Führungskräfte im Bereich Legal Operations und CIOs/CTOs, die sich den unzähligen Herausforderungen der Einführung von Legal-Ops-Technologien und der digitalen Transformation stellen, sollten sich Gedanken darüber machen, welche Bedürfnisse sie morgen haben werden - und nicht nur darüber, welche Probleme sie heute haben.
Es gibt viele Anekdoten über Anwälte, die an überholten Ansätzen und veralteten technologischen Werkzeugen festhalten. Der geschäftliche Druck und das Tempo des Wandels in der Unternehmenswelt erlauben es den internen Rechtsabteilungen jedoch nicht, untätig zu bleiben.
Prognostizieren Sie die langfristigen Anforderungen eines Unternehmens an die juristischen Ressourcen und wie die Technologie-Tools von Legal Ops darauf reagieren werden? Das ist ein wichtiger Aspekt bei der Erstellung einer effektiven Roadmap für Rechtstechnologie. Ein Wermutstropfen in diesem Zusammenhang? Laut Gartner sind 81 % der Rechtsabteilungen nicht auf die Digitalisierung in ihren Unternehmen vorbereitet.
Wenn eine Rechtsabteilung (und ihr IT-Team) überstürzt schnelle Entscheidungen trifft, um mit dem Rest des Unternehmens Schritt zu halten, trifft sie möglicherweise keine strategischen, zukunftsorientierten Legal Ops-Technologieentscheidungen, sondern reaktive Entscheidungen.
Verhalten Sie sich strategisch oder reaktiv?
Als Hyperion Global Partners dieFaktorenuntersuchte, die Unternehmen dazu veranlassen, bestehende Technologien zu ersetzen, was waren die Gründe für einen Technologiewechsel?
Dazu gehörten die Verfügbarkeit neuer Funktionen, das Alter der etablierten Technologie, der Aufwand und die Kosten für ihre weitere Unterstützung sowie die zunehmende Menge und Komplexität der zu verwaltenden Daten.
Eine Erkenntnis, die die Analysten gewonnen haben, ist, dass diese Entscheidungsfaktoren in zwei Arten unterteilt werden können: strategisch und reaktiv.
Hyperion Research Artikel: "Tuning des Antriebs zur Ersetzung von Technologie"
Hyperion fand heraus, dass 39 % der Upgrade-Entscheidungen auf strategische Faktoren zurückzuführen sind:
Strategische Gründe für die Aufrüstung der Technologie sind im Allgemeinen durch die Entwicklung der Bedürfnisse eines Unternehmens bedingt, wie z. B. die Notwendigkeit, das Volumen oder die Komplexität der verwalteten Informationen zu erhöhen (19 %), oder der Bedarf an neuen wesentlichen Funktionen, die von den aktuellen Anwendungen nicht angeboten werden (20 %). Wenn ein Unternehmen seine Technologie aus strategischen Gründen aufrüstet, ist es sich der Rolle, die die Technologie in seinen Abläufen spielt, stärker bewusst und versucht, die betrieblichen Anforderungen aktiv mit den technologischen Anforderungen zu verbinden.
Aber fast ebenso viele dieser Entscheidungen beruhten nicht auf strategischen Erwägungen, sondern waren "reaktiv":
Die Entscheidung, eine Technologie zu ersetzen , gilt als reaktiv, wenn sie auf der Grundlage oberflächlicher Faktoren getroffen wird, wie dem Alter der Technologie, oder wenn die Technologie erworben oder aufgelöst wurde. Reaktive Entscheidungen sind eine latente Reaktion auf Veränderungen auf dem Technologiemarkt und werden häufig von IT-Abteilungen getroffen - eine neue Version wird veröffentlicht, die die Notwendigkeit eines Upgrades nach sich zieht, eine fünf Jahre alte Lösung wird als veraltet angesehen oder ein Lösungsanbieter wird übernommen, was zu Befürchtungen über die Veralterung des Produkts führt. Diese reaktiven Faktoren machen heute ganze 35 % der Investitionsentscheidungen im Technologiebereich aus.
