Inteligencia empresarial: tome mejores decisiones gracias a los datos.

Se trata de recopilar y analizar datos procedentes de fuentes departamentales y del sector para proporcionar inteligencia empresarial y mejorar la toma de decisiones por parte de los usuarios finales. Una solución ELM de primera clase le proporcionará el motor que necesita para obtener información útil basada en datos a través de paneles interactivos, crear y ejecutar informes estándar y complejos, y realizar búsquedas en su única fuente de información veraz. Lo ideal es que también pueda integrar datos relevantes de otros sistemas y fuentes.

Gestión financiera: maximice sus recursos mediante una presupuestación sólida y un control del gasto.

En una época en la que los presupuestos corporativos se reducen, pero las exigencias al departamento jurídico aumentan, es fundamental gestionar los presupuestos departamentales y por asuntos, realizar un seguimiento de los devengos y las previsiones, identificar las tendencias de gasto y encontrar posibles oportunidades de ahorro y eficiencia. Su solución ELM debe permitirle crear presupuestos automáticamente al crear un asunto y garantizar que se incluyan todos los datos, presupuestar en múltiples niveles, realizar un seguimiento de los devengos y los datos reales hasta el nivel de asunto, fase y tarea, y automatizar las notificaciones a medida que se alcanzan los hitos del presupuesto. 

Gestión de empresas y proveedores: desarrollar relaciones externas que aporten valor.

El departamento jurídico debe liderar la creación de un programa de gestión de bufetes externos y proveedores de servicios para garantizar un asesoramiento jurídico externo de calidad a precios adecuados y con acuerdos de honorarios óptimos. Si su solución es exhaustiva, debe utilizar una combinación de cuadros de mando y paneles de control para proporcionar información empresarial a sus usuarios y permitirles comparar los distintos bufetes.

Con el tiempo, podría utilizar estas herramientas para optimizar la combinación de asesores externos. ¿Por qué sería importante contar con esto en una solución ELM? Porque las organizaciones que implementan la facturación electrónica por primera vez obtendrán un ahorro de al menos un 5 % en gastos legales simplemente mediante la aplicación coherente de las directrices de facturación. La capacidad de optimizar la combinación de los responsables del control del tiempo seleccionados permitiría un ahorro adicional en gastos legales del 5 % o más, además de lo que ofrece la facturación electrónica.

Gobernanza de la información: diseñe políticas de información que se adapten a su negocio y minimicen los riesgos.

Su organización desarrolla políticas de gobernanza de la información, y la solución ELM que elija debe ayudar a aplicarlas exigiendo a los usuarios finales que recopilen datos coherentes en la gestión de asuntos y creando un registro de auditoría completo de todos los cambios realizados en esos datos. En el departamento jurídico, la sensibilidad de los datos que se manejan hace que su seguridad sea una preocupación primordial.

Gestión del conocimiento: aproveche el conocimiento y la capacidad de toda su organización.

La gestión del conocimiento debe ser una de las capacidades fundamentales que ofrece su solución de software ELM. Debe poder integrar las mejores prácticas legales en sus procesos, y las funciones listas para usar del producto también deben derivarse de años de experiencia en la implementación de la gestión de asuntos, lo que ofrece a su organización una orientación sin igual.

La solución adecuada le proporcionará esto, además de la autonomía necesaria para crear campos de datos, nuevos tipos de registros y configurar los registros existentes en cualquier momento. La capacidad de reasignar asuntos rápidamente desde una vista de búsqueda garantiza la continuidad del negocio a medida que evoluciona su personal jurídico.

Optimización organizativa y salud: cree equipos eficaces y motivados.

Los paneles de control de su solución deben proporcionar visibilidad sobre los objetivos y los KPI, una visibilidad que ayude a motivar a los equipos. La eficiencia y el control que esto puede proporcionar aliviarán el cansancio y las preocupaciones que provocan las prácticas tradicionales, que pueden dejar al personal en la ignorancia sobre el estado de un asunto o una iniciativa, y fomentarán un mayor compromiso, colaboración y trabajo en equipo.

