Programa de gestión de políticas
Un programa de gestión de políticas es el esfuerzo global por gestionar y mitigar estos riesgos mediante la comunicación eficaz de las políticas de la empresa sobre toda la gama de cuestiones éticas, de seguridad, de gobernanza y de comportamiento (código de conducta) a las que se enfrentan las organizaciones en la actualidad.
Sistemas de automatización de la gestión de políticas
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones modernas, incluso las pymes, utilizan plataformas de software específicas para gestionar sus programas de políticas. El software de gestión de políticas automatiza muchas de las funciones básicas relacionadas con el desarrollo de políticas, su publicación en la organización, la recopilación de respuestas que documenten que los empleados comprenden las políticas (certificación) y, a continuación, la presentación de informes sobre estos procesos con fines de auditoría.
Las plataformas de gestión de políticas y automatización de procesos de flujo de trabajo mejoran la eficiencia operativa y mitigan significativamente el riesgo al permitir que los equipos jurídicos y de políticas reduzcan sistemáticamente el potencial de daño a la reputación. En última instancia, las soluciones de gestión de políticas permiten a las organizaciones crear un programa de cumplimiento ético y defendible.
Significado de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo es un conjunto de software y servicios que permite a los equipos de toda una organización trabajar juntos de forma más eficaz para acelerar los resultados positivos. En el contexto del cumplimiento normativo, la automatización del flujo de trabajo de gestión de políticas mejora la colaboración en grupo para acelerar el trabajo en equipo, incluso entre varios departamentos y recursos externos.
Un ejemplo de flujo de trabajo automatizado para la gestión de políticas en acción sería incorporar funciones de cuestionarios y firmas electrónicas en el proceso de certificación de políticas. Una vez que un empleado haya recibido y leído un documento de política, se le pedirá que responda a una breve serie de preguntas y que firme para confirmar que ha comprendido el contenido. La integración de la firma electrónica puede reducir el tiempo de tramitación de un documento hasta en un 80 %.
¿Qué está impulsando la necesidad de automatizar los flujos de trabajo de gestión de políticas?
Muchas de las soluciones de software de gestión de políticas que existen actualmente en el mercado garantizan de forma eficaz que las políticas se gestionen y apliquen de manera eficiente, y que se mantengan, distribuyan y certifiquen con precisión. Sin embargo, también es cierto que las herramientas específicas de gestión de políticas suelen quedarse cortas a la hora de abordar cuestiones como las excepciones, las divulgaciones y otros asuntos en los que entran en juego el contexto, los matices y la incertidumbre. ¿Qué queremos decir exactamente con esto?
Hay cuatro cuestiones comunes que todo equipo de cumplimiento normativo debe abordar en relación con el software de automatización de la gestión de políticas:
Divulgación de regalos y entretenimiento
Divulgación de información sobre la naturaleza, el contexto y el valor de los obsequios proporcionados a los empleados.
Conflictos de intereses
Divulgación de información sobre la señalización y comunicación de posibles conflictos y el seguimiento de dichos conflictos a lo largo del tiempo.
Excepciones
Cuestiones relacionadas con las adaptaciones que pueden ser necesarias para las excepciones en materia de asistencia sanitaria de los empleados, las necesidades de dispositivos, etc.
Cuestiones legales
Cuestiones relacionadas con cómo abordar las preocupaciones de los empleados que surgen cuando se implementan nuevas políticas o se modifican las existentes.
Hasta la fecha, las soluciones de gestión de políticas existentes eran en gran medida ineficaces para estas cuatro cuestiones relacionadas con las excepciones y la divulgación. El hecho es que los sistemas convencionales de automatización de la gestión de políticas se crearon para publicar, realizar un seguimiento y elaborar informes. No se diseñaron para situaciones en las que las implicaciones de las políticas son inciertas, las circunstancias pueden cambiar con el tiempo y en las que documentar y conservar hilos de comunicación complejos es esencial para cumplir con las auditorías y las consultas normativas.
Dos excelentes tecnologías que funcionan muy bien juntas.
La combinación de la mejor tecnología de gestión de políticas con la automatización de flujos de trabajo resuelve eficazmente el problema de las excepciones y las divulgaciones. El enfoque combinado (automatización de flujos de trabajo y gestión de políticas) es una nueva categoría de tecnología de cumplimiento normativo, un nuevo conjunto de herramientas que ayuda a los equipos de políticas y cumplimiento normativo a alcanzar sus objetivos.
Ahora pueden disfrutar de una gestión de políticas y un seguimiento del cumplimiento normativo completos y con numerosas funciones, que se pueden ampliar a toda su organización y configurar para abordar cualquier reto relacionado con las políticas. Se ha demostrado que este enfoque combinado genera valor en varias áreas:
- Ahorro de costes: genera un importante retorno de la inversión gracias a la automatización de los procesos manuales.
- Mayor visibilidad: aumenta la información sobre los riesgos relacionados con las políticas mediante el registro, el procesamiento y la resolución automatizados de excepciones y divulgaciones.
- Informes más precisos: promueve la granularidad exigida por los organismos reguladores para un programa de cumplimiento eficaz.
- Eficacia de las políticas: mejora la comprensión de qué políticas son eficaces y cuáles no, para que sepa dónde dedicar los recursos para mejorar los resultados de la gestión de riesgos empresariales.
- Coherencia: aporta mayor previsibilidad a los procesos de gestión de políticas, lo cual es fundamental para garantizar que las solicitudes se tramiten con rapidez, de forma correcta y que puedan medirse.
- Adaptabilidad: aumenta su capacidad para adaptarse rápidamente cuando los procesos o los cambios organizativos modifican sus prioridades o su perfil de riesgo.
