Alors que les responsables des opérations juridiques et les DSI/CTO font face à la myriade de défis liés à l'adoption de la technologie des opérations juridiques et à la transformation numérique, ils doivent réfléchir à ce que seront leurs besoins demain - et pas seulement à ce que sont leurs points douloureux aujourd'hui.
Les avocats sont légendairement réfractaires au changement, et les anecdotes ne manquent pas sur les avocats qui s'accrochent à des approches dépassées et à des outils technologiques obsolètes. Les pressions commerciales et le rythme des changements dans le monde de l'entreprise ne permettent cependant pas aux services juridiques internes de rester inactifs.
Prévoir les besoins à long terme d'une entreprise en matière de ressources juridiques et la manière dont les outils technologiques des opérations juridiques y répondront ? Il s'agit là d'un aspect important de la conception d'une feuille de route efficace en matière de technologie juridique. Un bémol toutefois ? Selon Gartner, 81 % des services juridiques ne sont pas prêts pour l'avènement de la numérisation au sein de leur entreprise.
En se précipitant pour prendre des décisions d'adoption rapide afin de rester en phase avec le reste de l'organisation, un département juridique (et son équipe informatique) risque de ne pas faire des choix technologiques stratégiques et orientés vers l'avenir dans le domaine des opérations juridiques, mais plutôt des choix réactifs.
Êtes-vous stratégique ou réactif ?
Lorsque Hyperion Global Partners a examiné lesfacteurs qui poussent les entreprises à remplacer les technologies existantes, quelles sont les raisons invoquées pour justifier les changements technologiques ?
Il s'agit notamment de la disponibilité de nouvelles fonctionnalités, de l'ancienneté de la technologie en place, des efforts et des coûts nécessaires pour continuer à la soutenir, ainsi que de la quantité et de la complexité croissantes des données qu'elle doit gérer.
Les analystes ont notamment constaté que ces facteurs de décision pouvaient être divisés en deux types : stratégiques et réactifs.
Article de Hyperion Research : "Optimiser la volonté de remplacer la technologie"
Hyperion a constaté que des facteurs stratégiques ont motivé 39 % de ces décisions de mise à niveau :
Les raisons stratégiques de la mise à niveau technologique sont généralement motivées par l'évolution des besoins d'une organisation, comme la nécessité d'augmenter le volume ou la complexité des informations gérées (19 %), ou le besoin de nouvelles fonctionnalités essentielles non offertes par les applications actuelles (20 %). Lorsqu'une entreprise met à niveau sa technologie pour des raisons stratégiques, elle est plus consciente du rôle que joue la technologie dans ses opérations et cherche à intégrer activement les besoins opérationnels aux besoins technologiques.
Mais presque autant de ces décisions n'étaient pas fondées sur des préoccupations stratégiques, mais étaient "réactives" :
La décision de remplacer une technologie est considérée comme réactive si elle est prise sur la base de facteurs superficiels, tels que l'âge de la technologie, ou si la technologie a été acquise ou dissoute. Les décisions réactives sont une réponse latente à l'évolution du marché technologique et sont souvent prises par les services informatiques : la sortie d'une nouvelle version entraîne la nécessité d'une mise à niveau, une solution vieille de cinq ans est jugée obsolète ou un fournisseur de solutions est acquis, ce qui fait craindre l'obsolescence du produit. Ces facteurs réactifs sont à l'origine de 35 % des décisions d'investissement technologique aujourd'hui.
Équilibrer les besoins futurs et les demandes actuelles
Le problème des décisions réactives concernant les mises à niveau technologiques des services juridiques ? Elles sont inévitablement axées sur le présent, voire le passé récent, et ne tiennent pas compte de ce dont l'organisation aura besoin demain. Pourtant, il est impératif de se tourner vers l'avenir pour obtenir le retour le plus important et le plus durable sur un investissement technologique.
Mais les considérations à court terme restent importantes : Hyperion note que les directeurs financiers et les responsables des services juridiques souhaitent désormais que les technologies juridiques soient rentabilisées beaucoup plus rapidement :
...alors que les investissements dans les technologies juridiques étaient autrefois évalués sur la base d'un CTP de 7 à 10 ans, ces projets sont aujourd'hui planifiés sur un horizon de 3 à 5 ans. Le retour sur investissement doit donc être quasi immédiat et l'efficacité de la mise en œuvre est un facteur important dans la décision de mise à niveau technologique.
Toute nouvelle technologie juridique doit donc être en mesure de répondre aux indicateurs de performance actuels et de fournir un retour sur investissement rapide. Cependant, comme le conseille Hyperion, elle doit être sélectionnée dans une perspective à long terme :
Les dirigeants doivent évaluer leurs besoins technologiques et la manière dont ils prévoient l'évolution de ces besoins dans les trois à cinq ans à venir. Les investissements technologiques doivent donc être réalisés en prévision des besoins futurs de l'entreprise.
La "pérennité" va au-delà du produit
Le matériel et les logiciels deviennent obsolètes plus rapidement que jamais, même s'ils ont encore une utilité. Pourtant, attendre trop longtemps pour remplacer une technologie que les gens trouvent encore utile peut avoir des conséquences coûteuses.
Lorsqu'il choisit la technologie des opérations juridiques, l'acheteur doit tenir compte de la "date d'expiration" probable d'un nouvel achat. S'il a affaire à un fournisseur expert et éprouvé, il est plus probable que le produit soit conçu pour durer.
