理的事情很多，您最不需要处理的就是乏味的法律账单审核需求。仔细查看账单上的小时数、执行这些小时数的法律人员、对法律账单准则的遵守情况等，将有助于发现节省成本的关键领域，并在您最需要的时候精简您的法律支出。最棒的是什么？所有这些都可以通过我们的管理账单审查计划进行外部处理。单击此处了解更多信息。

我们相信您的工作已经排得很满，预算也越来越紧张。务实、迅速行动并对未来保持乐观非常重要。在这个充满不确定性的时期，Quovant 可以为您提供帮助，并与您息息相关。我们很高兴有机会向您展示我们的解决方案和洞察力如何在短短几天内轻松实施，从而提高员工士气、增强可见性并节约成本。

虽然没有针对 COVID-19 的战术手册，但我们有针对您的法律支出和律师事务所绩效分析的战术手册。请立即联系我们的团队，了解更多关于我们如何帮助您取得成功的信息，无论现在还是将来。我们将携手共渡难关！

编者注：本文章最初发布在 Quovant 网站上。2022 年 Mitratech 被收购后，内容被转移到 Mitratech 网站。

法律支出管理

评估外部法律顾问绩效的关键指标

即使企业内部的法律团队人才济济，您也会在某些时候需要外部法律顾问的服务。当企业对其外部律师事务所进行评级时，选择正确的数据可能是一项挑战。企业领导者可能不是律师，因此可能需要依靠公司的自我评估来确定其项目的 "健康状况"。

但有必要这么主观吗？在进行绩效评估时，硬数据是必不可少的工具。组织可以使用一些特定的指标来评估律师事务所的绩效。虽然这可能不是 "一切为了钱"，但这些关键指标可以让我们深入了解您的小组是如何处理工作的，以及您收到的结果的价值。

准则合规性和分类

最重要的衡量标准之一是了解支出本身。首先，您的法律小组必须在您的计费准则范围内运作。诚然，您的指导原则应为您的法律团队提供足够的工作空间。内部法务部门与外部法律顾问之间的正确沟通包括深入了解他们应该收取哪些费用，以及为什么。这听起来简单明了。但企业领导者有时很难完全理解法律工作如何促进法律和风险管理策略。

外部法律顾问的计费准则应说明预期的法律工作内容和交付方式。当他们提交发票时，您应该能够阅读细列项目的详细信息，并立即了解这些费用是否可以接受。

为了帮助确定某些费用的合理性和可接受性，Quovant专有的通用语言分类法使您的发票超越了传统的--而且经常被误用的--统一任务管理系统（UTBMS）编码。通用语言代码的应用使账单数据更易于理解和操作，从而更好地反映您的支出情况。

预算编制

一旦对法律开支有了更好的了解，就可以对具体阶段和活动进行分配。经验丰富的律师事务所应该能够对索赔进行评估并提供预算估算，并有能力在预算范围内开展工作。Quovant 能够捕捉案件预算，并在预算达到一定数额时向团队成员发出通知，还能报告在预算范围内圆满结束的案件数量。

基准

了解您目前在外部资源上的花费，有助于您对现有小组进行修改，并为未来使用新的外部律师制定计划。全行业信息有助于您围绕小组做出更好的、以数据为导向的决策。您可以确定与新公司的潜在关系，并与现有合作伙伴重新谈判安排。有了数据，您就能知道当地市场是竞争激烈还是稀缺，从而增强您的实力，谈判出更有利的费率。

此外，从律师事务所发票中收集的指标可将贵公司的业绩与其他类似公司（如在特定州）和案件进行比较。Quovant提供外部数据访问权限，因此您可以将自己的法律支出与特定行业的其他公司进行比较。

