Cas d'utilisation : Traitement des questions des employés grâce à l'automatisation de la gestion des politiques

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Les approches actuelles, essentiellement descendantes, pour répondre aux questions des employés sur les nouvelles politiques ? Elles manquent de flexibilité et d'efficacité.

Les solutions actuelles de gestion des politiques et des procédures sont très efficaces pour diffuser les nouvelles politiques au sein d'une organisation. Il est normal qu'après avoir reçu une mise à jour de la politique ou de la procédure, les employés se posent des questions sur un ou plusieurs éléments de la nouvelle politique et souhaitent consulter l'équipe juridique de l'organisation.

Dans l'idéal, il existerait une voie de communication native par laquelle les employés pourraient facilement initier un tel échange. Or, comme la plupart des systèmes conventionnels de gestion des politiques sont orientés vers la diffusion, et ne permet pas un dialogue bidirectionnelDe nombreuses organisations se tournent vers le courrier électronique pour faciliter les échanges entre les employés et les services juridiques.

Pourtant le courrier électronique individuel n'est pas la solution idéaleElle ne permet pas non plus de conserver ces conversations potentiellement importantes dans un format facilement accessible et contrôlable.

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Défi : Préserver les communications juridiques

Répondre aux préoccupations légitimes autour de la mise en œuvre de nouvelles politiques et procédures est importante pour maintenir la conformité avec de nombreuses réglementations. Il est tout aussi important l'exploitation forestière et la préservation les demandes des employés et les réponses juridiques afin de faciliter les audits ou les examens réglementaires.

Il fait l'organisation peu de bien de maintenir des processus conformes si les responsables de la conformité ne peuvent pas facilement documenter ces efforts auprès des régulateurs. Les fournisseurs de solutions de gestion des politiques doivent aujourd'hui relever un défi de taille : soutenir des capacités sans friction pour gérer facilement la divulgation des politiques et les problèmes de gestion des exceptions, tels que les questions juridiques.

Solution : TAP + PolicyHub

Mitratech associe aujourd'hui sa technologie de pointe à sa technologie de pointe. solution de gestion des politiques avec des informations complètes, riche en fonctionnalités automatisation du flux de travail et le suivi de la conformité pour faciliter l'échange et la résolution des questions juridiques de manière transparente et vérifiable.

En combinant les capacités de flux de travail avancées de TAP avec les fonctions flexibles de gestion des politiques de PolicyHub, nous rendons possible la communication et la documentation des exceptions aux politiques dans l'ensemble de l'organisation, et nous prenons également en charge les fils de demande de renseignements/réponse juridiques bidirectionnels.

La flexibilité est essentielle pour adapter une solution aux environnements existants des organisations. C'est pourquoi nous fournissons la solution de gestion des politiques et les flux de travail en tant que des capacités autonomes complètes.

Ce type d'approche permet aux équipes politiques et juridiques de répondre à l'ensemble des demandes de renseignements juridiques tout en adaptant au mieux leur infrastructure de gestion des politiques à leur propre situation.

Par exemple ? Une mise à jour de la politique GDPR pourrait susciter des questions spécifiques de la part du département marketing sur la manière de façonner la communication sortante sur les pratiques de traitement des données, tandis que la même mise à jour pourrait susciter des questions juridiques de la part du département informatique sur les exigences en matière de stockage des données. La mise en place d'une solution flexible pour gérer et prendre en charge tous ces échanges est essentielle pour assurer la conformité à l'avenir.

Les avantages des solutions couplées

La combinaison des capacités de flux de travail automatisé de TAP avec les puissantes fonctions de PolicyHub permet de créer un système flexible et modulaire solution à fournisseur unique qui permet d'obtenir une série de résultats positifs :

  • Fournir un seul canal de communication natif dans le cadre de la politique permet de transmettre immédiatement les questions des employés et de fournir des réponses contextuelles.
  • Suivi des questions juridiques et des réponses aux mises à jour des politiques dans un système central vous donne la granularité nécessaire pour documenter facilement la conformité auprès des auditeurs, des régulateurs et des autorités.
  • Automatisation des processus manuels - y compris l'enregistrement, le traitement et la résolution des questions, des exceptions et des divulgations. permet d'obtenir un retour sur investissement significatif.
  • Tableau de bord et fonctions d'analyse permettent d'examiner rapidement les événements exceptionnels et de suivre l'ensemble des processus de traitement des exceptions de manière globale, en fournissant une source unique de vérité.
  • Outils intégrés intuitifs veiller à ce que les politiques et les exceptions soient gérées et appliquées de manière efficace, tout en étant conservées, distribuées et attestées avec précision.

Cet article sur le traitement des questions juridiques est notre quatrième et dernier article sur la divulgation des politiques et le traitement des exceptions, ainsi que sur la solution hybride TAP + PolicyHub émergente de Mitratech pour relever ces défis. Consultez les articles précédents de cette série pour connaître les cas d'utilisation sur les sujets suivants Cadeaux et divertissements, Conflits d'intérêtset Exceptions à la politique.

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