La gestion des contrats implique un suivi constant.
Les entreprises qui ne contrôlent pas leurs contrats à l'aide d'un système centralisé s'exposent à des risques inutiles et à une augmentation des coûts. Par exemple : en moyenne, 3 % des contrats de fournisseurs sont renouvelés sans que le client le veuille.
Pour éviter non seulement ces coûts mais aussi les coûts associés à la non-conformité, les entreprises devraient évaluer l'utilisation d'un système automatisé de gestion des contrats pour les aider à gérer les contrats et les documents contractuels dans l'ensemble de l'organisation.

Gestion efficace des contrats : centralisation de toutes les données et de tous les documents
Une solution centralisée de gestion des contrats et des documents ne vous épargnera pas seulement des dépenses inutiles ; elle présente plusieurs autres avantages, notamment l'historique des audits, le référentiel central, les alertes automatisées, l'automatisation des flux de travail, l'historique des versions, le contrôle de la sécurité et l'évolutivité des processus. Cette centralisation est particulièrement essentielle pour la gestion des contrats avec des fournisseurs tiers, qui peuvent exister au sein d'une organisation dans différents services. Le fait de disposer d'une image unique et claire de l'ensemble du cycle de vie des contrats évitera à l'organisation des maux de tête incroyables (et potentiellement coûteux !) à l'avenir.
Les avantages d'une solution centralisée de gestion des contrats
Avec une solution centralisée de gestion des contrats et des documents, les avantages sont évidents et le retour sur investissement est quasi immédiat.
Historique des audits : Éliminez l'effort impossible d'identifier qui a apporté des modifications à un accord en suivant l'ensemble du cycle de vie du contrat au sein d'un système centralisé.
Répertoire central : Au-delà de l'historique des audits, les employés disposent d'un emplacement simple, central et consultable pour tous les accords avec les fournisseurs et les documents justificatifs.
Alertes automatisées : Ne manquez plus jamais une clause contractuelle ! Utilisez une fonction d'alerte pour être informé des informations relatives aux clauses contractuelles. Il peut également être nécessaire d'obtenir périodiquement des documents liés au fournisseur, tels que l'attestation d'assurance du fournisseur.
Automatisation du flux de travail : Certains contrats peuvent avoir un flux de travail défini et un processus d'approbation impliquant plusieurs départements. Un système de gestion des contrats avec automatisation des flux de travail permet de suivre l'approbation des différents services.
Historique des versions : Chaque fois qu'un contrat ou un document est revu et modifié, une nouvelle version est générée. Il est pratiquement impossible de suivre cette progression sans un flux de travail automatisé permettant d'afficher l'historique des versions.
Contrôle de la sécurité : Les contrats et documents sensibles ne peuvent pas être contrôlés s'ils sont acheminés par courrier électronique. Le fait de tout centraliser dans une solution vous permet de limiter les personnes autorisées à consulter des contrats et des documents spécifiques.
Évolutivité du processus : Les organisations s'adaptent et se développent au fil du temps. La modification d'un processus qui n'est pas automatisé pose un ensemble de problèmes propres à l'entreprise. Une solution centralisée vous permettra d'améliorer votre processus au fil du temps.
Solutions
La complexité de l'augmentation des besoins en fournisseurs tiers tout en faisant face à une surveillance réglementaire croissante a rendu obsolètes les processus et les outils traditionnels de gestion des contrats. Pour atténuer de manière rentable les risques et l'exposition potentiels, les entreprises se tournent vers des solutions logicielles de pointe.
Gestion du risque fournisseur
Une solution de gestion du risque fournisseur, comme VendorInsight de Mitratech, automatise, centralise et simplifie le processus de gestion des contrats et des documents. Grâce à des outils tels que le workflow, les alertes contractuelles personnalisables, la classification et la gestion des documents, les équipes gagnent en transparence tout au long du cycle de vie des contrats et améliorent la collaboration avec les parties prenantes internes et externes.
Gestion de la conformité et des obligations
Une solution de gestion de la conformité et des obligations, comme l'offre CMO de Mitratech, utilise une interface simple et intuitive pour permettre aux employés et aux auditeurs d'être proactifs dans la gestion des incidents et des audits, y compris les obligations contractuelles, les contrôles, les enquêtes et les rapports de non-conformité. Signalez facilement les incidents, comprenez vos obligations - internes et externes - et améliorez continuellement votre performance en matière de conformité.
Automatisation des flux de travail
Une solution d'automatisation des flux de travail de premier ordre comme TAP de Mitratech est facile à adopter et à utiliser, et offre un retour sur investissement presque instantané car elle permet de personnaliser les formulaires et les processus, de réduire les erreurs, d'accélérer les flux de travail, de renforcer la collaboration et d'assurer l'archivage automatisé et l'intégration de la signature électronique, également.