I-9 表格的目的和意义：这是一份联邦规定的两页文件，用于核实受雇在美国境内工作的个人的身份和就业许可。
I-9 表格的各部分
I-9 表格是什么样的？I-9 表格有三个部分：
第一部分：员工须在入职首日（即首次有薪工作日）前完成填写，此部分包含工作培训内容。员工需在此部分提供基本个人信息，如出生日期、住址及公民身份状态。
第2部分：雇主须在雇员开始有薪工作后第三个工作日内完成*。在第2部分中，雇主必须通过核查美国公民及移民服务局（USCIS）认可的身份证明文件，核实新雇员的身份。第2部分必须由雇主或雇主授权代表亲自完成。
请注意，若雇员工作天数不超过三天，则必须在首日工作日之前完成第2部分的填写。
第3部分：当雇员的工作授权到期，或雇员在首次填写I-9表格后三年内被重新雇佣时，由雇主填写（也可直接填写新I-9表格替代本部分）。*
3). 在第3部分中，雇主需重新核实雇员的工作授权资格，以允许其恢复有偿工作。
在正确完成第2部分后，雇主可选择或被要求将填写完整的I-9表格提交至E-Verify系统。
雇主需注意，I-9表格不仅在重新雇佣时需要更新，当现有雇员的就业授权（或证明该授权的文件）到期时也需更新。此规定特别适用于非美国公民或非公民国民的雇员。此类情况下，需使用第3部分记录重新核验过程，以确保持续符合联邦要求。 请谨记：保持I-9表格的及时更新是一项持续责任，而非一次性任务。
可接受的I-9表格文件
为满足I-9表格的要求，雇员必须提供能同时证明其身份和就业资格的文件。可接受的文件分为三类清单，具体规则如下：
- A类文件：提供同时证明身份和就业资格的文件。本类文件只需提交一份即可。
- OR
- B类文件和C类文件：若无法提供A类文件，雇员必须出示一份B类文件（用于证明身份）和一份C类文件（用于证明就业资格）。
可接受文件的示例
A类清单（身份与就业授权）
- 美国护照或美国护照卡
- 永久居民卡或外籍人士登记收据卡
- 就业授权文件卡
- 某些外国护照（附有适当的签注）
B类（仅限身份）
- 由美国各州或海外属地签发的驾驶执照或身份证
- 选民登记卡
- 美国军事卡或征兵记录
- 美洲原住民部落文件
- 由加拿大政府机构签发的驾驶执照
注：未满18岁且无法提供上述文件者，可提交学校记录、成绩单、诊所或医院记录、托儿所/幼儿园记录。
C类（仅限就业许可）
- 美国社会保障卡
- 由美国州、县或市政当局签发的出生证明原件或经认证的副本
- 美国国务院签发的海外出生证明或海外出生领事报告
- 美国公民身份证
- 居民公民使用证
雇主应仔细核查这些文件的真实性，并确保所提供的任何组合均符合要求，方可完成第2部分。
I-9表格可接受文件清单：A类、B类和C类文件
为完成I-9表格的第2部分，雇员必须出示证明其身份及在美国工作授权的文件。这些文件分为三类清单。雇员可提供：
- 一份来自A类清单的文件（同时证明身份和就业授权），
- 或提供一份B类文件（仅限身份证明）和一份C类文件（仅限就业授权证明）。
以下是每份清单的概述：
A类文件：同时证明身份和就业资格的文件
例如：
- 美国护照或美国护照卡
- 永久居民卡（“绿卡”）或外籍人士登记收据卡（I-551表格）
- 附照片的就业授权文件（I-766表格）
- 带有临时I-551印章或永久居留权打印标注的外国护照
- 外籍护照附有I-94或I-94A表格，表明获准工作
B类：仅用于证明身份的文件
通常接受的物品：
- 由国家颁发的带照片或身份信息的驾驶执照或身份证
- 由联邦、州或地方政府机构或实体签发的身份证件，前提是该证件包含照片或身份识别信息，例如姓名、出生日期、性别、身高、眼睛颜色和住址。
- 选民登记卡
- 美国军事卡或征兵记录
- 军人家属证
- 美洲原住民部落文件
- 由加拿大政府机构签发的驾驶执照
注：未满18岁且无法提供上述证明的个人，可使用学校记录、成绩单、诊所或医院记录、托儿所记录等替代材料。
