Cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail

Nouveaux contrats d'entrepreneur indépendant

Défi

Créez un flux de travail pour que les RH examinent et traitent les demandes de nouveaux entrepreneurs indépendants qui ne sont pas encore enregistrés dans le fichier de l'organisation.

Solution

• Des formulaires en ligne en libre-service faciles à utiliser permettent aux employés de soumettre des demandes d'examen et d'approbation des vendeurs/contractants indépendants par les RH.
• Les formulaires peuvent être construits dans TAP avec une logique commerciale intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctions, personnalisables en fonction du type d'entrepreneur ou d'autres spécificités.
• Le flux de travail peut être conçu pour tenir compte de différents paramètres : durée du contrat, autorisations, répartition des actifs/du budget, etc.
• Le flux de travail, y compris la spécification des parties prenantes et des notifications, est entièrement personnalisable.
• Une fois soumises, les demandes sont automatiquement acheminées vers les parties prenantes/gestionnaires appropriés pour examen.
• Des notifications d'approbation ou de refus peuvent être générées automatiquement et envoyées aux demandeurs et/ou aux contractants.
• En cas d'approbation, les entrepreneurs peuvent être envoyés ou dirigés vers le portail en ligne pour obtenir les formulaires requis tels que les contrats, les W-9, les 1099, les NDA ou d'autres documents.
• Les notifications automatisées peuvent inclure des alertes au service comptabilité/achats.
• Une archive sécurisée des flux de travail et de l'ensemble de la documentation, basée sur le cloud, permet un contrôle détaillé de la conformité et de l'audit.

Avantages

• Les demandes sont soumises et traitées beaucoup plus rapidement et les erreurs, les retards et les coûts sont réduits au minimum.
• Les formulaires et documents requis des fournisseurs sont acheminés et traités automatiquement.
• Le statut des contractants/fournisseurs peut être accéléré et suivi de près grâce aux tableaux de bord du TAP.
• L'amélioration de la gouvernance centrale permet d'éliminer les surcoûts inutiles et les redondances entre les fournisseurs.
• L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.