数据带来改变

通过使用这些精选的关键指标，您可以更好地确定合理的期望值，并对外部法律顾问的效率和效力进行评级。

编者注：本文章最初发布在 Quovant 网站上。2022 年 Mitratech 被收购后，内容被转移到 Mitratech 网站。

法律支出管理

为什么要外包法律账单审查？

企业法务部门的案件数量正在增加，其中大部分工作都交给了外部法律顾问。汤森路透对 1000 多个企业法律部门进行的调查显示，这种趋势已持续了数年。

该研究还发现，企业越来越重视通过多种方法管理法律支出，包括外包法律账单审查（LBR）。对于繁忙的公司法务部门来说，问题在于是否应在内部进行法律账单审查，还是应将这些职能外包给法律账单审查专家，并将重点放在价值更高的工作上。

在本文中，我们将回顾外包公司 LBR 的一些最有说服力的理由，并解释为什么这样做对法律部门、公司和外部法律顾问都更有利。

对公司法务部更有利

一些公司选择在内部进行 LBR 流程。至少从表面上看，这似乎是合理的。毕竟，公司法务部配备的律师和法律支持人员了解公司及其法律目标。他们通常对每个案件的事实了如指掌，可以就外部法律顾问是否公平、准确地计费做出明智的决定。

面对现实吧，没有人去法学院学习是为了成为一名会计。通常情况下，审查法律账单会被视为一种乏味的干扰，使公司律师无法专注于手头的事务、律师事务所的关系和业绩。使整个过程更加复杂的是，他们可能不会彻底审查账单或完全执行账单准则，因为他们通常将律师事务所视为合作伙伴，甚至可能来自外部事务所。这些显然都是利益冲突，最终可能导致部门和公司花费更多的钱。

许多公司的法律部门都试图通过聘用专门负责审计法律账单的人员来缓解这一问题。问题是，几乎不可能招聘到 "适当 "数量、具备适当专业知识的人员来完成这项任务。如果要聘用律师助理或类似人员进行账单审核，很可能需要进行大量的培训。此外，有能力的法律账单审核人员需求量很大，因此一旦您培训了内部员工，他们就很有可能去寻找薪酬更高的工作机会。这可能会让您在培训下一位律师的同时倒退 6 个月或更长时间。

最后，每月的工作量起伏不定。内部审稿人可能在上个月忙得不可开交，而在下个月又得不到充分利用。在这些较慢的月份，公司最终要承担增加的管理费用。而在较繁忙的月份，账单审核流程可能会落后，导致业绩不佳或账单审批延迟。

所有这些问题都可以通过外包法律账单审查流程来解决。经验丰富的法律支出管理合作伙伴应该具备所需的专业技能，可以根据需要调整资源，而且成本总是与需求成正比。法务部门可以减少人员和成本，同时让法务团队更快乐地专注于高价值的工作。

对公司更有利

除了实现可接受的法律结果外，公司主要关注的是保持法律支出的可预测性，并控制在预算内或低于预算。这正是经验丰富的法律支出管理合作伙伴大显身手的地方。法律支出管理公司专注于这一任务，因此拥有必要的工具和资源来帮助客户制定或完善最佳实践计费准则，并分析和报告公司用于预测和管理整体法律支出的所有相关因素。

LBR 专家可用于诉讼的各个阶段和所有业务领域。更进一步说，经验丰富的法律支出管理合作伙伴可以在聘用实践和使用方面提供有价值的见解。例如，一家外部律师事务所可能是 "赌上公司 "的诉讼项目中最具成本效益的选择，但同时在日常事务中却过于昂贵。或者，某家公司可能在文件密集型案件中效率较高，但在其他案件中效率较低。LBR 专业人员可以跟踪驱动此类决策的无数变量，如果不执行公司的计费准则，就无法进行苹果对苹果的比较，也就无法获得这种宝贵的洞察力。

此外，还有 "精通业务 "的因素。也就是说，LBR 专家的工作就是优化法律账单和账单审批流程的准确性和效率。他们每天都在思考如何简化账单审核流程，如何从法律支出数据中获得更多更好的见解。就像企业法律顾问可能会聘请知识产权公司来处理商标纠纷一样，LBR 公司也会将这种专业知识带到账单审核和批准流程中。与聘请知识产权公司一样，外包账单审查员并不能完全取代公司法律顾问，相反，他们能增强公司法律顾问在这一关键责任领域的能力。最终的结果是，公司能以更低和更可预测的成本获得更好的结果--投资回报往往是有目共睹的。

