La gestión de contratos implica una supervisión constante.
Las empresas que no supervisan sus contratos con un sistema centralizado exponen a la organización a riesgos innecesarios y mayores costes. Por ejemplo: de media, el 3% de los contratos con proveedores se renuevan sin la intención del cliente.
Para evitar no sólo estos costes incurridos, sino también los costes asociados al incumplimiento, las empresas deben evaluar el uso de un sistema automatizado de gestión de contratos que les ayude a gestionar los contratos y los documentos contractuales en toda la organización.
Gestión eficaz de los contratos: centralice todos sus datos y documentos
Una solución centralizada de gestión de contratos y documentos no sólo le ahorrará gastos innecesarios, sino que también le aportará otras ventajas, como historial de auditoría, repositorio central, alertas automáticas, automatización del flujo de trabajo, historial de versiones, control de seguridad y escalabilidad del proceso. Esta centralización es especialmente esencial para la gestión de contratos con proveedores externos, que pueden existir en toda la organización en diversos departamentos, y tener una visión única y clara del ciclo de vida completo de los contratos evitará a la organización dolores de cabeza increíbles (¡y potencialmente costosos!) en el futuro.
Ventajas de una solución centralizada de gestión de contratos
Con una solución centralizada de gestión de contratos y documentos, las ventajas son evidentes y el retorno de la inversión es casi inmediato.
Historial de auditoría: Elimine el esfuerzo imposible de identificar quién realizó cambios en un acuerdo mediante el seguimiento de todo el ciclo de vida del contrato dentro de un sistema centralizado.
Repositorio central: Vaya más allá del historial de auditoría y proporcione a los empleados una ubicación sencilla, central y con capacidad de búsqueda para todos los acuerdos con proveedores y los documentos justificativos.
Alertas automáticas: No vuelva a pasar por alto ninguna cláusula contractual. Utilice una función de alerta para recibir notificaciones sobre información relativa a las cláusulas contractuales. También puede ser necesario obtener periódicamente documentos de proveedores vinculados, como el certificado de seguro del proveedor.
Automatización del flujo de trabajo: Algunos contratos pueden tener un flujo de trabajo definido y un proceso de aprobación en el que intervienen varios departamentos. Un sistema de gestión de contratos con automatización del flujo de trabajo hará un seguimiento de la aprobación de varios departamentos.
Historial de versiones: Cada vez que se revisa y edita un contrato o documento se genera una nueva versión. El seguimiento de esta progresión es casi imposible sin un flujo de trabajo automatizado que muestre el historial de versiones.
Control de seguridad: Los contratos y documentos confidenciales no pueden controlarse si se envían por correo electrónico. Tenerlo todo en una solución centralizada permite limitar quién puede ver contratos y documentos concretos.
Escalabilidad del proceso: Las organizaciones se adaptan y crecen con el tiempo. Alterar un proceso que no está automatizado plantea su propio conjunto de retos empresariales. Una solución centralizada le permitirá mejorar su proceso con el tiempo.
Soluciones
La complejidad de la creciente necesidad de contar con proveedores externos, al tiempo que se hace frente a una supervisión normativa cada vez mayor, ha dejado obsoletos los procesos y herramientas tradicionales de gestión de contratos. Para mitigar de forma rentable el riesgo y la exposición potenciales, las empresas están recurriendo a soluciones de software de última generación.
Gestión de riesgos de proveedores
A vendor risk management solution, like Mitratech’s Mitratech TPRM (Prevalent), automates, centralizes, and simplifies the contract and document management process. With tools like workflow, customizable contract alerts, document classification and management, teams gain transparency across the entire contract lifecycle and improve collaboration with stakeholders both internal and external.
Cumplimiento y gestión de obligaciones
Una solución de gestión de cumplimiento y obligaciones, como la oferta de OCM de Mitratech, utiliza una interfaz sencilla e intuitiva para permitir a los empleados y auditores ser proactivos en la gestión de incidentes y auditorías, incluyendo obligaciones contractuales, controles, investigaciones e informes de no conformidad. Informe fácilmente de los incidentes, comprenda sus obligaciones -tanto internas como externas- y mejore continuamente su rendimiento en materia de cumplimiento.
Automatización del flujo de trabajo
Una solución de automatización de flujos de trabajo de primera clase, como TAP de Mitratech, es fácil de adoptar y utilizar, y ofrece un retorno de la inversión casi instantáneo, ya que permite la personalización de formularios y procesos, reduce errores, acelera los flujos de trabajo, fomenta la colaboración y proporciona, además, archivado automatizado e integración de firma electrónica.
