A medida que los líderes de Operaciones Jurídicas y los CIOs/CTOs se enfrentan a los innumerables retos de la adopción de la tecnología de Operaciones Jurídicas y la transformación digital, deben tener en cuenta cuáles serán sus necesidades mañana, no solo cuáles son sus puntos débiles hoy.
Los abogados son legendariamente resistentes al cambio, y hay muchas anécdotas de abogados que se aferran a enfoques anticuados y herramientas tecnológicas obsoletas. Sin embargo, las presiones empresariales y el ritmo del cambio en el mundo corporativo no permiten que los departamentos jurídicos internos se queden de brazos cruzados.
¿Proyectar las demandas a largo plazo de una empresa sobre los recursos jurídicos y cómo las herramientas tecnológicas de Legal Ops responderán a ellas? Esa es una dimensión importante del diseño de una hoja de ruta de tecnología jurídica eficaz. Sin embargo, ¿hay un problema? Según Gartner, el 81% de los departamentos jurídicos no están preparados para la llegada de la digitalización a sus empresas.
Al apresurarse a tomar decisiones rápidas de adopción con el fin de simplemente mantenerse al día con el resto de su organización, un departamento jurídico (y su equipo de TI) pueden no tomar decisiones tecnológicas estratégicas y orientadas al futuro de Legal Ops, sino reactivas.
¿Es usted estratégico o reactivo?
Cuando Hyperion Global Partners examinó losfactores que impulsan a las empresas a sustituir las tecnologías existentes, ¿cuáles fueron las razones aducidas para realizar el cambio tecnológico?
Entre ellos, la disponibilidad de nuevas funciones, la antigüedad de la tecnología actual, el esfuerzo y los costes de mantenerla, y la creciente cantidad y complejidad de los datos que tenía que gestionar.
Una de las ideas que los analistas sacaron a la luz fue que estos factores de decisión podían dividirse en dos tipos: estratégicos y reactivos.
Artículo de Hyperion Research: "Afinar el impulso para sustituir la tecnología"
Hyperion descubrió que los factores estratégicos impulsaron el 39% de esas decisiones de actualización:
Las razones estratégicas para actualizar la tecnología suelen estar impulsadas por la evolución de las necesidades de una organización, como la necesidad de aumentar el volumen o la complejidad de la información gestionada (19%), o la necesidad de nuevas funciones esenciales que no ofrecen las aplicaciones actuales (20%). Cuando una empresa actualiza su tecnología por motivos estratégicos, es más consciente del papel que desempeña la tecnología en sus operaciones y trata de integrar activamente las necesidades operativas con las tecnológicas.
Pero casi la misma cantidad de esas decisiones no se basaron en preocupaciones estratégicas, sino que fueron "reactivas":
La decisión de sustituir la tecnología se considera reactiva si se toma basándose en factores superficiales, como la antigüedad de la tecnología, o si ésta ha sido adquirida o disuelta. Las decisiones reactivas son una respuesta latente a los cambios en el mercado tecnológico, y suelen estar impulsadas por los departamentos de TI: se lanza una nueva versión que impulsa la necesidad de actualizar, se considera obsoleta una solución de hace cinco años o se adquiere un proveedor de soluciones, lo que hace temer la obsolescencia del producto. Estos factores reactivos representan hoy en día el 35% de las decisiones de inversión en tecnología.
Equilibrar las necesidades futuras con las demandas actuales
¿Cuál es el problema de tomar decisiones reactivas sobre las actualizaciones tecnológicas de Legal Ops? Se centran inevitablemente en el presente, o incluso en el pasado reciente, y no tienen en cuenta lo que la organización necesitará mañana. Sin embargo, mirar hacia el futuro es imprescindible para obtener el mayor y más duradero rendimiento de una inversión en tecnología.
Pero las consideraciones a corto plazo siguen siendo importantes: Hyperion señala que los directores financieros y los responsables de los departamentos jurídicos quieren que la amortización de la tecnología jurídica sea mucho más rápida:
...mientras que antes las inversiones en tecnología jurídica se evaluaban con un coste total de propiedad de 7 a 10 años, ahora estos proyectos se planifican con un horizonte de 3 a 5 años. Por lo tanto, el retorno de la inversión tiene que ser casi inmediato, y la eficiencia de la implementación es un factor significativo en una decisión de actualización tecnológica.
Por tanto, cualquier nueva tecnología jurídica tiene que ser capaz de cumplir los actuales indicadores clave de rendimiento y ofrecer un rápido retorno de la inversión. Sin embargo, como aconseja Hyperion, debe seleccionarse con la vista puesta en el largo plazo:
Los directivos deben evaluar sus necesidades tecnológicas y cómo prevén que evolucionarán en un plazo de 3 a 5 años. Así pues, las inversiones tecnológicas deben realizarse en previsión de las necesidades futuras de la empresa.
"El futuro va más allá del producto
El hardware y el software se están quedando obsoletos más rápido que nunca, incluso cuando aún pueden ser útiles. Aun así, esperar demasiado para sustituir una tecnología que la gente sigue considerando útil puede tener consecuencias costosas.
