7 caractéristiques des programmes de conformité efficaces

Pour de nombreux professionnels de la conformité, le concept d'un programme de conformité efficace n'est pas nouveau. Le problème est d'essayer de décrypter ce que signifie réellement "efficace", ce que les régulateurs recherchent réellement et comment vous pouvez prouver que votre programme est efficace.

Nombreux sont ceux qui affirment que le véritable objectif de la conformité est de créer et de mettre en œuvre des processus et des procédures qui contribuent à atténuer le risque d'une violation de la conformité. Il n'en reste pas moins qu'en cas de violation, votre capacité à prouver que votre programme de conformité respecte les lignes directrices réglementaires peut réduire votre score de culpabilité et conduire à des réductions significatives des amendes et des pénalités.

Pour clarifier ces questions d'éthique et de conformité, nous avons récemment interviewé Hui Chen, ancienne consultante en conformité du ministère de la Justice. Lire l'interview ici. 

En attendant, nous lançons sept semaines de blogs hebdomadaires pour explorer chacune des sept caractéristiques d'un programme de conformité efficace. En examinant ces caractéristiques, définies par les Federal Sentencing Guidelines of Organizations, nous pouvons vous aider à comprendre ce que les régulateurs recherchent et ce qu'il faut faire pour que vos efforts de conformité soient vraiment efficaces.

Au cours des sept prochaines semaines, nous explorerons les caractéristiques suivantes :

1. Politiques et procédures écrites
2. Supervision du programme
3. Diligence éthique
4. Formation et communication
5. Suivi et efficacité
6. Application de la loi et enquêtes internes
7. Remédiation

Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur la première mesure de l'efficacité : les politiques et procédures écrites de l'entreprise.

Politiques et procédures écrites

Les politiques écrites constituent la base des attentes et de la conduite d'une entreprise, tandis que les procédures mettent en œuvre ces normes. Toutefois, il ne suffit pas d'avoir des politiques et des procédures.

Avec la publication en février 2017 de son "Évaluation d'un programme de conformité d'entreprise", le ministère de la Justice (DOJ) a donné un aperçu de son processus d'enquête. La publication met en évidence les questions les plus fréquemment posées, ainsi que les principaux éléments d'enquête qui tiennent compte de la gestion et de l'examen, de l'accessibilité et de l'intégration opérationnelle.

"Le code de conduite d'une entreprise est souvent le fondement d'un programme de conformité efficace", indique la publication. Le code permet de s'assurer que les politiques et les procédures sont gérées efficacement, qu'elles appartiennent aux services et aux personnes appropriés et qu'elles sont révisées périodiquement. Ces trois étapes sont des éléments essentiels de tout programme de conformité.

Les organisations qui ne peuvent pas prouver clairement la genèse et l'historique d'une politique par des révisions périodiques ne sont pas en mesure de démontrer le type de rigueur que les régulateurs recherchent. En conservant des politiques écrites, les organisations ont la possibilité de prouver que leur entreprise accorde une grande importance à la conduite attendue de ses employés.

Une fois le programme mis en œuvre, de nombreuses organisations ne parviennent pas à fournir un programme clairement communiqué, pertinent et accessible à leurs employés.

Hui Chen met les organisations au défi de réfléchir à l'objectif de leurs politiques et procédures et de se demander si elles se contentent de remplir des cases à cocher ou si elles ont un impact réel sur le comportement de leurs employés.

"J'ai rarement rencontré quelqu'un qui s'était rendu coupable d'une mauvaise conduite et qui ignorait sincèrement que ce qu'il faisait était mal", déclare Chen. "Le problème ne réside pas dans la connaissance. Le problème, c'est le comportement. Vous devriez mesurer le comportement.

L'attention portée par une organisation à l'accessibilité prouve aux régulateurs qu'elle fait tout ce qui est en son pouvoir pour former au mieux ses employés et veiller à ce que ces derniers disposent des informations dont ils ont besoin, en fonction de leur rôle, pour mener leurs activités de manière éthique et conforme.

Après s'être assurées que les politiques et les procédures sont gérées, révisées, accessibles et pertinentes de manière cohérente, les organisations devraient se concentrer sur la mise en œuvre opérationnelle. Elles doivent être en mesure de démontrer que les politiques fonctionnent réellement et de prouver la compréhension des employés grâce à des mesures continues.

Dans son interview, Mme Chen a indiqué que les organisations devraient réfléchir en permanence au fonctionnement de leur système. L'adaptation des politiques et des procédures est un élément essentiel de la remédiation, que nous aborderons plus en détail dans l'article de blog consacré à la septième caractéristique.

Si les politiques et les procédures ne sont qu'une des sept caractéristiques d'un programme de conformité efficace, elles constituent la base sur laquelle ces programmes sont construits. Il est impossible d'avoir un programme de conformité solide et efficace sans cette base.

Revenez la semaine prochaine pour découvrir les deuxième caractéristique : la surveillance du programme. D'ici là, nous vous invitons à visiter notre site web pour savoir comment Mitratech peut vous aider à mettre en œuvre un programme de conformité efficace.