Wichtigste Erkenntnisse:
- Legal operations is the business function responsible for managing processes, technology, vendor relationships, and spend within corporate legal departments — enabling in-house legal to operate efficiently and demonstrate strategic value.
- Mitratech’s legal operations platform unifies matter management, legal spend, e-billing, legal hold, document automation, and workflow automation in a single system — the foundation for a well-run legal department.
- TAP workflow automation reduces administrative burden by automating matter intake, document routing, invoice approval, deadline reminders, and compliance reporting — freeing attorneys for the work that requires their expertise.
- PlatoBI analytics gives legal ops teams the data to demonstrate ROI in measurable terms: outside counsel spend reduction, matter cycle time improvements, billing guideline compliance rates, and budget forecast accuracy.
- Connecting legal operations data to finance and the C-suite moves legal from a cost center to a strategic business function — a shift that requires both the right technology and the right metrics.
It’s a common term, but what does Legal Operations really define?
Legal Operations is basically a term that encompasses in-house legal processes and practices that should function in a businesslike way. But it specifically focuses on areas such as financial management, service design, and analytics to make the legal department (more) efficient for modern corporations.
Nicht alle Unternehmen verfügen über eine formell benannte, spezifische Abteilung, die sich mit Rechtsangelegenheiten befasst. Manchmal übernimmt der Chefsyndikus die Verantwortung, und manchmal sind die Aufgaben auf Anwälte, Rechtsgehilfen und Analysten verteilt.
Mit COVID-19, das die ganze Welt auf den Kopf stellt, müssen sich die Rechtsabteilungen auf viele Bereiche konzentrieren, die früher weniger im Vordergrund standen. In allen Branchen mussten sich die Unternehmen schnell anpassen, und die Rechtsabteilungen sahen sich mit plötzlichen Veränderungen konfrontiert, die durch den Druck, rentabel und produktiv zu arbeiten, eingeleitet wurden. Dies war schon immer eine Herausforderung, aber durch die Pandemie hat sie jetzt eine neue Dringlichkeit erhalten.
Was die Skalierbarkeit juristischer Software heute für Sie tun kann, um solche Veränderungen zu unterstützen, ist von entscheidender Bedeutung, aber die Einführung eines neuen Tools oder Verfahrens muss auf einem grundlegenderen Verständnis dessen beruhen, was Legal Operations leisten kann, leisten sollte und wie Sie es dazu bringen können, das Beste daraus zu machen. Und wenn wir das verstanden haben, stellt sich die vielleicht wichtigste Frage: Wie kann man das erreichen ohne riesige Summen auszugeben?
Die COVID-19-Pandemie und juristische Maßnahmen
Machen wir uns nichts vor: Derzeit haben alle Unternehmen in unterschiedlichem Ausmaß mit der Pandemie und ihren Auswirkungen zu kämpfen. Für die Rechtsabteilung ist dies jedoch eine unmittelbare Auswirkung, die angegangen werden muss, da der Wechsel zur Arbeit von zu Hause aus (oder Remote-Arbeit) zu einer neuen Flut von Rechtsangelegenheiten geführt hat, die angegangen werden müssen. Der Einsatz neuer Tools wie ELM und Software zur Automatisierung von Rechtsprozessen hat sich praktisch über Nacht von einem "Nice-to-have" zu einem "Must-have" entwickelt.
Bevor wir uns jedoch mit den neuen Anliegen befassen, sollten wir uns noch einmal vor Augen führen, was Legal Operations wirklich bedeutet - und, was vielleicht noch wichtiger ist, welche Rolle das CLOC dabei spielt.
Der Aufstieg von Legal Operations
Was ist CLOC? Das Corporate Legal Operations Consortium, besser bekannt als CLOC, definiert sich selbst als...
"...hat die Rolle der Rechtsabteilung als anerkannten Beruf eingeführt und treibt durch seine globale Reichweite weiterhin Innovationen und positive Veränderungen in der Branche voran...Da sich Abteilungen und die Rolle der Rechtsabteilung weiterentwickeln, wird die globale CLOC-Gemeinschaft die Rechtsabteilung weiterhin anführen und dabei unterstützen, die Rechtsabteilung wie ein dynamisches, skalierbares Unternehmen zu führen."
CLOC definiert 12 Kernbereiche, die von Fachleuten im Bereich Legal Operations als branchenweit anerkannte Benchmarks für eine effektive Legal Operations-Funktion verwendet werden können. Diese reichen von grundlegenden bis hin zu ausgereiften, fortgeschrittenen Bereichen. Jedes Unternehmen, das sich für eine Ausrichtung an CLOC entscheidet, kann diese Kompetenzen nutzen, um Legal Operations zu verstehen, das Ausmaß des eigenen Erfolgs zu definieren und entsprechend in die Kompetenzen zu investieren.
Anhand der Core 12 können Unternehmen feststellen, in welche Kompetenzen sie am meisten investieren müssen, um ihre Ziele zu erreichen. Da viele Unternehmen mit den gleichen Herausforderungen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, ihre Leistungen in diesen Bereichen zu optimieren, bietet das CLOC einen Leitfaden an, der Rechtsexperten in der ganzen Welt unterstützt.
