Cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail

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Lorsque Justin Hectus, DSI et RSSI de Keesal, Young & Logan, a entrepris d'organiser le processus de réception des nouveaux travaux du cabinet comme une plaque tournante tirant des données d'une série d'autres systèmes internes, il a choisi TAP comme outil d'automatisation du flux de travail juridique pour l'aider à le mettre en œuvre.

Il a constaté que le TAP fonctionnait parfaitement dans le cadre d'une architecture où plusieurs silos de données sont reliés, notamment l'eDiscovery, la gestion des conflits d'intérêts, l'e-signature, le CRM, la budgétisation et la tarification, la comptabilité et la facturation, le docketing et d'autres encore.

Défi

Automatiser le processus de réception des nouvelles affaires pour les cabinets d'avocats et les services juridiques.

Solution

• Grâce à un portail en ligne en libre-service et à des formulaires standardisés, les utilisateurs peuvent être guidés tout au long du processus d'admission avec un minimum d'erreurs ou de retards.
• Les documents d'admission peuvent être conçus sur mesure ou utiliser les modèles préformatés de TAP.
• Un référentiel complet de modèles stocke des modèles pour répondre à toutes les éventualités.
• Les formulaires, notifications et autres documents ou alertes liés à l'admission sont acheminés vers le personnel interne approprié.
• Les flux de travail peuvent être intégrés à de nombreux systèmes et bases de données externes, tels que la budgétisation, la comptabilité et la facturation, la gestion des conflits d'intérêts, les bordereaux et autres.
• Les exigences en matière d'autorité de signature sont intégrées dans le flux de travail et peuvent s'appuyer sur des outils de signature électronique sécurisés.
• Le contrôle de l'état en temps réel permet de superviser le processus.
• Des notifications et des alertes peuvent être envoyées aux parties prenantes à des moments prédéfinis tout au long du processus d'admission.

Avantages

• Le processus d'accueil des nouvelles entreprises peut être beaucoup plus rapide et efficace, de sorte que les services facturables peuvent être mis en place plus tôt.
• Les formulaires d'admission normalisés sont disponibles à tout moment et en tout lieu, sans qu'il soit nécessaire de les créer en interne ou de les faire réviser par le personnel juridique, ce qui permet de réduire les coûts.
• Les flux de travail sont automatiquement sauvegardés dans une archive Cloud sécurisée et facilement accessibles à des fins d'audit, de gouvernance et de conformité.
• L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.