Abwägung zwischen zukünftigen Bedürfnissen und gegenwärtigen Anforderungen
Das Problem bei reaktiven Entscheidungen über Technologie-Upgrades im Bereich Legal Ops? Sie beziehen sich zwangsläufig auf die Gegenwart oder sogar die jüngste Vergangenheit und berücksichtigen nicht, was die Organisation morgen braucht. Ein Blick in die Zukunft ist jedoch unabdingbar, um den größten und nachhaltigsten Nutzen aus einer Technologieinvestition zu ziehen.
Kurzfristige Erwägungen spielen jedoch nach wie vor eine Rolle: Hyperion stellt fest, dass CFOs und Leiter von Rechtsabteilungen jetzt eine schnellere Amortisierung von Rechtstechnologien wünschen :
...während Investitionen in die Rechtstechnologie früher auf der Grundlage von Gesamtbetriebskosten von 7 bis 10 Jahren bewertet wurden, werden diese Projekte heute mit einem Zeithorizont von 3 bis 5 Jahren geplant. Daher muss die Kapitalrendite nahezu unmittelbar sein, und die Effizienz der Implementierung ist ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für ein Technologie-Upgrade.
Daher muss jede neue Rechtstechnologie in der Lage sein, die aktuellen KPIs zu erfüllen und einen schnellen ROI zu erzielen. Dennoch muss sie, wie Hyperion rät, mit Blick auf die Langfristigkeit ausgewählt werden:
Die Manager müssen ihre technologischen Anforderungen bewerten und abschätzen, wie sich diese Anforderungen in 3 bis 5 Jahren entwickeln werden. Technologieinvestitionen sollten dann im Vorgriff auf den künftigen Bedarf des Unternehmens getätigt werden.
"Zukunftssicher" geht über das Produkt hinaus
Hardware und Software veralten schneller als je zuvor, auch wenn sie noch nützlich sein können. Wenn man jedoch zu lange wartet, um eine Technologie zu ersetzen, die man noch als nützlich empfindet, kann dies kostspielige Folgen haben.
Bei der Auswahl von Legal Ops-Technologien muss ein Käufer berücksichtigen, welches "Verfallsdatum" er bei einem Neukauf wahrscheinlich hat. Wenn er es mit einem erfahrenen und bewährten Anbieter zu tun hat, ist es wahrscheinlicher, dass das Produkt auf Langlebigkeit ausgelegt ist.
Wie es ein Automatisierungsspezialist einmal ausdrückte,
...sollten insbesondere Konstrukteure so früh wie möglich in der Konstruktionsphase an die Veralterung denken, um die Lebensdauer eines Systems oder Produkts zu maximieren.
Die künftige Leistung einer neuen technischen Lösung lässt sich oft daran ablesen, ob sie sich in der Vergangenheit bewährt hat - wie ist die Erfolgsbilanz des Produkts? Wenn überhaupt? Und die des Anbieters, der dahinter steht?
Bei der Suche nach einem wirklich zukunftssicheren Technologieangebot für den Bereich Legal Ops muss unser hypothetischer Käufer also mehrere Faktoren abwägen, wenn er sich durch die wachsende Zahl von "Legal Tech"-Startups und Emporkömmlingen wühlt:
Merkmal
Satz
Die Funktionen, die ein Produkt bietet, müssen nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern sollten auch in Zukunft einen Wert darstellen. Dazu gehört auch, dass sie neue Möglichkeiten eröffnen, um die Reichweite und den Nutzen des Produkts in den kommenden Jahren zu erweitern. Ein Beispiel? Die Integrationsfähigkeiten eines Produkts, so dass es nicht nur innerhalb eines bestehenden juristischen Technologiepakets funktioniert, sondern auch in spätere Erweiterungen dieses Pakets integriert werden kann.
