Warum die Überprüfung von Rechnungen auslagern?

Die Rechtsabteilungen von Unternehmen verzeichnen einen Anstieg ihrer Fallzahlen, wobei der Großteil dieser Arbeit an externe Anwälte vergeben wird. Laut einer Umfrage von Thomson Reuters unter mehr als 1.000 Rechtsabteilungen von Unternehmen ist dies bereits seit mehreren Jahren der Trend.

In dieser Studie wurde auch festgestellt, dass sich die Unternehmen zunehmend darauf konzentrieren, die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten durch eine Reihe von Methoden zu verwalten, darunter auch die ausgelagerte Prüfung von Rechnungen (Legal Bill Review, LBR). Für eine vielbeschäftigte Rechtsabteilung eines Unternehmens stellt sich die Frage, ob die LBR intern durchgeführt werden sollte oder ob sie diese Funktionen an einen LBR-Experten auslagern und sich auf höherwertige Arbeiten konzentrieren sollte.

In diesem Artikel werden wir einige der überzeugendsten Gründe für die Auslagerung des LBR Ihres Unternehmens erläutern und erklären, warum dies für die Rechtsabteilung, das Unternehmen und Ihren externen Rechtsberater besser ist.

Es ist besser für die Rechtsabteilung des Unternehmens

Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, das LBR-Verfahren intern zu halten. Zumindest auf den ersten Blick scheint dies sinnvoll zu sein. Schließlich ist die Rechtsabteilung des Unternehmens mit Anwälten und juristischen Hilfskräften besetzt, die das Unternehmen und seine rechtlichen Ziele kennen. Sie kennen in der Regel die Fakten eines jeden Falles und können in Kenntnis der Sachlage entscheiden, ob der externe Rechtsbeistand fair und korrekt abrechnet.

Seien wir ehrlich, niemand studiert Jura, um Buchhalter zu werden. Oft wird die Prüfung von Rechnungen als lästige Ablenkung von den täglichen Aufgaben des Unternehmensjuristen betrachtet, der sich auf die anstehende(n) Angelegenheit(en), die Beziehungen zur Kanzlei und die Leistung konzentrieren muss. Erschwerend kommt hinzu, dass sie die Rechnungen möglicherweise nicht gründlich prüfen oder die Abrechnungsrichtlinien nicht in vollem Umfang durchsetzen können, weil sie ihre Anwaltskanzleien oft als Partner betrachten und vielleicht sogar von einer externen Kanzlei kommen. Dies stellt eindeutig einen Interessenkonflikt dar, der die Abteilung und das Unternehmen letztendlich mehr Geld kosten kann.

Viele Rechtsabteilungen von Unternehmen haben versucht, dieses Problem zu lösen, indem sie Mitarbeiter speziell für die Prüfung von Rechnungen eingestellt haben. Das Problem ist, dass es fast unmöglich ist, die "richtige" Anzahl von Mitarbeitern mit dem richtigen Fachwissen für diese Aufgabe einzustellen. Wenn Sie Rechtsanwaltsgehilfen oder ähnliches Personal für die Rechnungsprüfung einstellen, ist wahrscheinlich ein erheblicher Schulungsaufwand erforderlich. Außerdem sind kompetente Rechnungsprüfer sehr gefragt, so dass die Gefahr besteht, dass sie nach der Ausbildung Ihrer internen Mitarbeiter zu besser bezahlten Stellen abwandern. Dies könnte Sie sechs oder mehr Monate zurückwerfen, während Sie den nächsten Mitarbeiter einarbeiten.

Schließlich schwankt das Arbeitsaufkommen von Monat zu Monat. Interne Prüfer können in einem Monat überlastet und im nächsten nicht ausgelastet sein. In den schwächeren Monaten muss das Unternehmen den erhöhten Aufwand auf sich nehmen. Und in Monaten mit hohem Arbeitsaufkommen kann der Prozess der Rechnungsprüfung in Verzug geraten, was zu schlechten Leistungen oder Verzögerungen bei der Rechnungsgenehmigung führt.

All diese Probleme lassen sich durch die Auslagerung des Prozesses zur Prüfung von Rechtsberatungsrechnungen lösen. Ein erfahrener Partner für die Verwaltung von Rechtskosten sollte vermutlich über das erforderliche Fachwissen verfügen, kann die Ressourcen je nach Bedarf anpassen und die Kosten stehen immer in direktem Verhältnis zum Bedarf. Die Rechtsabteilungen können den Personalbestand und die Kosten niedrig halten, während die Mitarbeiter der Rechtsabteilung zufriedener sind und sich auf hochwertige Arbeit konzentrieren können.

Es ist besser für das Unternehmen

Neben der Erzielung akzeptabler rechtlicher Ergebnisse geht es den Unternehmen vor allem darum, die Ausgaben für Rechtsberatung vorhersehbar zu halten und das Budget einzuhalten oder zu unterschreiten. Hier kann ein erfahrener Partner im Bereich Legal Spend Management glänzen. Da sie sich dieser einen Aufgabe verschrieben haben, verfügen sie über die erforderlichen Instrumente und Ressourcen, um ihren Kunden bei der Entwicklung oder Verfeinerung von Best-Practice-Rechnungsrichtlinien zu helfen und alle relevanten Faktoren zu analysieren und auszuwerten, die ein Unternehmen zur Vorhersage und Verwaltung der gesamten Rechtskosten benötigt.

