让员工做好迎接 ICE 审计准备的 5 个步骤

如果您和大多数人力资源高管一样，可能会因 ICE 审计而产生许多问题和顾虑：

• 我们的 I-9 表准备好接受联邦审计了吗？
• ICE 审计会发现什么？
• 罚款数额会有多大？
• 这会导致我们不希望看到的宣传吗？
• 这对我和我的团队有何影响？

不幸收到 检查通知书（NOI）可能会让人难以承受、倍感压力，这是有道理的：它最终可能会导致高昂的罚款。因此，您的团队必须采取必要的措施，为可能的 ICE 审计做好充分准备。

为什么要在接受 ICE 审计之前采取行动？

在移民及海关执法局 I-9 表检查期间，一个组织只有三天的时间来制定适当的应对方案。在这 72 小时内，几乎没有时间进行准备和战略规划。因此，您的团队必须立即采取必要的措施，确保对 I-9 进行持续审查和更新。

在您需要降落伞之前，就应该获得降落伞。而为I-9 审核打下基础的时间则是在收到 ICE 审核通知之前。

准备 ICE 审计的 5 个步骤

每个组织都应采取以下五个关键步骤 在 在 I-9 ICE 审核之前，每个组织都应采取五个关键步骤，以便充分利用 72 小时的响应时间：

步骤 1：与指挥系统沟通，进行内部控制审计

检查通知（NOI）可以送达公司的任何一个地点，包括办公、零售或仓库场所。因此，您必须制定相关程序，确保在收到 NOI 后，团队中的每个成员都知道下一步要采取的确切措施。由于有严格的 72 小时时限，您必须明确规定组织中哪些人应该得到通知，以及如果他们无法在 72 小时内得到通知该怎么办。 如果联系不上他们应该怎么办。

值得注意的是，NOI 可以由移民及海关执法局或联邦代表亲自递交，也可以通过加盖公章的邮件寄出。穿制服的官员出现在你的门前，很可能会给你的员工敲响警钟。但是，如果 NOI 是通过挂号信寄出的，你的员工可能会觉得没有必要立即采取行动。对员工进行适当的教育，确保移民与海关执法局 的正式审计 不会误放或误认为是普通邮件。

一旦收到 NOI，我们建议员工立即采取行动，通知机构的最高级别人员。 同样，由于移民及海关执法局的审计具有极强的时间敏感性，因此必须当面通知管理人员，而不是通过语音邮件或电子邮件。 收到 NOI 后，72 小时计时立即开始。

工厂最高级别的经理接到通知后，需要联系总部办公室的相关人员。通常情况下，这些人员包括人力资源部门的高层管理人员、法律顾问以及任何 负责 I-9 表格流程或管理系统的 人员 。

应制定 明确的政策和指挥系统，以澄清后勤问题：应该通知谁？如果联系不上他们，我们该怎么办？例如，被审计办事处的管理团队可能负责通知公司人力资源部门的相关人员，而人力资源部门又负责通知法律顾问。仔细考虑这些可能出现的情况，并在政策中做出相应规定。

最后，在移民及海关执法局审核之后，您的团队必须清楚地记录并向贵公司传达审核过程和学习成果。I-9 检查过程对整个公司和未来的员工来说都将是一个巨大的学习机会。

第 2 步：确定法律顾问

我们强烈建议贵机构聘请经验丰富的律师在移民及海关执法局审核期间代表您。在整个 I-9 审核过程中，经验丰富的律师将最有能力传达您的权利并维护这些权利。如果您没有能够在审核期间代表您的内部律师，我们建议您的团队提前聘请合适的外部律师。

经验丰富的审计支持团队能够妥善应对 ICE 审计，并在整个审计过程中为您提供支持，从而降低潜在的罚款风险。

第 3 步：确定获取记录的 ICE 审核流程

在移民及海关执法局审计期间，移民及海关执法局经常要求组织提供 I-9 表以外的记录，以便联邦机构证实 I-9 表。要求提供的其他记录通常包括

• 员工名册
• 薪资报告
• 税务报表
• 公司章程
• 营业执照

确保您事先知道这些信息的位置，以及谁能够从您的各种系统和文件中生成所需的报告。

以下是我们建议您在 ICE I-9 审核前向团队提出的记录流程和存储问题的几个示例：

1. 在我们的组织中，有谁知道如何为某个工作地点调出一份报告，显示过去三年中的在职员工和离职员工，以及聘用日期、离职日期、社会保险号和出生日期？
2. 谁知道如何按地点和时间范围提取薪资报告？还是需要我们的薪资供应商参与？如果需要我们的薪资供应商参与，那么如何立即联系到合适的人？他们提取一份报告需要多长时间？
3. 谁有权查看我们的税务报表？
4. 公司章程和营业执照存放在哪里？

尽可能高效地应对 ICE 审核对您有利。因此，越早获得所需的信息，就越有时间发现问题并避免潜在的罚款。

第 4 步：了解电子 I-9 供应商将如何为您提供支持

您目前使用电子 I-9 管理系统吗？与许多注重合规性的公司一样，贵公司可能会选择使用电子 I-9 系统来管理正在进行的 I-9 表格和E-Verify流程。但并非所有的电子平台都是一样的。 因此，您需要事先充分了解在 ICE 审计时，您应该从供应商那里获得哪些支持。

请您的电子 I-9 供应商明确说明在 ICE 审计时，他们的审计支持团队将提供哪些协助。您的团队是否有一个单一的联络点？联系此人并立即得到关注的流程是什么？贵公司团队申请 ICE 所需记录的流程是什么？你的供应商对提供所要求的 I-9 记录的周转承诺是什么？显然，在严格的 72 小时期限内收到记录至关重要，但越早从供应商处收到记录，您的团队就有越多的时间来识别和减少潜在的问题。

检查通知通常会要求您提供有关电子 I-9 系统的信息，以确保该系统正确满足审计跟踪、电子签名等方面的要求。请向您的 I-9 供应商索取一份他们用于满足这一典型 NOI 要求的信息副本。经验丰富的电子 I-9 供应商应能提供他们以前使用过的已通过 ICE 审核的具体语言。

以下是我们建议每家公司在审核新的 I-9 电子管理系统时提出的问题清单。如果您已经在使用电子 I-9 系统，那么在您准备接受移民及海关执法局审核时，现在向供应商提出这些问题仍然会有所帮助：

1. 您的解决方案是否按照 ICE 的要求将所有系统活动记录到符合要求的 ICE 审计跟踪中？
2. 在提交第 2 和第 3 部分签名时，您的解决方案是否会制作一份带有日期/时间戳记的 I-9只读副本？
3. 如果更改了 I-9，是否在提交新的签名时制作一份新的只读副本，并加盖日期/时间戳记？
4. 您是否概述了电子签名的监管要求，并验证了您的解决方案符合这些要求？
5.  贵公司的 I-9 系统是否有经过 ICE 审核的客户？ 如果是，请提供商说明在其系统中创建的记录的审核结果。

专业窍门：由于移民及海关执法局经常要求查看每份 I-9 的更改历史记录，因此请确保您可以从 I-9 系统中提取一份汇总报告，显示 I-9 签署历史记录中的所有更改。