列表C：仅证明就业授权的文件
可接受的文件包括：
- 由社会保障管理局签发的社会保障卡（未标注“不可用于就业”字样）
- 海外出生证明（表格FS-545）或美国国务院签发的出生报告证明（表格DS-1350）
- 由美国各州、县、市级政府机构或海外领地签发的出生证明原件或经认证的副本，并加盖官方印章。
- 美国公民身份证（表格I-197）
- 美国居民公民使用身份证（表格I-179）
- 海外出生领事报告（表格FS-240）
雇主必须亲自核查这些文件，并确保其真实有效且与出示文件的雇员相关。
在正确完成第2部分后，雇主可选择或被要求将填写完整的I-9表格提交至E-Verify系统（https://mitratech.com/products/tracker-i-9-compliance/e-verify-laws-by-state/）。
如何填写I-9表格
既然您已经了解I-9表格的用途以及各部分的填写责任人，接下来让我们逐步了解如何正确填写这份重要文件。
完成第1部分（员工信息）
第一部分完全由员工完成——别有压力！新员工必须在入职首日（含带薪培训时段）前完成此项任务。具体要求如下：
- 个人详细信息：法定姓名（及任何其他使用过的姓名，如婚前姓氏）、地址和出生日期。
- 公民身份或移民身份：员工勾选相应选项框，表明其身份为美国公民、非公民国民、合法永久居民，或持有其他在美国工作的授权。
- 补充文件：如适用，需提供以下详细信息：A号/美国公民及移民服务局编号、I-94入境登记表编号，或外国护照号码及工作许可到期日期。
- 签名与日期：员工必须在完成第1部分的当日签署姓名并注明日期——严禁倒填日期。
专业提示：若贵机构使用E-Verify系统，请提醒员工务必填写其社会保障号码。
员工完成本部分填写后，雇主应仔细核对是否有遗漏的填写内容或签名。如需修正任何内容，员工应更新表格，并在修改处签名并注明日期。
完成第2部分（雇主审核与验证）
在雇员入职后的三个工作日内，雇主需履行第2部分的义务。此环节需核实雇员身份及在美国工作的合法资格，具体要求如下：
- 亲自查验原始文件：员工须携带有效文件（详见官方文件）：
- 选项1：从A类文件中选择一份（同时证明身份和就业资格）
- 选项2：一份来自B类清单的文件（证明身份）和一份来自C类清单的文件（证明授权）
- 切勿接受复印件，除非是经认证的出生证明副本。
- 记录详情：文件类型、签发机构、文件编号及有效期（如适用）。
- 输入开始日期：填写员工实际开始有薪工作的日期。
- 完整填写并签署证明书：雇主或其授权代表必须在第2部分签署并注明日期，证明其已亲自查验文件（或在获准情况下，通过国土安全部授权的替代程序进行查验，例如E-Verify参与者可采用实时视频查验）。
若员工提交了错误文件，可要求其提供替代文件——但务必避免任何歧视嫌疑。
完成这些步骤后，您即可顺利进入第二部分。此处的正确填写至关重要：一旦面临审计，任何错误都可能造成严重后果。
现在，让我们穿越时光，探寻I-9表格的起源，以及它为何成为美国雇主入职流程中不可或缺的重要环节。
处理不合格文件
如果员工提交的文件不符合要求会怎样？雇主有义务确保所提交的文件为原件、有效期内（未过期）且属于I-9表格认可文件清单所列范围。复印件不予接受——唯一例外是经认证的出生证明复印件，这是该规则的唯一例外情况。
若雇员提供的文件不符合要求（例如已过期或未列入批准清单），雇主应礼貌告知并要求其提供符合I-9清单规定的其他有效文件。关键在于为雇员提供公平机会提交替代性合格文件——无需指定具体文件类型——以满足合规要求。此举既能确保合规性，又可避免因国籍或原籍国引发歧视的风险。
I-9表格与W-9表格的关键区别
在招聘过程中，您可能听说过I-9表格和W-9表格，但它们的用途截然不同：
