Au-delà du ROI de l'automatisation des flux de travail - Qu'est-ce que le T2V ?
Au-delà du ROI de l'automatisation des flux de travail - Qu'est-ce que le T2V ?

Au-delà du ROI de l'automatisation des flux de travail - Qu'est-ce que le T2V ?

Kelli Negro |

Quel que soit le type de transformation numérique auquel une entreprise aspire, sa vision doit être clairement axée sur les avantages que procure la technologie. Mais quelle est la rapidité avec laquelle elle perçoit le retour sur investissement et les autres avantages ? C'est tout aussi important pour prendre la décision d'adopter une plateforme.

Lors du salon LegalTech de cette année, on a beaucoup parlé de retour sur investissement. Mais il y a eu un manque choquant de messages sur la rapidité avec laquelle un adopteur de plateforme verra un retour sur investissement de la technologie qu'il a choisi de mettre en œuvre.

Si l'on parle de "retour sur investissement", la plupart d'entre nous commenceront à penser au "retour" en termes de résultats. Combien cela va-t-il permettre d'économiser ? Combien de revenus générera-t-il directement ou indirectement ? C'est ce qui ressort de notre propre calcul de retour sur investissement concernant l'application de l'automatisation du flux de travail à un processus d'accord de non-divulgation juridique (NDA) :

Calcul du retour sur investissement de l'automatisation des flux de travail

Lors de l'évaluation d'une plateforme technologique de processus, nous pensons qu'un adoptant potentiel devrait sortir du cadre du retour sur investissement. Il doit s'intéresser à un autre paramètre tout aussi important : le délai de réalisation de la valeur (Time-To-Value, T2V).

Quelle est la véritable vitesse de récupération ?

T2V

Le délai de retour sur investissement est une mesure du temps nécessaire pour rentabiliser l'investissement dans une plateforme d'automatisation des flux de travail. Les avantages d'un retour sur investissement plus rapide sont évidents : plus vite vous dépassez le seuil de rentabilité, plus vite l'entreprise commence à tirer profit de l'adoption.

Les deux produits hypothétiques d'automatisation du flux de travail présentés dans le graphique ci-dessous offrent chacun des T2V différents. La plateforme A atteint le "point de retour sur investissement" beaucoup plus rapidement que la plateforme B, de sorte que les dividendes commencent à s'accumuler pour l'organisation beaucoup plus tôt.

Graphique temps-valeur pour l'automatisation des flux de travail

Il existe bien sûr de multiples facteurs qui peuvent avoir un impact sur le T2V :

  • Le coût de la plateforme, qu'il s'agisse d'un abonnement ou d'un achat pur et simple.
  • la rapidité et l'ampleur de sa mise en œuvre dans l'ensemble de l'organisation.
  • Les coûts d'infrastructure, s'il y en a, sont dictés par la configuration de la plate-forme (matériel de réseau ou serveurs sur site, par exemple).
  • Les coûts d'assistance, par exemple pour une plateforme nécessitant une intégration et une maintenance plus pratiques de la part du personnel informatique interne Les exigences en matière de formation et la courbe d'intégration des employés.
  • Comment et où la plateforme est-elle appliquée ; est-elle déployée pour des processus où les améliorations permettent d'obtenir des rendements élevés ?

Une autre considération ? Nous devrions toujours nous demander ce qui définit la "valeur" réelle pour l'organisation.

Quel est le "retour" dont nous parlons ?

La valeur globale d'une solution d'automatisation des flux de travail ne se limite pas à l'argent. Ainsi, lorsque l'on calcule l'étendue totale des "dimensions de la valeur" qu'une plateforme apporte à l'entreprise, il faut prendre en compte certains des autres effets que nous avons observés. Il s'agit notamment des "avantages involontaires" qui peuvent profondément remodeler un lieu de travail :

  • Gains de réactivité et d'agilité : L'amélioration de l'agilité opérationnelle permet à l'entreprise de mieux gérer le travail existant et de saisir les opportunités nouvelles ou inattendues dès qu'elles se présentent. Pour les organisations de services publics et privés, il existe une variété d'indicateurs clés de performance (ICP) de la gestion des processus d'entreprise (BPM) que les responsables peuvent utiliser pour évaluer les scénarios avant et après la WFA. Il s'agit notamment des taux d'erreur, du nombre d'instances de chaque processus ou document, des mesures de saisonnalité, des opportunités commerciales par utilisateur et par période, du délai d'achèvement des étapes du processus, du délai d'achèvement du processus global, des scores de conformité aux accords de niveau de service et d'autres encore.
  • Amélioration du moral : Les entreprises qui ont adopté l'automatisation des flux de travail ont vu leurs employés, en particulier les Millennials, développer une vision plus positive du lieu de travail ; ces derniers, en particulier, sont sensibles au fait qu'ils travaillent ou non dans une organisation qui tire parti d'outils et de technologies de pointe.
  • Une collaboration accrue : La collaboration est un graal pour la plupart des organisations, car elle permet d'extraire le maximum de valeur de vos ressources humaines en fournissant un travail plus intelligent et de meilleure qualité. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles une plateforme d'automatisation des flux de travail dotée de fonctions de collaboration intégrées peut être un outil important pour transformer la culture opérationnelle, que ce soit au sein d'un seul département ou dans l'ensemble de l'organisation.
  • Renforcement des liens avec les clients et les parties prenantes : Une fois les tâches répétitives automatisées, l'équipe de l'entreprise et ses clients ou parties prenantes sont déchargés d'une partie de leur fardeau. Les deux parties peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes que la paperasserie ou le fait de se demander quand (ou si) un projet sera achevé.
  • Effets de halo : Un responsable d'entrepôt, par exemple, peut apprécier comment un processus de vente ou d'approvisionnement plus efficace et moins sujet aux erreurs rend son travail plus prévisible et moins stressant.
  • Un travail de meilleure qualité : Une étude menée auprès de prestataires de soins de santé ayant adopté l'automatisation des flux de travail a révélé que non seulement les avantages étaient nombreux, comme le gain de temps, la réduction du stress du personnel et l'amélioration du moral, mais aussi que la qualité réelle des soins prodigués aux patients était améliorée, car le personnel pouvait consacrer plus de temps à ce qui comptait le plus.

Il faut toujours demander "quel est le T2V" ?

C'est la question que vous devriez poser à tout fournisseur de solutions d'automatisation des flux de travail : Quelles sont les dimensions de la valeur que vous pouvez attendre de vos dépenses, et dans quel délai pouvez-vous espérer les voir se concrétiser ?

Si un fournisseur de services d'assistance technique n'arrive pas à répondre à cette question ou ne peut pas fournir d'études de cas authentiques, c'est peut-être parce qu'il a conçu son offre sans accorder suffisamment d'attention à la manière dont elle doit fonctionner dans le monde réel, en satisfaisant les besoins réels des utilisateurs.