Benutzerfreundlichkeit
Verwendung
Ein wesentliches Merkmal eines hervorragenden Legal Ops-Technologieprodukts ist seine Benutzerfreundlichkeit. Was ist eine der größten Hürden für die Einführung neuer Technologien in einem Unternehmen? Die Tatsache, dass man von den Benutzern verlangt, etwas Neues zu lernen. Möglicherweise haben sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit der Einführung neuer Technologien gemacht, so dass sie jedem neuen Produkt gegenüber misstrauisch sind. Wenn man ihnen ein einfaches und intuitives Benutzererlebnis bietet, sind sie eher bereit, ein neues Tool anzunehmen. In der Rechtsbranche hat Zeit einen hohen Stellenwert - und je mehr Zeit ein Produkt den Anwendern spart, desto mehr werden sie es begrüßen. Durch die Verkürzung der Lernkurve und die Verringerung (oder sogar den Wegfall) des Schulungsbedarfs sparen Sie jedes Mal Zeit und Geld, wenn neue Benutzer an Bord kommen. Außerdem verbessert sich die Produktivität der Benutzer schneller, was die Time-to-Value beschleunigt.
Zukunft
Flexibilität
Einer der großen Vorteile von SaaS ist die Art und Weise, wie Aktualisierungen auf der Anbieterseite gehandhabt werden. Dennoch sollte eine Legal Ops-Technologie von Anfang an mit eingebauter Flexibilität und Anpassungsfähigkeit konzipiert sein , damit die Lösungen auf die Bedürfnisse der Rechtsabteilung und des Unternehmens zugeschnitten werden können. Diese Anforderungen können in 3, 5 oder 10 Jahren ganz anders aussehen, daher sollte die von Ihnen gewählte Software das Versprechen halten, dass sie sich mit Ihren Rechtsabteilungen weiterentwickeln kann. Dazu gehört natürlich auch die Skalierbarkeit, um neuen Anforderungen oder einer breiteren Akzeptanz gerecht zu werden.
Vergangenheit
Leistung
Ein technologischer Marktführer oder ein weit verbreitetes technisches Produkt hat sich seinen Platz an der Spitze in der Regel durch überlegene Leistung, Innovation, Support und ROI verdient. Bei der Legal Ops-Technologie ist das nicht anders. Bei der Bewertung eines potenziellen Technologieanbieters sollten Sie nicht zögern, Fallstudien, Anwendungsfälle, Anwenderberichte, Referenzen, Adoptions- und Implementierungskennzahlen vorzulegen... alles, was ein Käufer braucht, um das Gefühl zu haben, dass er eine sichere Investition tätigt. Sie abonnieren nicht nur das Produkt, sondern auch die Erfolgsbilanz und den Ruf des Unternehmens, das dahinter steht.
Partnerschaft &
Ko-Innovation
Ein Produkt kann nur dann wirklich "zukunftssicher" sein, wenn es auf der Grundlage eines tiefgreifenden Verständnisses der Menschen, denen es dienen soll, entwickelt wird . Das Aufkommen von "Legal 2.o" kann nicht nur auf der Einführung neuer Technologien beruhen - es muss auf einer Legal Ops-Technologie basieren, die die Menschen wirklich wollen und nutzen können. Ein Technologieanbieter kann dieses Ziel nur erreichen, wenn er mit seinen Kunden ständig zusammenarbeitet, um gemeinsam Lösungen für aktuelle Probleme zu entwickeln und eine tragfähige Produkt-Roadmap zu erstellen. Bei der Bewertung eines Anbieters sollte ein Käufer von Legal Ops-Technologie also nicht nur die technischen Fähigkeiten des Anbieters bewerten, sondern auch seine Bereitschaft, zuzuhören.
Nachhaltig
Unterstützung
Ein zuverlässiger Anbieter sollte sich auf den Erfolg seiner Kunden/Benutzer konzentrieren und die bewährten Grundsätze befolgen, die dazu beitragen, dies zu erreichen. Er muss auch nachweisen können, dass er sich für die kontinuierliche Unterstützung seiner Kunden einsetzt. Einige Anbieter bieten nur zeitweiligen oder intermittierenden Support an. Was hängt damit zusammen? Die Zuverlässigkeit und wahrscheinliche Langlebigkeit des Anbieters. Ein Käufer muss die Risiken einer Investition in eine neue Legal Ops-Technologie von einem Unternehmen in der Frühphase oder von einem Unternehmen, das wahrscheinlich von einem Konkurrenten übernommen wird, der das Produkt ablösen könnte, berücksichtigen.