- I-9表格 是关于就业资格的文件。每位雇主都必须使用该表格来确认在美国雇用的每位员工的身份和工作授权——无论该人的国籍如何。凡以标准雇员（W-2）身份录用的人员，均须填写此表格。
- W-9表格相比之下，W-9表格与税务相关。它并非用于就业授权，而是用于收集独立承包商、自由职业者或供应商的纳税人识别信息。雇主利用W-9表格中的信息生成1099表格，该表格用于税务目的报告向这些个人支付的款项。
简而言之，若您正在录用新员工，则需使用I-9表格核验其工作资格；若您聘用承包商或外部供应商，则需索取W-9表格以满足税务申报需求。这两类表格在企业合规体系中各自承担着至关重要且截然不同的职能。
西班牙语版I-9表格：哪些人可以使用？
若您想了解在美国是否可使用西班牙语版的I-9表格，答案如下：美国本土雇主通常不得使用西班牙语I-9表格进行正式填写——波多黎各地区除外。在美国本土地区，西班牙语表格仅作为参考或翻译工具，用于协助西班牙语员工理解或填写英文版本。但对于波多黎各的雇主而言，使用西班牙语版本作为正式表格不仅被允许，且获得美国公民及移民服务局（USCIS）的认可。
总而言之：
- 波多黎各以外的雇主必须填写并保留官方英文版本。
- 西班牙语版本可在整个过程中作为有用的指南。
- 波多黎各雇主可使用西班牙语表格满足联邦要求。
此项区分有助于确保所有文件均符合联邦法律要求——无论员工入职期间使用何种语言辅助。
I-9表格等同于背景调查吗？
这是一个常见的误解，但I-9表格并非背景调查。虽然雇主通常会进行背景调查——核查申请人的工作经历、教育背景或潜在犯罪记录——但I-9表格具有截然不同的特定用途。
I-9表格是入职流程的严格组成部分，其唯一目的是核实员工的身份及在美国工作的授权资格。该表格不会深入调查个人历史，不会核查推荐信或进行犯罪记录搜索——仅专注于验证您具备工作资格的证明文件。
雇主需为每位新雇员填写I-9表格，无论是否进行传统背景调查，也无论职位类型如何。
I-9 表格的历史：什么是 I-9 文件？
I-9表格的出台源于1986年《移民改革与控制法案》（IRCA）。该法案旨在实现双重目标：防止雇佣无证移民或其他未经授权在美国工作的人员，同时杜绝基于公民身份或国籍的职场歧视。
为遵守联邦法律，美国雇主必须核实每位雇员的身份及就业资格，为每位员工填写并保留I-9表格，且不得基于国籍或公民身份歧视个人。所有雇主均须强制遵守I-9合规要求，若遭移民与海关执法局（ICE）或其他联邦机构审计，将面临巨额罚款。
截至2019年5月，I-9表格已历经13次修订。最新版本于2017年7月修订，并于2017年9月18日正式生效。这些修订主要涉及增删数据字段、调整第2/第3部分所需文件要求，以及包含影响I-9表格流程的规则变更。 因此，雇主务必使用最新修订版本的表格。
若未使用最新版I-9表格，在审计时极易面临严厉处罚。查看I-9表格历代版本完整记录。
雇主如何确保符合I-9核验要求？
及时完成I-9核验工作犹如走钢丝——时限严格、存储规则具体，稍有不慎便可能引发后续麻烦。为确保合规，雇主应做到：
-
请及时完成每份I-9表格：
第一部分须由员工在入职首日之前填写完毕，第二部分则需雇主在三个工作日内完成。如有需要请设置日历提醒——毕竟没人希望因表格延误而耽误入职流程。
-
安全保留表格：
I-9表格必须以便于查阅的方式存放，以便在移民与海关执法局（ICE）或其他联邦机构进行检查时能够随时调取。这意味着应将其与常规员工档案分开存放，若采用电子化管理，则需备份电子副本。
-
定期审核您的记录：
定期内部检查有助于发现过期文件、缺失签名或过时的表格。在审计员发现之前及时纠正错误总是更可取！
-
考虑电子解决方案：
数字化I-9验证平台（如兼容E-Verify的工具）可简化文件存储、自动提醒重新验证事宜并集中管理文档——从而优化合规流程，减少文书混乱。
通过采纳这些最佳实践，雇主能够更轻松地规避合规风险，腾出时间处理其他人力资源事务，并在审计季来临时保持安心。