更适合外聘律师

遗憾的是，法律账单审查有时被视为一项对抗性任务--法律部门会想方设法压榨外部法律顾问的每一分钱。但事实并非总是如此。如果运行得当，健康的法律账单审查流程实际上有利于外部法律顾问。

这是因为我们的目标不是为了降低成本而降低法律账单。相反，法律账单审核流程是为了确保外部法律顾问遵守公司的账单准则。目标是找出问题所在，然后加以解决。与其说是对抗，不如说是教育。更多的是透明度、问责制和执行力。

因此，外部律师事务所通常会从外包账单审核中获益，因为 LBR 提供商通常会更快地完成账单审核流程，更快地解决问题。其结果是，法律账单的审批和支付速度要快于一般的内部团队，因为在内部团队中，账单可能要堆积数周甚至数月才能得到审核、调整和支付。

最后，当出现棘手问题时，值得信赖的 LBR 合作伙伴会安排专人负责外部法律顾问的询问，并制定公平、健全的申诉程序，以便及时、一致、公平地解决问题。这可确保公司法务与外部法律顾问之间的关系永远不会受到威胁。

结论

简而言之，法律账单审核是企业诉讼管理流程的必要组成部分。但这并不意味着这项工作必须（甚至应该）在公司内部进行。外包法律账单审查对流程中的所有参与者都有好处。公司法律部门可以保持精简，专注于最有价值的工作。公司在管理法律支出时可获得控制权和可预见性，外部律师事务所则可从简化的账单审核流程中获益，从而加快审批和付款速度。

编者注：本文章最初发布在 Quovant 网站上。2022 年 Mitratech 被收购后，内容被转移到 Mitratech 网站。

法律支出管理

选择电子账单解决方案的 7 个关键因素

法律电子账单是跟踪和监控法律支出的重要方式。您不仅可以通过它了解法律服务的成本，还可以了解外部法律顾问的工作内容和表现。这将为您提供充足的信息，帮助您决定如何管理这些外包专业人员。有了正确的电子计费软件，您就可以在这一业务领域获得强大的洞察力。

先进的电子账单解决方案还能为您提供强大的数据。将这些数据转化为深度分析，可以清楚地告诉您哪些地方可能超支。与同行业的其他公司相比，它还能详细说明您的法律支出可能超出范围的地方。您可以看到法律成本的趋势，并利用相关信息帮助您做出明智、合理的业务决策。

为了更好地利用所有资源，您需要一款软件，它不仅能将传统发票数字化，还能帮助您重新思考法律支出和事务管理的方法。以下是选择法律电子账单解决方案时需要考虑的七个重要因素。

1.定制工作流程管理

将账单信息交到正确的人手中对于正确的工作流程管理至关重要。您的软件解决方案应具备创建自定义工作流程的选项，以便正确的人在正确的时间收到正确的发票。发票应在工作流和审批流程中流转，同时考虑到可见权限或发票审批阈值等因素。软件应足够灵活，以满足您独特的工作流程需求，减少任何人工交接。

2.强大的事务管理

有效的事项管理至关重要，它不仅能提供有关每个事项的健康状况、预算和状态的数据指标，还能提供传统工具无法提供的所有事项的即时可见性。您的软件应该能够将发票与正确的事项配对，这样您就可以自动跟踪预算。

现在，您可以了解哪些事项占用了大部分预算，哪些成本中心受到的影响最大。这样，您就能做出战略性判断，知道什么时候该换个方向，甚至 "停止 "诉讼工作。它还能为您提供强有力的数据和基线，对您的优先事项和手头资源提出质疑。

3.可定制的规则引擎

您的软件应该具有智能功能，可以为您完成大部分工作。可定制、基于网络的规则引擎可让您预先确定哪些细列项目需要自动标记、调整或拒绝。这意味着无需再批准不符合预算或指导方针的支出。在规则引擎进行第一线客观审查后，软件还应提供自行调整的功能。这样，您就可以考虑到任何独特的一次性情况或您与律师事务所可能达成的安排。