Diese Kernkompetenzen sind:
- Funktionsübergreifende Ausrichtung
- Datenanalytik
- Finanzverwaltung
- Verwaltung der Lieferanten
- Wissensmanagement
- Technologie- und Prozessunterstützung
- Kommunikation
- Dienstleistungserbringung und alternative Unterstützungsmodelle
- Organisatorische Gestaltung, Unterstützung und Management
- Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten und IP-Management
- Informationsmanagement und Verwaltung von Unterlagen
- Strategische Planung
Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Legal Operations
Verbessern Sie die betriebliche Effizienz
Wie bereits erwähnt, ist die Steigerung der Effizienz der Hauptgrund für die Existenz von Rechtsabteilungen. Sie können u. a. die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern:
- Strategische Planung, insbesondere in Zusammenarbeit mit dem Chefsyndikus
- Finanzplanung, sowohl intern als auch mit externen Beratern und Anbietern
- Operative/Analytik, z. B. E-Discovery und Personalausstattung
- Technologie, einschließlich der Einführung und Umsetzung neuer Technologien in der gesamten Abteilung
Verwaltung der Ausgaben für Rechtsberatung
Natürlich ist jede Organisation auf ROI und Rentabilität bedacht, und ein großer Teil davon hängt mit dem Ausgabenmanagement zusammen. Legal Operations überwacht die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten, einschließlich Transparenz und Reduzierung, sowie das Budget der Abteilung.
Automatisierung und Standardisierung von Prozessen einführen
Legal Operations standardisiert und automatisiert sich wiederholende Aufgaben in allen Bereichen - insbesondere Verwaltungsaufgaben wie die Rechnungsprüfung. Die Automatisierung ist der Schlüssel dazu, dass Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit für Aufgaben freisetzen können, die einen höheren Gewinn abwerfen.
Verbesserung von Produktivität und Rentabilität
Legal Operations optimiert die Leistung von Anwaltskanzleien, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Wert für Ihr Geld erhalten (also wirklich den größten Nutzen für Ihr Geld). All diese Faktoren wirken zusammen, um die Produktivität Ihres Unternehmens und den Gewinn zu steigern. Wie wir bereits erwähnt haben, schätzt McKinsey, dass satte 23 % der Arbeit, die Anwälte heute erledigen, durch vorhandene Technologie automatisiert werden können!
Das Verständnis für den wahren Wert und die Wirkung eines Legal Operations-Teams geht über die Messung abteilungsbezogener (oder sogar unternehmensweiter) Kosteneinsparungen hinaus. Einer der größten Vorteile, der nicht quantifizierbar ist, besteht in der Fähigkeit, die Beziehungen zwischen Geschäftsbereichen wie Finanzen, Personal und IT zu stärken
Erfolgreiche Technologie für die Rechtsabteilung
Laut dem Global Legal Department Benchmarking Survey 2021 Report von KPMG International sind die wichtigsten Prioritäten für Juristen in den kommenden Jahren die Informationsextraktion aus Dokumenten (55%), die Automatisierung von Dokumenten (54%) und die Datenanalyse (45%).
Tools für die automatische Entscheidungsfindung (10 %) bieten ein großes Potenzial, werden aber derzeit in den Rechtsabteilungen nur selten eingesetzt. Die neueren Technologien werden von den Unternehmen offenbar nur zögerlich eingesetzt, was darauf hindeutet, dass die Juristen den Erfolg dieser Technologien abwarten, bevor sie auf den fahrenden Zug aufspringen.
Nach Angaben von KPMG haben 33 % der befragten Unternehmen ein Budget für Legal-Tech-Anwendungen vorgesehen. Der durchschnittliche Gesamtbetrag des Legal-Tech-Budgets liegt bei 248.041 US-Dollar, was durchschnittlich 13 % des Gesamtbudgets der Rechtsabteilung entspricht. Die Beschränkung des Budgets kann eine Herausforderung für die Rechtsabteilung darstellen, die sich jedoch ändern lässt, wenn die Unternehmen die Vorteile von Legal Tech erkennen.
Was ist Legal Operations? Die Welle der Gegenwart, nicht nur der Zukunft
Einst eine Neuheit, die von einigen wenigen Unternehmensvisionären eingeführt wurde, breitet sich Legal Operations weltweit aus. Zunächst war es die Domäne großer Rechtsabteilungen, aber immer mehr mittelgroße und sogar kleine Rechtsabteilungen machen sich die Vorteile zunutze.
Sie setzen zunehmend eine Reihe von Legal Operations-Lösungen ein, um ihre Rechtsabteilungen bei ihrer Arbeit mit höchster Effizienz zu unterstützen. Von der Workflow-Automatisierung zur Automatisierung sich wiederholender manueller Prozesse bis hin zu Legal Hold-Lösungen, die eine durchgängige Verwaltung eines Legal Hold-Prozesses in einer vertretbaren, konsistenten und berichtspflichtigen Weise ermöglichen, stehen Technologien zur Verfügung, die das wachsende Wachstum dieses mittlerweile unverzichtbaren Teils der Rechtsabteilungen von Unternehmen unterstützen.
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