雇主为什么要关注 I-9 表格？
与任何联邦文件一样，I-9表格绝非儿戏。事实上，I-9表格不仅是雇佣新员工时必须填写的表格——它更是雇主、雇员与美国政府之间的一份契约，证明雇主在完成I-9表格时，所雇佣的员工确实符合联邦及州政府关于合法雇佣的指导方针。
雇主依法必须在雇员首次就业之日起三日之内，为所有W-2雇员填写I-9表格。未按要求填写I-9表格可能导致民事或刑事处罚。这项法律义务绝非官僚形式主义——不遵守规定将产生严重后果。
意外或故意违反本协议可能会给雇主和雇员带来各种麻烦，包括但不限于
- 警告通知
- 罚款
- 刑事起诉
- 工作场所突袭
- 行政听证主任办公室（OCAHO）听证会
- 法庭和解
上述不同程度的违规行为及处罚，由移民与海关执法局（ICE）在发出《检查通知书》（NOI）后予以执行。
NOI 和 I-9 表格
当移民与海关执法局（ICE）官员抵达某机构送达《检查通知书》（NOI）时，即启动ICE审计程序。接收《检查通知书》的人员需签署文件确认收讫。 我们已协助企业应对数十次I-9表格审计，建议您务必严肃对待NOI。若收到审计通知，必须立即采取行动，寻求合规专家的指导，以顺利完成ICE的检查流程。
以下是 I-9 检查流程的基本概述，以及您在收到 NOI 时可能遇到的情况。
收到通知书后，雇主须在72小时内提交所要求的I-9表格及通知书随附传票指定的其他相关文件。 美国移民与海关执法局（ICE）通常要求的补充文件包括：工资记录与纳税申报单、在职及离职员工名册、企业信息（雇主识别号、公司章程、营业执照等）、E-Verify系统信息（I-9表格对应的案件编号）及其他雇佣证明文件。尽管雇主通常有72小时响应通知书，但若存在正当理由可申请延期。
作为下一步，移民与海关执法局（ICE）官员/审计员将对雇主的I-9表格进行合规性检查。若无需修正且雇主被认定符合规定，ICE官员将通知该机构其合规状态并结案。但若发现技术性或实质性违规，雇主通常会被给予十个工作日来修正不合规的I-9表格。 延期处理极为罕见，雇主可能因I-9表格中所有实质性违规及未修正的技术性违规收到《罚款意向通知书》（NIF）。
雇主若被认定明知故犯地雇佣或继续雇佣无工作许可的工人，将被要求停止非法行为，可能面临国家移民法规定的罚款，并可能遭受刑事起诉。 明知故犯雇佣无工作许可员工的罚款标准为每次违规375至16,000加元，累犯将面临偏向较高区间的处罚。实质性违规行为的罚款标准为每次违规216至2,156加元。
需要特别注意的是，美国移民与海关执法局（ICE）是按错误或遗漏项来评估违规行为，而非按I-9表格数量计数。单份I-9表格可能存在多项违规，每项违规都可能导致罚款。
移民与海关执法局在确定罚款金额时考虑的最大因素是
- 企业规模
- 真诚努力遵守规定的证据
- 违规行为的严重性
- 违规行为是否涉及未经授权的工人
- 以前的违规历史
若收到《通知书》（NIF），美国移民与海关执法局（ICE）将提供指控文件，其中列明雇主所犯的所有违规行为。雇主可在收到《通知书》后30天内选择与ICE协商和解，或向行政听证主任办公室（OCAHO）申请听证会。
据移民与海关执法局称，将为案件指派一名行政法法官，但是，由于各方达成和解，各方服从行政法法官的批准，或者行政法法官通过听证前的处置性裁决就案情实质做出决定，许多 OCAHO 案件没有进入听证阶段。
示例：2017年9月，阿斯普伦德树木专家公司因明知故犯雇佣无证移民，被判处支付高达9500万美元的罚金及民事赔偿。尽管此案属极端案例，但它表明：那些在招聘过程中操纵雇佣法规、纵容使用虚假文件的违规者终将受到法律制裁。了解更多本案详情。
I-9表格持续更新，每隔数年便会修订。企业必须至少使用美国公民及移民服务局（USCIS）规定的最新I-9表格，并确保所有栏目均按时合规填写。Mitratech提供的I-9合规解决方案独树一帜，在联邦及移民与海关执法局（ICE）审计中保持着二十余年零罚款的完美记录。