Operaciones prácticas: libere a sus equipos jurídicos mediante operaciones prácticas específicas.

Su ELM debe proporcionar registros basados en las mejores prácticas para todas sus diferentes áreas, así como la capacidad de crear otros nuevos para áreas emergentes que puedan ser objeto de atención en el futuro. La experiencia del usuario final se puede configurar para que solo muestre lo que es relevante para un área de práctica específica, proporcionando un soporte personalizado.

Gestión de proyectos/programas: lanzamiento y apoyo a programas e iniciativas especiales.

Cualquier iniciativa de ELM debe centrarse no solo en la tecnología, sino también en las personas y los procesos implicados en la optimización de las operaciones jurídicas. Como afirma CLOC,

Hoy en día, los departamentos suelen tener dificultades para encontrar y conservar conocimientos y mejores prácticas. La mayoría se basa en «conocimientos tribales» no estructurados que no se adaptan al crecimiento o los cambios del equipo, lo que obliga a realizar costosas modificaciones.

Una plataforma ELM centralizará la información necesaria en una única fuente de datos veraz que evita errores, ahorra tiempo y mejora la colaboración entre equipos. El «conocimiento tribal» y las mejores prácticas también se pueden integrar en los procesos y procedimientos diseñados con la solución.

Modelos de prestación de servicios: asignar el trabajo adecuado al recurso adecuado

¿En qué medida facilita su solución la prestación de servicios jurídicos? Debería hacerlo ampliando las herramientas de automatización del flujo de trabajo a los usuarios empresariales atendidos por el departamento jurídico. Los servicios jurídicos pueden prestarse a través de portales de autoservicio y de solicitud que permiten la transformación digital de procesos que hoy en día pueden ser manuales.

Si su herramienta ELM puede clasificar o asignar automáticamente el trabajo a cada miembro del personal basándose en la información recopilada en una solicitud, puede reducir considerablemente el tiempo dedicado a revisar y asignar asuntos. Esa es solo una de las facetas de cómo puede acelerar su capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes.

Planificación estratégica: establece objetivos estratégicos que sean importantes.

Hoy en día, los equipos jurídicos internos pueden verse abrumados por tareas urgentes que les impiden abordar las necesidades a largo plazo. Una plataforma ELM puede ayudar a resolver este problema al liberarlos del esfuerzo excesivo que exigen los procesos tradicionales, como la gestión manual de asuntos, la elaboración de informes y la supervisión. ¿El resultado? Pueden establecer y centrarse en prioridades estratégicas reales que están más en consonancia con los objetivos a largo plazo de la empresa y las partes interesadas.

Tecnología: innovar, automatizar y resolver problemas con tecnología.

Desde la automatización de procesos hasta la mejora de la eficiencia y la calidad en todos los departamentos, una solución ELM única es fundamental en este caso. Contar con una plataforma integral que abarque todo su departamento u organización y cubra todas sus necesidades es una mejor respuesta a esos retos que soluciones dispares que pueden incluir un mosaico de procesos manuales y aplicaciones ad hoc.

¿Igualmente importante? Contar con un proveedor de plataformas detrás de esa solución ELM que ofrezca una trayectoria probada en asistencia y coinnovación para garantizar el éxito de esa inversión.

Formación y desarrollo: apoye a su equipo con formación profesional específica.

El uso de servicios profesionales y recursos de formación, como los que ofrece su proveedor de software, proporciona a su equipo los fundamentos que necesita para ser eficaz y estar motivado. No solo prepara a sus nuevos empleados y personal para el éxito, sino que fortalece al equipo en general y ayuda a desarrollar habilidades en toda la organización.

Una vez más, asegúrese de que su proveedor le proporcione la formación y los materiales que necesita para sacar el máximo partido a su plataforma ELM.