A medida que los responsables de operaciones jurídicas y los directores de informática y tecnología se enfrentan a los innumerables retos que plantean la adopción de tecnología y la transformación digital en el ámbito jurídico, deben tener en cuenta cuáles serán sus necesidades en el futuro, y no solo cuáles son sus puntos débiles en la actualidad.
Los abogados son famosos por su resistencia al cambio, y hay muchas anécdotas sobre abogados que se aferran a enfoques anticuados y herramientas tecnológicas obsoletas. Sin embargo, las presiones comerciales y el ritmo de cambio en el mundo empresarial no permiten que los departamentos jurídicos internos se mantengan al margen.
¿Proyectar las necesidades a largo plazo de una empresa en materia de recursos jurídicos y cómo las herramientas tecnológicas de Legal Ops darán respuesta a ellas? Esa es una dimensión importante del diseño de una hoja de ruta tecnológica jurídicaeficaz.Sin embargo, ¿hay un inconveniente? Según Gartner, el 81 % de los departamentos jurídicos no están preparados para la llegada de la digitalización a sus empresas.
Al apresurarse a tomar decisiones rápidas de adopción con el único fin de mantenerse al día con el resto de la organización, es posible que el departamento jurídico (y su equipo de TI) no tome decisiones estratégicas y orientadas al futuro en materia de tecnología para operaciones jurídicas, sino decisiones reactivas.
¿Estás siendo estratégico o reactivo?
Cuando Hyperion Global Partners examinó losfactores que obligaban a las empresas a sustituir las tecnologías existentes, ¿cuáles fueron las razones que se adujeron para realizar los cambios tecnológicos?
Entre ellos se incluían la disponibilidad de nuevas funciones, la antigüedad de la tecnología existente, el esfuerzo y los costes que suponía seguir prestándole asistencia, y el aumento de la cantidad y la complejidad de los datos que debía gestionar.
Una de las conclusiones a las que llegaron los analistas fue que estos factores decisivos podían dividirse en dos tipos: estratégicos y reactivos.
Artículo de Hyperion Research: «Ajustando el impulso para reemplazar la tecnología»
Hyperion descubrió que los factores estratégicos impulsaron el 39 % de esas decisiones de actualización:
Las razones estratégicas para actualizar la tecnología suelen estar motivadas por la evolución de las necesidades de una organización, como la necesidad de aumentar el volumen o la complejidad de la información gestionada (19 %) o la necesidad de nuevas funciones esenciales que no ofrecen las aplicaciones actuales (20 %). Cuando una empresa actualiza su tecnología por razones estratégicas, es más consciente del papel que desempeña la tecnología en sus operaciones y busca integrar activamente las necesidades operativas con las tecnológicas.
Pero casi todas esas decisiones no se basaban en consideraciones estratégicas, sino que eran «reactivas»:
La decisión de sustituir la tecnología se considera reactiva si se toma basándose en factores superficiales, como la antigüedad de la tecnología, o si la tecnología ha sido adquirida o disuelta. Las decisiones reactivas son una respuesta latente a los cambios en el mercado tecnológico y, a menudo, están impulsadas por los departamentos de TI: se lanza una nueva versión que impulsa la necesidad de actualizar, una solución de cinco años de antigüedad se considera obsoleta o se adquiere un proveedor de soluciones, lo que genera temores de que el producto quede obsoleto. Estos factores reactivos representan el 35 % de las decisiones de inversión en tecnología en la actualidad.
Equilibrar las necesidades futuras con las exigencias actuales
¿Cuál es el problema de tomar decisiones reactivas sobre las actualizaciones tecnológicas de Legal Ops? Inevitablemente se centran en el presente, o incluso en el pasado reciente, y no tienen en cuenta lo que la organización necesitará mañana. Sin embargo, mirar hacia el futuro es imprescindible para obtener el mayor y más duradero rendimiento de una inversión tecnológica.
Pero las consideraciones a corto plazo siguen siendo importantes: Hyperion señala que los directores financieros y los responsables de los departamentos jurídicos ahora quieren ver una rentabilidad mucho más rápida de la tecnología jurídica:
... mientras que las inversiones en tecnología jurídica se evaluaban antes en función de un coste total de propiedad (TCO) de entre 7 y 10 años, ahora estos proyectos se planifican con un horizonte de entre 3 y 5 años. Por lo tanto, el retorno de la inversión debe ser casi inmediato, y la eficiencia de la implementación es un factor importante en la decisión de actualizar la tecnología.
Por lo tanto, cualquier nueva tecnología jurídica debe ser capaz de cumplir los KPI actuales y ofrecer un rápido retorno de la inversión. Sin embargo, tal y como aconseja Hyperion, debe seleccionarse con vistas al largo plazo:
Los gerentes deben evaluar sus requisitos tecnológicos y cómo prevén que estas necesidades evolucionarán en un plazo de 3 a 5 años. Por lo tanto, las inversiones en tecnología deben realizarse anticipándose a las necesidades futuras de la empresa.
«Preparado para el futuro» va más allá del producto
El hardware y el software se están quedando obsoletos más rápido que nunca, incluso cuando aún pueden ser útiles. Sin embargo, esperar demasiado tiempo para sustituir una tecnología que la gente sigue considerando útil puede tener consecuencias costosas.