关键的 I-9 误解
1) 参加 E-Verify 系统可取代 I-9 表格。 我们不需要同时填写这两份表格。
这是 错误。E-Verify计划并非替代I-9表格，参与该计划亦不免除雇主遵守I-9流程的义务。所有雇主均须强制执行I-9表格，而联邦承包商或在特定州雇佣员工的雇主（该州法律强制要求使用E-Verify）才需使用E-Verify系统。
I-9 表格与 E-Verify 之间的其他区别：
- I-9 用于核实身份和就业授权，而 E-Verify 是一个基于互联网的系统，用于确定就业资格。
- I-9表格无需提供社会安全号码（SSN）证明文件，但E-Verify系统则要求提供SSN。
- 必须使用 I-9 重新核实过期的就业许可，而 E-Verify 不可用于重新核实过期的就业许可。
- I-9 由雇员和雇主共同填写，而 E-Verify 则严格由雇主或雇主授权代表填写。
2) 如果 I-9 是在电子系统中，这就意味着 I-9 完全合规。
这是 错误。 无论您使用的是自主开发的电子系统、独立系统、入职套餐捆绑系统，还是与HRIS/ATS/HCM系统集成，都必须严格遵循ICE要求的记录保存标准。最终，完成I-9表格的责任始终由雇主承担。即使采用电子系统，错误也可能潜伏其中，直至ICE检查时才暴露无遗。
在评估I-9供应商时，提出正确的问题至关重要。以下是在评估电子平台时建议考虑的因素：
- I-9供应商是否拥有专门的律师团队来推动产品改进？这至关重要。
- 现有客户群是谁？I-9供应商能否提供与贵公司同行业且员工规模相当的客户推荐？
- 该供应商在市场上经营多久了？有多少客户接受过审计？其中有多少客户被处以罚款？
- 供应商是否允许第三方对其系统进行审计？
- 供应商是否记录审计追踪？这是ICE的要求。
由于合规性是 I-9 表格的核心内容，因此每个供应商都应该能够展示成功支持客户通过多次联邦审计的历史。 正如 Abercrombie & Fitch ICE 审核所证明的那样，拥有电子 I-9 系统并不能保证 ICE 会在合规性方面对公司竖起大拇指。
3) 远程员工的 I-9：I-9 的第 2 部分验证可通过视频聊天或通过电子邮件发送第 2 部分文件完成。
这是 错误。I-9表格第2部分的核验必须由雇主或其代表当面完成。若雇主或雇主代表未在雇员实际到场的情况下查验文件，则雇佣该雇员的行为不符合规定。
若采用先进的电子I-9管理平台，雇主可选择使用远程第2部分功能（如Tracker的I-9 Remote），在美国境内任何地点合规完成文件核验。
但“当面”验证究竟包含哪些环节？
第二部分由雇主（或其授权代表）填写，需核查雇员的身份证明及就业授权文件。在开始填写第二部分前，雇主应始终核对第一部分的准确性——若存在任何错误或信息缺失，雇员必须进行更正，并在修改处签名并注明日期后重新提交。
为进行核验，员工可出示以下任一证件：
- A类文件中的一份（该文件同时证明身份和就业授权），或
- 一份来自B类文件（身份证明）和一份来自C类文件（就业许可证明）。
雇主（或其授权代表）必须在雇员在场的情况下，逐份查验每份文件，以确认其是否真实有效且为原件。所有文件必须为原件、未过期，且属于可接受文件清单所列范围——复印件不予接受（经认证的出生证明复印件除外）。
致使用E-Verify系统的雇主：自2023年8月起，美国国土安全部（DHS）允许部分已注册E-Verify系统的雇主采用替代性远程程序，通过实时视频通话进行文件核验。若您符合资格并选择此方案，请务必遵循国土安全部所有要求，并按规定完整记录核验流程。
雇主核验文件后，需在I-9表格上记录文件名称、签发机构、文件编号及有效期（如有），并勾选参与E-Verify系统或远程核验的相关选项框。