LBR-Experten können in jeder Phase eines Rechtsstreits und in allen Rechtsgebieten eingesetzt werden. Ein erfahrener Partner für die Verwaltung von Rechtskosten kann darüber hinaus wertvolle Einblicke in die Einstellungspraktiken und die Inanspruchnahme liefern. So kann beispielsweise eine externe Anwaltskanzlei die kosteneffizienteste Wahl für Projekte sein, bei denen es um das Unternehmen geht, während sie für Routineangelegenheiten unnötig teuer ist. Oder eine Kanzlei ist vielleicht effizienter bei dokumentenintensiven Fällen, aber weniger effizient in anderen Fällen. Die Fachleute von LBR können die unzähligen Variablen verfolgen, die für diese Art von Entscheidungen ausschlaggebend sind, und ohne die Durchsetzung der Abrechnungsrichtlinien der Kanzlei können Sie diese Vergleiche nicht anstellen und diese wertvollen Erkenntnisse gewinnen.

Und dann ist da noch der Faktor "Know your craft". Das heißt, LBR-Experten sind darauf spezialisiert, die Genauigkeit und Effizienz von juristischen Rechnungen und den Prozess der Rechnungsgenehmigung zu optimieren. Sie verbringen den ganzen Tag damit, darüber nachzudenken, wie man den Prozess der Rechnungsprüfung rationalisieren und mehr und bessere Erkenntnisse aus den Daten über Rechtsausgaben gewinnen kann. So wie ein Unternehmensberater eine Kanzlei für geistiges Eigentum mit der Bearbeitung eines Markenrechtsstreits beauftragen kann, bringt eine LBR-Firma diese Art von Fachwissen in den Prozess der Rechnungsprüfung und -genehmigung ein. Wie bei der Beauftragung einer IP-Firma ersetzt der ausgelagerte Rechnungsprüfer nicht vollständig den Unternehmensjuristen, sondern erweitert dessen Fähigkeiten in diesem wichtigen Verantwortungsbereich. Das Ergebnis ist, dass das Unternehmen ein besseres Ergebnis zu niedrigeren und besser vorhersehbaren Kosten erhält - oft mit nachgewiesener Rentabilität.

Es ist besser für externe Anwälte

Leider wird die Prüfung von Rechnungen manchmal als kontradiktorische Aufgabe angesehen, bei der die Rechtsabteilungen nach Möglichkeiten suchen, den externen Beratern jeden Cent abzuknöpfen. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Bei ordnungsgemäßer Durchführung kommt ein gesundes LBR-Verfahren externen Rechtsberatern tatsächlich zugute.

Das liegt daran, dass das Ziel nicht darin besteht, die Rechnungen für Rechtsberatung zu senken, nur um die Kosten zu senken. Vielmehr geht es bei der Überprüfung der Rechnungen darum, sicherzustellen, dass die externen Rechtsberater die Abrechnungsrichtlinien des Unternehmens einhalten. Das Ziel besteht darin, Problembereiche zu ermitteln und diese dann zu beheben. Es geht mehr um Aufklärung als um Konfrontation. Es geht mehr um Transparenz, Verantwortlichkeit und Durchsetzung.

Daher profitieren externe Anwaltskanzleien oft von einer ausgelagerten Rechnungsprüfung, da der LBR-Anbieter den Prozess der Rechnungsprüfung oft schneller abschließen und Probleme schneller lösen kann. Das Ergebnis ist, dass juristische Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden als bei einem typischen internen Team, bei dem sich die Rechnungen wochen- oder sogar monatelang stapeln können, bevor sie geprüft, angepasst und bezahlt werden.

Und wenn doch einmal ein schwieriges Problem auftaucht, verfügt ein vertrauenswürdiger LBR-Partner über engagierte Mitarbeiter für Anfragen von externen Anwälten und ein faires und solides Berufungsverfahren, damit Probleme zeitnah, einheitlich und fair gelöst werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Beziehung zwischen der Rechtsabteilung des Unternehmens und den externen Anwälten niemals gefährdet wird.

Schlussfolgerung

Einfach ausgedrückt: Die Prüfung von Rechnungen ist ein notwendiger Bestandteil des Prozesses zur Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten in Unternehmen. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Arbeit intern durchgeführt werden muss (oder sogar sollte). Eine ausgelagerte LBR ist für alle am Prozess Beteiligten von Vorteil. Die Rechtsabteilungen der Unternehmen können schlank bleiben und sich auf ihre wichtigste Arbeit konzentrieren. Unternehmen gewinnen Kontrolle und Vorhersehbarkeit bei der Verwaltung ihrer Rechtsausgaben, und externe Anwaltskanzleien profitieren von einem rationalisierten Rechnungsprüfungsprozess, der zu schnelleren Genehmigungen und Zahlungen führt.