A la hora de elegir tecnología para operaciones jurídicas, el comprador debe tener en cuenta cuál será la «fecha de caducidad» probable de una nueva adquisición. Si trata con un proveedor experto y de probada solvencia, es más probable queel producto esté diseñado para tener una larga vida útil.
Como dijo una vez un especialista en automatización:
... los ingenieros de diseño, en particular, deben pensar en la obsolescencia lo antes posible en la fase de diseño para maximizar la vida útil de un sistema o producto.
El rendimiento futuro de una nueva solución tecnológica puede predecirse en gran medida basándose en si ha sido «probada en el pasado»: ¿cuál es el historial del producto? ¿Existe? ¿Y el del proveedor que lo respalda?
Por lo tanto, al buscar entre la creciente multitud de nuevas empresas y startups de «tecnología jurídica» una oferta tecnológica para operaciones jurídicas verdaderamente preparada para el futuro, nuestro comprador hipotético debe sopesar múltiples factores:
Característica
Establecer
Las características que ofrece un producto no solo deben satisfacer los requisitos actuales , sino que también deben aportar valor en el futuro. Esto incluye abrir nuevas oportunidades para ampliar el alcance y la utilidad del producto en los próximos años. ¿Un ejemplo? Las capacidades de integraciónque posee un producto, de modo que no solo funcione correctamente dentro de una pila tecnológica jurídica existente, sino que también pueda integrarse con las adiciones posteriores a esa pila.
Facilidad de uso de
Uso
Una característica esencial de un producto tecnológico de operaciones jurídicas de calidad superior es su facilidad de uso. ¿Cuál es uno de los principales obstáculos para la adopción de nuevas tecnologías en una empresa? El mero hecho de pedir a los usuarios que aprendan algo nuevo. Además, es posible que hayan tenido malas experiencias anteriores con la adopción de tecnologías, lo que les ha dejado recelosos ante cualquier producto nuevo. Ofrecerles unaexperiencia de usuariosencilla e intuitivasignifica que serán más propensos a adoptar una nueva herramienta. En la profesión jurídica, el tiempo tiene un valor incalculable, y cuanto más tiempo ahorre un producto a los usuarios jurídicos, más lo acogerán con agrado. Al reducir las curvas de aprendizaje y disminuir (o incluso eliminar) la necesidad de formación, ahorrará tiempo y dinero cada vez que se incorporen nuevos usuarios. Además, la productividad de los usuarios mejora más rápidamente, lo que acelerael tiempo de amortización.
futuro
Flexibilidad
Una de las grandes ventajas del SaaS es cómo se gestionan las actualizaciones por parte del proveedor. Aun así, una tecnología de operaciones jurídicas debe diseñarse desde el principio con flexibilidad y personalización integradas, de modo que las soluciones puedan adaptarse a las necesidades del departamento jurídico y de la empresa. Esas necesidades pueden ser muy diferentes dentro de 3, 5 o 10 años, por lo que el software que elija debe ofrecer la garantía de poder evolucionar junto con sus operaciones jurídicas. Eso incluye, por supuesto, la escalabilidad, para satisfacer nuevas demandas o una adopción más amplia.
en el pasado
Actuación
Un líder tecnológico o un producto tecnológico ampliamente adoptado suele ganarse su posición de liderazgo gracias a su rendimiento superior, innovación, asistencia y retorno de la inversión. En el ámbito de la tecnología para operaciones jurídicas, no es diferente. Cuando evalúe a un posible proveedor de tecnología, esteno debe dudar en proporcionarle estudios de casos, casos de uso, testimonios de usuarios, referencias, métricas de adopción e implementación... toda la evidencia que un comprador necesita para sentir que está realizando una inversión segura. No solo se está suscribiendo al producto, sino también al historial y la reputación de la empresa que lo respalda.
Asociación y «
»
Coinnovación
Un producto solo puede estar realmente «preparado para el futuro» si se diseña a partir de un profundo conocimiento de las personas a las que debe servir. La llegada de «Legal 2.0» no puede basarse únicamente en la adopción de nuevas tecnologías, sino que debe basarse en la tecnología de operaciones legales que la gente realmente quiere y puede utilizar. Para un proveedor de tecnología, alcanzar ese objetivo solo es posible colaborando constantemente con los clientes para innovar conjuntamente en soluciones a los puntos débiles actuales y trazar una hoja de ruta viable para el producto. Por lo tanto, a la hora de evaluar a un proveedor, uno de los aspectos principales que debe valorar un comprador de tecnología Legal Ops no es solo la capacidad técnica del proveedor, sino su disposición a escuchar.
o sostenido
Apoyo
Un proveedor fiable debe centrarse en el éxito del cliente/usuario y seguir los principios probados que ayudan a lograrlo. También debe demostrar un historial de compromiso con la asistencia continua a los clientes. Algunos proveedores son culpables de ofrecer solo asistencia temporal o intermitente. ¿Qué va de la mano con esto? La fiabilidad y la probable longevidad del proveedor. El comprador debe tener en cuenta los riesgos de invertir en una nueva tecnología de operaciones jurídicas de una empresa en fase inicial o de una que probablemente sea adquirida por un competidor que pueda retirar el producto del mercado.
