3 raisons supplémentaires d'adopter une solution de mise en attente juridique en mode SaaS ?

Dans un billet précédent, nous avons exploré trois grandes raisons d'abandonner les processus manuels de conservation des documents juridiques de l'ancienne école au profit du nouveau domaine très efficace des solutions de conservation des documents juridiques en mode SaaS.

Comme nous mentionnés, Une mise en suspens juridique peut s'avérer complexe, dévoreuse de ressources et d'une inexactitude exaspérante, et ouvre la voie à des risques de non-conformité et à des résultats moins qu'idéaux en cas de litige.

Mieux intégrer et collaborer

Dans un service juridique interne de taille moyenne (ou même petite), il y a un flux constant d'affaires à gérer et de tâches à exécuter. En dehors du service juridique, les différentes unités et groupes de l'entreprise sont naturellement occupés à gérer leurs propres opérations complexes.

Mais réduire le risque de détérioration accidentelleIl est donc impératif que les unités et les équipes interfonctionnelles de l'ensemble de l'entreprise soient au courant des détentions légales et des données ou actifs spécifiques qu'elles cherchent à identifier. Utiliser des approches manuelles et conventionnelles pour coordonner cela et obtenir les bons résultats ? C'est pratiquement impossible.

Comme nous l'avons souligné dans Motif #2 dans notre message précédentDans ce contexte, une solution de mise en suspens juridique SaaS intégrée à une base de données RH ou d'entreprise permet d'identifier rapidement et précisément les bons dépositaires pour des données et des documents particuliers. Mais les avantages de l'intégration multiplateforme/produit peut aller encore plus loin si un outil de mise en suspens juridique est connecté à des systèmes de gestion des dossiers, de gestion du contenu et des actifs, de courrier électronique, d'annuaires globaux, etc :

• Une meilleure communication automatisée vastl améliore la conservation des données, alors que maximiser l'efficacité et les économies.
• La mise en suspens pour raisons juridiques peut être lancé depuis l'intérieur de la gestion intégrée des dossiersplutôt que séparément.
• Le statut du dépositaire et de la conservation des données peut être suivi et rapports centralisés.

Un autre avantage important ?

• L'amélioration de la communication, de la collaboration et de la réactivité entre le service juridique et les autres équipes de l'entreprise permet d'établir un partenariat - et d'améliorer la qualité de la communication. élève la stature des juristes au sein de l'organisation.

Maîtriser les coûts des fournisseurs pour la collecte et le traitement des données ESI

Une mise en suspens juridique mal exécutée peut faire grimper les coûts liés à l'administration de la preuve électronique. Comment ? Une fois que vous avez identifié les ESI pertinentes, la tâche suivante consiste à les collecter et à les traiter ("culling") afin d'éliminer toutes les données ou tous les documents non pertinents, puis à les stocker en vue de leur examen.

Pour ce faire, les services juridiques internes se tournent souvent vers les fournisseurs externes, les consultants en médecine légaleou même leurs propres services informatiques. Mais si des erreurs d'identification ont été commises au cours de la procédure de rétention légale - par exemple en n'identifiant pas toutes les données pertinentes - cela peut entraîner des coûts supplémentaires de collecte et de traitement.

Les coûts de collecte et de traitement peuvent s'élever rapidement, car de nombreux fournisseurs facturent leur travail à l'heure ou à l'appareil. Voici un exemple élémentaire qui se situe au bas de l'échelle, pour une seule affaire relativement modeste :

Maintenant, extrapolez ce chiffre à plusieurs affaires, ou à des affaires plus complexes impliquant beaucoup plus d'appareils dans un environnement d'entreprise de grande taille - et calculez ensuite les coûts supplémentaires causés par un processus de mise en suspens juridique de qualité inférieure.

Un coût supplémentaire pour le vendeur ? Ces données doivent être chargées dans un outil d'examen des documents. Cette opération est elle aussi souvent externalisée et les fournisseurs facturent généralement le traitement et le chargement des données par gigaoctet. Cela peut coûter environ $150-250 pour le traitement de chaque gigaoctet, et encore $50-100 par gigaoctet pour le chargement dans l'outil de révision. Encore une fois, imaginez le coût s'il y a des dizaines de milliers, voire des millions de documents associés à une affaire donnée, et qu'un processus de mise en suspens juridique déficient entraîne encore plus de travail pour le fournisseur.

Éliminer les frais d'entretien avec le dépositaire

La procédure de mise en suspens est la suivante fondée sur un engagement efficace avec les principaux dépositaires de données ou de documents potentiellement pertinents. Une fois que les données nécessaires ont été identifiées, une partie du processus de localisation de ces données consiste à interroger les dépositaires potentiels afin d'évaluer exactement quels sont les données, les documents et les enregistrements qui doivent être conservés, et où ces éléments se trouvent : dans des courriels, sur un disque dur, dans un appareil mobile, voire dans des messages textuels ou des publications sur les médias sociaux.

Traditionnellement, il incombe au service juridique de mener des entretiens en personne avec ces dépositaires afin de déterminer où se trouvent ces informations ou, souvent, de déléguer cette tâche à un avocat externe.

Le prix de la conformité peut être élevé, même dans cet exemple très conservateur :

Automatiser cette étape L'utilisation d'une solution de mise en suspens juridique SaaS peut épargner à un service juridique une grande partie des coûts liés à cette partie du processus. Comment ?

• Grâce à des interfaces de type "glisser-déposer", une équipe juridique interne peut concevoir des questionnaires personnalisés et autoguidés aux gardiens, à l'aide de modèles intégrant les meilleures pratiques juridiques et des questions approuvées par les tribunaux.
• La conception simple et claire d'un bon questionnaire en ligne signifie que les dépositaires peuvent réagir rapidement et avec précisionLes avocats de l'Union européenne ont également été consultés, ce qui a permis d'éviter les entretiens avec les avocats.
• Rappels et escalades automatisés peut également maximiser la conformité.
• Une solution SaaS de qualité générer instantanément des rapports dignes d'un audit sur le processus de mise en suspens juridique afin que vous puissiez prendre les bonnes mesures pour qu'il résiste à un examen minutieux devant un tribunal.

Vous voulez la liste complète ?

Tout est dans l'ebook, 9 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une solution de mise en attente juridique SaaS.  Vous étudiez vos options en matière de technologie juridique ou vous préparez un dossier d'adoption à présenter à d'autres parties prenantes ou à la direction ? Il s'agira d'un outil utile pour évaluer les nombreux avantages (et les inconvénients quasi inexistants) des logiciels de gestion juridique SaaS.