Il s'agit d'un terme courant, mais quelle est la véritable définition des opérations juridiques ? Les opérations juridiques sont un terme qui englobe les processus et les pratiques juridiques internes qui doivent fonctionner comme une entreprise. Mais elles se concentrent plus particulièrement sur des domaines tels que la gestion financière, la conception de services et l'analyse afin de rendre le service juridique (plus) efficace pour les entreprises modernes.
Toutes les entreprises ne disposent pas d'un département spécifique officiellement intitulé "Opérations juridiques". Parfois, c'est le directeur juridique qui assume les responsabilités, et parfois celles-ci sont réparties entre les avocats, les parajuristes et les analystes.
Avec COVID-19 qui a bouleversé le monde, les opérations juridiques doivent se concentrer sur de nombreux domaines qui n'étaient pas prioritaires auparavant. Dans tous les secteurs, les organisations ont dû s'adapter rapidement, les services juridiques devant faire face à des changements soudains provoqués par les pressions exercées pour obtenir des résultats rentables et productifs. Cela a toujours été un défi, mais la pandémie lui confère aujourd'hui un nouveau degré d'urgence.
Ce que l'évolutivité des logiciels juridiques peut vous apporter aujourd'hui pour soutenir ce changement est crucial, mais l'adoption de tout nouvel outil ou pratique doit découler d'une compréhension plus fondamentale de ce que les opérations juridiques peuvent faire, devraient faire, et de la manière dont vous pouvez les faire fonctionner au mieux. Une fois que nous avons compris cela, la question la plus importante est peut-être de savoir comment y parvenir sans dépenser d'énormes sommes d'argent ?
La pandémie de COVID-19 et les opérations juridiques
Il faut se rendre à l'évidence : Actuellement, toutes les entreprises sont confrontées à la pandémie et à ses répercussions à des degrés divers. En ce qui concerne les opérations juridiques, cependant, il s'agit d'un impact direct qui doit être traité, car le passage au travail à domicile (ou travail à distance) a entraîné une nouvelle série de questions juridiques qui doivent être traitées. L'utilisation de nouveaux outils tels que l'ELM et les logiciels d'automatisation des processus juridiques est passée du jour au lendemain du statut de "bon à avoir" à celui de "must-have".
Toutefois, avant d'explorer les nouvelles préoccupations, revenons en arrière et examinons ce que les opérations juridiques signifient réellement - et, peut-être plus important encore, comment le CLOC est impliqué.
L'essor des opérations juridiques
Qu'est-ce que le CLOC ? Le Corporate Legal Operations Consortium, mieux connu sous le nom de CLOC, se définit lui-même comme ayant...
"...a introduit le rôle des opérations juridiques en tant que profession reconnue par l'industrie et continue à stimuler l'innovation et le changement positif dans l'industrie grâce à sa portée mondiale... Alors que les départements et le rôle du professionnel des opérations juridiques évoluent, la communauté mondiale du CLOC continuera à diriger et à soutenir le professionnel des opérations juridiques en gérant les départements juridiques comme une entreprise dynamique et évolutive".
Le CLOC définit 12 domaines fondamentaux que les professionnels des opérations juridiques peuvent utiliser comme points de référence reconnus par l'industrie pour déterminer ce qui constitue une fonction d'opérations juridiques efficace. Ces compétences vont des niveaux fondamentaux aux niveaux avancés et matures. Chaque organisation qui choisit de s'aligner sur le CLOC peut utiliser ces compétences pour comprendre les opérations juridiques, définir l'étendue de son propre succès et investir dans les compétences en conséquence.
Le Core 12 permet aux organisations d'identifier les compétences qui nécessitent le plus d'investissement pour atteindre leurs objectifs. Comme de nombreuses entreprises sont confrontées aux mêmes défis lorsqu'elles tentent d'optimiser leur excellence dans ces domaines, le CLOC fournit des conseils pour aider les juristes d'entreprise dans le monde entier.
