Das Vertragsmanagement erfordert eine ständige Überwachung.
Unternehmen, die ihre Verträge nicht mit einem zentralen System überwachen, setzen ihre Organisation unnötigen Risiken und erhöhten Kosten aus. Ein Beispiel: Im Durchschnitt werden 3 % der Lieferantenverträge ohne den Willen des Kunden verlängert.
Um nicht nur diese Kosten zu vermeiden, sondern auch die Kosten, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften verbunden sind, sollten Unternehmen den Einsatz eines automatisierten Vertragsmanagementsystems prüfen, das sie bei der Verwaltung von Verträgen und Vertragsdokumenten im gesamten Unternehmen unterstützt.
Effektives Vertragsmanagement: Zentralisierung aller Daten und Dokumente
Eine zentralisierte Lösung für das Vertrags- und Dokumentenmanagement erspart Ihnen nicht nur unnötige Kosten, sondern bietet auch eine Reihe weiterer Vorteile, wie z. B. eine Prüfhistorie, ein zentrales Repository, automatische Warnmeldungen, Workflow-Automatisierung, Versionshistorie, Sicherheitskontrolle und Prozessskalierbarkeit. Diese Zentralisierung ist besonders wichtig für die Verwaltung von Verträgen mit Drittanbietern, die in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens vorhanden sein können. Ein einziger, klarer Überblick über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen erspart einem Unternehmen im Nachhinein unglaubliche (und potenziell kostspielige!) Probleme.
Die Vorteile einer zentralisierten Vertragsmanagementlösung
Mit einer zentralisierten Lösung für das Vertrags- und Dokumentenmanagement liegen die Vorteile auf der Hand, und der ROI ist nahezu unmittelbar.
Prüfungsverlauf: Durch die Nachverfolgung des gesamten Vertragslebenszyklus in einem zentralen System müssen Sie nicht mehr mühsam ermitteln, wer Änderungen an einem Vertrag vorgenommen hat.
Zentrales Repository: Nutzen Sie nicht nur den Prüfungsverlauf, sondern bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen einfachen, zentralen und durchsuchbaren Speicherort für alle Lieferantenvereinbarungen und Begleitdokumente.
Automatisierte Benachrichtigung: Verpassen Sie nie wieder eine Vertragsklausel! Verwenden Sie eine Warnfunktion für die Benachrichtigung über Informationen zu Vertragsbedingungen. Möglicherweise müssen auch regelmäßig verknüpfte Lieferantendokumente eingeholt werden, z. B. die Versicherungsbescheinigung eines Lieferanten.
Automatisierung des Arbeitsablaufs: Einige Verträge können einen definierten Arbeitsablauf und ein Genehmigungsverfahren haben, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind. Ein Vertragsmanagementsystem mit Workflow-Automatisierung verfolgt die Genehmigung durch verschiedene Abteilungen.
Versionsgeschichte: Jedes Mal, wenn ein Vertrag oder ein Dokument überprüft und bearbeitet wird, wird eine neue Version erstellt. Die Verfolgung dieser Entwicklung ist ohne einen automatisierten Workflow zur Anzeige der Versionshistorie nahezu unmöglich.
Sicherheitskontrolle: Sensible Verträge und Dokumente können nicht kontrolliert werden, wenn sie per E-Mail weitergeleitet werden. Wenn Sie alles in einer zentralen Lösung haben, können Sie einschränken, wer bestimmte Verträge und Dokumente einsehen kann.
Skalierbarkeit der Prozesse: Unternehmen passen sich an und wachsen mit der Zeit. Die Änderung eines nicht automatisierten Prozesses stellt das Unternehmen vor eine Reihe von besonderen Herausforderungen. Eine zentralisierte Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihren Prozess im Laufe der Zeit zu verbessern.
Lösungen
Die Komplexität des zunehmenden Bedarfs an Drittanbietern bei gleichzeitig zunehmender behördlicher Aufsicht hat dazu geführt, dass herkömmliche Verfahren und Instrumente für die Vertragsverwaltung überholt sind. Um potenzielle Risiken und Belastungen kosteneffizient zu minimieren, setzen Unternehmen auf moderne Softwarelösungen.
Risikomanagement für Anbieter
A vendor risk management solution, like Mitratech’s Mitratech TPRM (Prevalent), automates, centralizes, and simplifies the contract and document management process. With tools like workflow, customizable contract alerts, document classification and management, teams gain transparency across the entire contract lifecycle and improve collaboration with stakeholders both internal and external.
Management der Einhaltung von Vorschriften und Verpflichtungen
Eine Lösung für das Management von Compliance und Verpflichtungen, wie das CMO-Angebot von Mitratech, nutzt eine einfache, intuitive Schnittstelle, um Mitarbeitern und Prüfern die Möglichkeit zu geben, bei der Verwaltung von Vorfällen und Audits proaktiv vorzugehen, einschließlich der Meldung von Vertragsverpflichtungen, Kontrollen, Untersuchungen und Abweichungen. Sie können Vorfälle einfach melden, Ihre Verpflichtungen - sowohl intern als auch extern - verstehen und Ihre Compliance-Leistung kontinuierlich verbessern.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Eine erstklassige Lösung zur Workflow-Automatisierung wie TAP von Mitratech ist einfach einzuführen und zu nutzen und bietet einen nahezu sofortigen ROI, da sie die Anpassung von Formularen und Prozessen ermöglicht, Fehler reduziert, Arbeitsabläufe beschleunigt, die Zusammenarbeit fördert und eine automatisierte Archivierung sowie die Integration von elektronischen Unterschriften ermöglicht.