A la hora de elegir la tecnología de Operaciones Jurídicas, el comprador debe tener en cuenta la "fecha de caducidad" de la nueva adquisición. Si se trata de un proveedor experto y probado, es más probable que la longevidad esté diseñada en el producto.
Como dijo un especialista en automatización,
...los ingenieros de diseño, en particular, deberían pensar en la obsolescencia lo antes posible en la fase de diseño para maximizar la vida útil de un sistema o producto.
Muchos de los resultados futuros de una nueva solución tecnológica pueden predecirse en función de si está o no "probada en el pasado ": ¿cuál es el historial del producto? ¿Si lo hay? ¿Y del proveedor que lo respalda?
Así pues, al buscar entre la creciente multitud de empresas emergentes y advenedizas de "tecnología jurídica " una oferta tecnológica de Operaciones Jurídicas realmente preparada para el futuro, nuestro hipotético comprador tiene que sopesar múltiples factores:
Característica
Juego
Las prestaciones que ofrece un producto no sólo deben satisfacer las necesidades actuales, sino que también deben presentar valor en el futuro. Eso incluye abrir nuevas oportunidades para ampliar el alcance y la utilidad del producto en los años venideros. ¿Un ejemplo? Las capacidades de integración que posee un producto, de modo que no solo funcione correctamente dentro de una pila de tecnología jurídica existente, sino que pueda integrarse con adiciones posteriores a esa pila.
Facilidad de
Utilización
Una característica esencial de un producto tecnológico superior de Legal Ops es su facilidad de uso. ¿Cuál es uno de los principales obstáculos para la adopción de nuevas tecnologías en una empresa? El mero hecho de pedir a los usuarios que aprendan algo nuevo. Además, es posible que hayan tenido malas experiencias previas con la adopción de tecnología que les hayan hecho desconfiar de cualquier producto nuevo. Si se les ofrece una experiencia de usuario sencilla e intuitiva, es más probable que adopten una nueva herramienta. En la abogacía, el tiempo tiene un valor especial, y cuanto más tiempo ahorre un producto a los usuarios jurídicos, más lo agradecerán. Al reducir las curvas de aprendizaje y disminuir (o incluso eliminar) la necesidad de formación, ahorrará tiempo y dinero cada vez que se incorporen nuevos usuarios. Además, la productividad de los usuarios mejora más rápidamente, acelerando el Time-to-Value.
Futuro
Flexibilidad
Una de las grandes ventajas de SaaS es cómo se gestionan las actualizaciones por parte del proveedor. Aun así, una tecnología de operaciones jurídicas debe diseñarse desde el principio con flexibilidad y personalización incorporadas, de modo que las soluciones puedan adaptarse a las necesidades del departamento jurídico y de la empresa. Esas necesidades pueden ser muy diferentes dentro de 3, 5 o 10 años, por lo que el software que elija debe ser capaz de evolucionar junto con sus operaciones legales. Esto incluye la escalabilidad, por supuesto, para satisfacer nuevas demandas o una adopción más amplia.
Anterior
Actuación
Por lo general, un líder tecnológico o un producto tecnológico ampliamente adoptado se ha ganado el puesto al ofrecer un rendimiento, una innovación, un soporte y un retorno de la inversión superiores. En el caso de la tecnología de operaciones jurídicas, no es diferente. A la hora de evaluar a un posible proveedor de tecnología, éste no debería dudar en proporcionar estudios de casos, casos de uso, testimonios de usuarios, referencias, métricas de adopción e implementación... todas las pruebas que un comprador necesita para sentir que está realizando una inversión segura. No sólo está suscribiendo el producto, sino también el historial y la reputación de la empresa que lo respalda.
Asociación y
Co-Innovación
Un producto solo puede estar realmente "preparado para el futuro" si se diseña en torno a un profundo conocimiento de las personas a las que debe servir. El advenimiento del "Legal 2.o" no puede basarse únicamente en la adopción de nuevas tecnologías, sino en una tecnología de operaciones jurídicas que la gente realmente quiera y pueda utilizar. Para un proveedor de tecnología, alcanzar ese objetivo solo es posible mediante la colaboración constante con los clientes para co-innovar soluciones a los problemas actuales y establecer una hoja de ruta de producto viable. Por lo tanto, al evaluar a un proveedor, uno de los aspectos principales que debe valorar el comprador de tecnología de operaciones jurídicas no es solo su capacidad técnica, sino su disposición a escuchar.
Mantenga
Apoyo
Un proveedor fiable debe centrarse en el éxito del cliente/usuario y seguir los principios probados que ayudan a conseguirlo. También tiene que demostrar un historial de compromiso con el apoyo continuado a los clientes. Algunos proveedores sólo ofrecen asistencia temporal o intermitente. ¿Qué va de la mano con esto? La fiabilidad y probable longevidad del proveedor. Un comprador debe tener en cuenta los riesgos de invertir en una nueva tecnología de Operaciones Jurídicas de una empresa en fase inicial, o de una que probablemente sea adquirida por un competidor que podría poner fin al producto.