若雇员提供的文件不符合要求，雇主应要求其从可接受文件清单中补交替代文件。请谨记，合规性取决于正确填写并核验第2部分——在此环节偷工减料可能导致代价高昂的失误。
4) 员工离职或被解雇后，I-9表格不再需要。
这是 错误。雇主必须为现职员工和离职员工保留I-9表格，这是绝对关键的。适用三年规则：I-9表格必须保留至雇佣日期起三年或离职日期起一年，以较晚者为准。
常见的 I-9 表格错误：
- 完成时间线被忽略。美国公民及移民服务局（USCIS）坚持严格的时间要求，这点不容忽视。
- 未填写 I-9 表格的正反两面。有两个部分必须正确填写。
- 使用 "涂白"。绝对不允许涂白
员工常犯的错误：
- 未填写姓名、出生日期或地址。
- 未填写就业首日。
- 未说明居住身份。
- 如果员工选择 "合法永久居民"，则无需输入移民局编号。
- 如果 I-9 表格是在翻译的帮助下填写的，该员工没有让翻译在表格上签名、打印姓名和日期。
其他常见错误包括：未在第1部分填写所有必填项（如遗漏其他法定姓氏，例如婚前姓氏）；未勾选正确的公民身份或移民身份选项；或未提供A号/USCIS编号、I-94入境登记表编号、外国护照号码及就业许可到期日（如适用）。 员工必须在填写当日签署并注明日期——绝不接受倒填日期。对于使用E-Verify系统的雇主，员工还需提供由社会保障管理局颁发的社会保障号码。完成第1部分后，员工应将表格连同身份证明文件提交审核。
雇主常犯的错误：
- 未在 I-9 表格中填写经批准的文件。
- 在初次雇佣的第三个工作日之后未提交第 2 部分。
I-9表格的第2部分由雇主负责，主要用于核实雇员的身份及就业资格。在填写第2部分之前，雇主应先核查第1部分的准确性——若存在错误或信息缺失，雇员必须先更正错误、签署姓名缩写并注明日期，方可继续后续操作。
为进行核验，员工可出示以下任一证件：
- A类文件一份（同时证明身份和工作许可），或
- 一份来自B类（身份证明）的文件和一份来自C类（就业许可）的文件。
雇主（或其授权代表）必须在雇员在场的情况下亲自查验每份文件（除非采用国土安全部授权的远程程序，例如2023年8月为E-Verify参与者推出的远程程序）。 文件必须为有效期内的原件——复印件不予接受，但经认证的出生证明复印件除外。若雇员试图提供不符合要求的文件，雇主应要求其从官方清单中提供替代文件。
文件一经接受，雇主需要：
- 输入文件标题、签发机构、文件编号（如有）和有效期（如有）。
- 记录员工的入职日期。
- 在表格中填写所有必需的雇主信息。
- 若使用了国土安全部授权的远程程序，请在第2节中注明。
- 签署表格并注明日期。
若跳过任何步骤，或未能准确及时完成第2部分，雇主很快就会被审计员列入“问题名单”。
- 未输入最初的就业开始日期。
- 未填写企业名称、地址或头衔。
- 使用不正确/过时的 I-9 表格。
- 要求员工提供有关第 2 部分的具体文件 - 这是歧视。
- 文件副本 - 雇主不得歧视；如果雇主希望保留副本，则必须为所有雇员提供副本。
- 雇主在员工的工作许可过期后错误地提交第 3 部分。他们必须要求提供所列过期日期的文件证据。
保留 I-9 表格
雇主必须做好准备，在收到通知书时出示所有I-9表格。 法律并未对雇主存储I-9表格的地点和方式设限；但鉴于突发审计时分散存储的文件难以调取，建议避免将I-9记录分散存放。常见解决方案包括集中管理流程，并将I-9表格上传至安全的云端I-9管理系统。
请注意，在提交NOI期间，所要求的I-9记录既可以是当前雇员的，也可以是符合美国公民及移民服务局（USCIS）规定的离职保留期限的离职雇员的记录：该期限为自雇佣之日起三年或自离职之日起一年，以较晚者为准。
因此，经验法则是：不要仅仅因为雇员不再受雇就销毁I-9表格。
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