Comme l'a dit un jour un spécialiste de l'automatisation,
...les ingénieurs concepteurs, en particulier, devraient penser à l'obsolescence le plus tôt possible dans la phase de conception afin de maximiser la durée de vie d'un système ou d'un produit.
On peut souvent prédire les performances futures d'une nouvelle solution technologique en se basant sur le fait qu'elle a ou non fait ses preuves - quel est le bilan du produit ? Le cas échéant ? Et du fournisseur qui en est à l'origine ?
Ainsi, lorsqu'il cherche parmi la foule croissante de startups et de jeunes pousses de la "legal tech" une offre technologique de Legal Ops véritablement à l'épreuve du temps, notre acheteur hypothétique doit prendre en compte de multiples facteurs :
Fonctionnalité
Jeu
Les caractéristiques d'un produit doivent non seulement répondre aux besoins actuels, mais aussi présenter une valeur ajoutée pour l'avenir. Il s'agit notamment d'ouvrir de nouvelles possibilités pour étendre la portée et l'utilité du produit dans les années à venir. Un exemple ? Les capacités d'intégration d'un produit, de sorte qu'il ne fonctionne pas seulement au sein d'un ensemble de technologies juridiques existant, mais qu'il puisse s'intégrer à des ajouts ultérieurs à cet ensemble.
Facilité d'utilisation
d'utilisation
La facilité d'utilisation est l'une des caractéristiques essentielles d'un produit technologique de qualité supérieure dans le domaine des opérations juridiques. Quel est l'un des principaux obstacles à l'adoption de nouvelles technologies dans une entreprise ? Le fait même de demander aux utilisateurs d'apprendre quelque chose de nouveau. En outre, il se peut qu'ils aient déjà eu de mauvaises expériences en matière d'adoption de technologies, ce qui les a rendus méfiants à l'égard d'un nouveau produit. En leur offrant une expérience utilisateur simple et intuitive, vous les rendrez plus enclins à adopter un nouvel outil. Dans la profession juridique, le temps a une valeur inestimable - et plus un produit fait gagner de temps aux utilisateurs juridiques, plus ils l'accueilleront favorablement. En réduisant les courbes d'apprentissage et en diminuant (voire en éliminant) le besoin de formation, vous économiserez du temps et de l'argent à chaque fois que de nouveaux utilisateurs seront intégrés. En outre, la productivité des utilisateurs s'améliore plus rapidement, ce qui accélère le délai de rentabilité.
L'avenir
Flexibilité
L'un des grands avantages du SaaS réside dans la manière dont les mises à jour sont gérées par le fournisseur. Néanmoins, une technologie d'exploitation juridique doit être conçue dès le départ avec une flexibilité et une personnalisation intégrées, afin que les solutions puissent être adaptées aux besoins du service juridique et de l'entreprise. Ces besoins pourraient être très différents dans 3, 5 ou 10 ans, c'est pourquoi le logiciel que vous choisissez doit être capable d'évoluer en même temps que vos opérations juridiques. Cela inclut bien sûr l'évolutivité, afin de répondre à de nouvelles demandes ou à une adoption plus large.
Passé
Performance
Un leader technologique ou un produit technologique largement adopté a généralement gagné sa place en offrant des performances, une innovation, une assistance et un retour sur investissement supérieurs. Il en va de même pour la technologie des opérations juridiques. Lorsque vous évaluez un fournisseur de technologie potentiel, il ne doit pas hésiter à vous fournir des études de cas, des cas d'utilisation, des témoignages d'utilisateurs, des références, des mesures d'adoption et de mise en œuvre... toutes les preuves dont un acheteur a besoin pour sentir qu'il fait un investissement sûr. Vous ne souscrivez pas seulement au produit, mais aussi aux antécédents et à la réputation de l'entreprise qui en est à l'origine.
Partenariat et
Co-innovation
Un produit ne peut être réellement "à l'épreuve du temps" que s'il est conçu sur la base d'une compréhension profonde des personnes qu'il doit servir. L'avènement du "Legal 2.o" ne peut pas reposer uniquement sur l'adoption de nouvelles technologies - il doit être basé sur une technologie de gestion juridique que les gens veulent vraiment et peuvent vraiment utiliser. Pour un fournisseur de technologie, il n'est possible d'atteindre ce but qu'en s'associant constamment avec les clients pour co-innover des solutions aux problèmes actuels et établir une feuille de route viable pour le produit. Ainsi, lors de l'évaluation d'un fournisseur, l'une des principales choses qu'un acheteur de technologie d'exploitation juridique devrait évaluer n'est pas seulement les compétences techniques du fournisseur : c'est sa volonté d' écouter.
Soutenu
Soutien
Un fournisseur fiable doit se concentrer sur la réussite des clients/utilisateurs et suivre les principes éprouvés qui permettent d'y parvenir. Il doit également montrer qu'il s'est engagé à fournir une assistance continue à ses clients. Certains fournisseurs sont coupables de ne fournir qu'une assistance temporaire ou intermittente. Qu'est-ce qui va de pair avec cela ? La fiabilité et la longévité probable du fournisseur. Un acheteur doit tenir compte des risques liés à l'investissement dans une nouvelle technologie d'opérations juridiques provenant d'une entreprise en phase de démarrage ou d'une entreprise susceptible d'être rachetée par un concurrent qui pourrait mettre le produit au rancart.