Ces compétences de base sont les suivantes :
- Alignement transversal
- Analyse des données
- Gestion financière
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des connaissances
- Soutien à la technologie et aux processus
- Communications
- Modèles de prestation de services et de soutien alternatif
- Conception, soutien et gestion de l'organisation
- Soutien aux litiges et gestion de la propriété intellectuelle
- Gouvernance de l'information et gestion des dossiers
- Planification stratégique
Les fonctions essentielles et les avantages des opérations juridiques
Améliorer l'efficacité opérationnelle
Comme nous l'avons mentionné plus haut, l'amélioration de l'efficacité est la raison fondamentale de l'existence des départements des opérations juridiques. Voici quelques-uns des moyens par lesquels ils peuvent améliorer l'efficacité dans l'ensemble de l'organisation :
- Planification stratégique, en particulier en collaboration avec le conseiller général
- Planification financière, tant en interne qu'avec des conseillers et des vendeurs externes
- Opérations/analyse, telles que l'enquête électronique et la dotation en personnel
- Technologie, y compris le déploiement et la mise en œuvre de nouvelles technologies dans l'ensemble du département
Gérer les dépenses juridiques
Bien entendu, chaque organisation se concentre sur le retour sur investissement et la rentabilité, et cela passe en grande partie par la gestion des dépenses. Les Opérations juridiques supervisent les dépenses juridiques, y compris la visibilité et la réduction, ainsi que le budget du département.
Automatisation et normalisation des processus
Les opérations juridiques normaliseront et automatiseront les tâches répétitives dans tous les domaines, en particulier les tâches administratives telles que l'examen des factures. L'automatisation est essentielle pour libérer du temps précieux que vos employés pourront consacrer à des tâches plus rentables.
Améliorer la productivité et la rentabilité
Les opérations juridiques optimisent les performances des cabinets d'avocats afin de garantir que vous en ayez le plus possible pour votre argent (c'est-à-dire, en fait, le plus possible pour votre argent). Tous ces facteurs contribuent à augmenter les niveaux de productivité et les bénéfices de votre organisation. Comme nous l'avons déjà mentionné, McKinsey estime que 23 % du travail effectué par les avocats aujourd'hui peut être automatisé par la technologie existante !
Pour comprendre la valeur et l'impact réels d'une équipe d'opérations juridiques, il ne suffit pas de mesurer les économies réalisées au niveau d'un département (ou même de l'ensemble de l'entreprise). L'un des plus grands avantages non quantifiables est la capacité à renforcer les relations entre les unités opérationnelles telles que les finances, les ressources humaines et les technologies de l'information.
Adopter une technologie efficace pour les opérations juridiques
Selon le Global Legal Department Benchmarking Survey 2021 Report de KPMG International, les principales priorités des professionnels du droit dans les années à venir sont l'extraction d'informations à partir de documents (55 %), l'automatisation des documents (54 %) et l'analyse des données (45 %).
Les outils de prise de décision automatique (10%) offrent un potentiel élevé mais sont rarement utilisés dans les services juridiques pour le moment. Les technologies les plus récentes sont celles que les organisations semblent hésiter à adopter, ce qui indique que les juristes attendent peut-être de voir leur succès avant de sauter le pas.
Selon KPMG, 33 % des entreprises interrogées disposent d'un budget réservé aux applications juridiques. Le montant total moyen du budget consacré aux technologies juridiques est de 248 041 USD, ce qui représente en moyenne 13 % du budget global du service juridique. Les limites d'un budget peuvent représenter un défi pour les opérations juridiques, mais ce défi peut être modifié à mesure que les organisations réalisent les avantages que les technologies juridiques peuvent offrir.
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Qu'est-ce que les opérations juridiques ? La vague du présent, et pas seulement de l'avenir
Autrefois une nouveauté, lancée par quelques entreprises visionnaires, les opérations juridiques se répandent dans le monde entier. D'abord l'apanage des grands services juridiques, de plus en plus de services juridiques de taille moyenne et même de petite taille profitent de ses avantages.
Ils ajoutent de plus en plus une gamme de solutions d'opérations juridiques pour aider leurs services juridiques à fonctionner avec une efficacité maximale. De l'automatisation des flux de travail pour automatiser les processus manuels répétitifs aux solutions de mise en suspens juridique qui vous permettent de gérer de bout en bout un processus de mise en suspens juridique d'une manière défendable, cohérente et pouvant faire l'objet d'un rapport, il existe des technologies disponibles pour soutenir la croissance florissante de cette partie désormais essentielle des services juridiques d'entreprise.
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