5 Schritte zur Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter auf ein ICE-Audit

Wenn es Ihnen wie den meisten Personalverantwortlichen geht, wirft die Möglichkeit eines ICE-Audits viele Fragen und Bedenken auf:

• Sind unsere I-9-Formulare für eine staatliche Prüfung bereit?
• Was wird eine ICE-Prüfung ergeben?
• Wie hoch könnten die Geldbußen sein?
• Könnte dies zu einer Publicity führen, die wir nicht wollen?
• Wie wird dies auf mich und mein Team zurückfallen?

Das unglückliche Ereignis, eine Inspektionsmitteilung (NOI) durch das ICE zugestellt zu bekommen, kann überwältigend und stressig sein, und das aus gutem Grund: Es könnte zu kostspieligen Geldstrafen führen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Ihr Team die notwendigen Schritte unternimmt, um sich ordnungsgemäß auf eine mögliche ICE-Prüfung vorzubereiten.

Warum sollten Sie handeln, bevor Sie ein ICE-Audit erhalten?

Bei einer Inspektion des ICE-Formulars I-9 hat eine Organisation nur drei Tage Zeit, um ein angemessenes Antwortpaket zusammenzustellen. In diesem 72-Stunden-Fenster bleibt wenig Zeit für Vorbereitung und strategische Planung. Daher ist es wichtig, dass Ihr Team noch heute die notwendigen Schritte unternimmt, um sicherzustellen, dass Ihre I-9-Formulare konsequent überprüft und aktualisiert werden.

Der Zeitpunkt für die Beschaffung eines Fallschirms ist lange bevor Sie ihn brauchen. Und die Zeit, um die Grundlagen für das I-9-Audit zu schaffen, ist gekommen, bevor Ihnen ein ICE-Audit zugestellt wurde.

5 Schritte zur Vorbereitung auf ein ICE-Audit

Es gibt fünf entscheidende Schritte, die jede Organisation unternehmen sollte im Vorfeld vor einem I-9 ICE-Audit unternehmen sollte, um die 72 Stunden Reaktionszeit optimal zu nutzen:

Schritt 1: Kommunizieren Sie Ihre Befehlskette für ein ICE-Audit

Eine Notice of Inspection (NOI) kann an jedem beliebigen Standort Ihres Unternehmens zugestellt werden, einschließlich Büro-, Einzelhandels- oder Lagerstandorten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Verfahren einrichten, die sicherstellen, dass jedes Mitglied Ihres Teams nach Erhalt einer Notice of Inspection genau weiß, welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind. Aufgrund des strengen Zeitrahmens von 72 Stunden müssen Sie unbedingt genau festlegen, wer in Ihrem Unternehmen benachrichtigt werden soll und was geschehen soll, wenn sie nicht erreicht werden können.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Vorladung persönlich von einem ICE- oder Bundesbeamten überreicht oder per Einschreiben verschickt werden kann. Wenn ein uniformierter Beamter an Ihrer Tür auftaucht, werden bei Ihren Mitarbeitern wahrscheinlich die Alarmglocken läuten. Wird die Benachrichtigung jedoch per Einschreiben zugestellt, besteht für Ihre Mitarbeiter möglicherweise kein Grund zum sofortigen Handeln. Bilden Sie Ihr Personal entsprechend aus, um sicherzustellen, dass eine offizielle ICE-Prüfung nicht verlegt oder mit normaler Post verwechselt wird.

Sobald ein NOI eingeht, empfehlen wir, dass das Personal sofort Maßnahmen ergreift, um die höchstrangige Person in der Einrichtung zu informieren. Auch hier ist es aufgrund der extremen Zeitsensibilität einer ICE-Prüfung wichtig, dass ein Manager persönlich informiert wird, nicht per Voicemail oder E-Mail. Die 72-Stunden-Frist beginnt, sobald der NOI eingegangen ist.

Sobald der oberste Manager in der Einrichtung informiert ist, muss er sich mit den zuständigen Personen in Ihrer Zentrale in Verbindung setzen. Dazu gehören in der Regel Ihr oberster Personalleiter, Ihr Rechtsberater und alle Personen, die für Ihr Formular I-9-Verfahren oder Ihr Verwaltungssystem zuständig sind.

Zur Klärung logistischer Fragen sollte eine klare Politik und Befehlskette festgelegt werden : Wer sollte benachrichtigt werden? Was tun wir, wenn sie nicht erreicht werden können? So könnte beispielsweise das Managementteam in der geprüften Niederlassung dafür verantwortlich sein, die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung zu benachrichtigen, die wiederum für die Benachrichtigung der Rechtsabteilung zuständig sind. Denken Sie über diese möglichen Szenarien nach und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen in Ihrer Richtlinie.

Schließlich ist es nach dem ICE-Audit wichtig, dass Ihr Team den Prozess und die Erkenntnisse klar dokumentiert und an Ihr Unternehmen weitergibt. Die I-9-Prüfung ist eine enorme Lernchance für Ihr gesamtes Unternehmen und Ihre künftigen Mitarbeiter.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihren Rechtsbeistand

Wir empfehlen Ihrer Organisation dringend, sich bei einem ICE-Audit von einem erfahrenen Anwalt vertreten zu lassen. Ein erfahrener Anwalt ist am besten in der Lage, Ihnen Ihre Rechte mitzuteilen und für diese Rechte während des I-9-Audits einzutreten. Wenn Sie keinen internen Rechtsbeistand haben, der Sie während des Audits vertreten kann, empfehlen wir Ihrem Team, sich im Voraus einen geeigneten externen Rechtsbeistand zu suchen.

Ein erfahrenes Audit-Support-Team ist in der Lage, angemessen auf das ICE-Audit zu reagieren und Sie während des gesamten Audit-Prozesses zu unterstützen, um das Risiko möglicher Bußgelder zu mindern.

Schritt 3: Definieren Sie Ihr ICE-Audit-Verfahren für den Zugang zu Unterlagen

Während einer ICE-Prüfung verlangt die ICE häufig von einer Organisation die Vorlage von anderen Unterlagen als den Formularen I-9, die es der Bundesbehörde ermöglichen, die I-9 zu bestätigen. Zu den zusätzlich angeforderten Unterlagen gehören in der Regel:

• Mitarbeiter-Roster
• Berichte zur Gehaltsabrechnung
• Steuererklärungen
• Satzung der Gesellschaft
• Geschäftslizenzen

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus wissen, wo diese Informationen gespeichert sind und wer in der Lage ist, die gewünschten Berichte aus Ihren verschiedenen Systemen und Dateien zu erstellen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Fragen zum Aufzeichnungsprozess und zur Aufbewahrung, die Sie Ihrem Team vor einem ICE I-9 Audit stellen sollten:

1. Wer in unserem Unternehmen weiß, wie man einen Bericht für einen bestimmten Arbeitsort erstellt, der sowohl aktive als auch ausgeschiedene Mitarbeiter der letzten drei Jahre mit Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, SSN und Geburtsdatum aufzeigt?
2. Wer weiß, wie man Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach Standort und Zeitrahmen erstellt? Oder müssen wir unseren Gehaltsabrechnungsanbieter einschalten? Wenn unser Gehaltsabrechnungsanbieter einbezogen werden muss, wie wird dann sofort Kontakt mit der richtigen Person aufgenommen? Wie lange wird es dauern, bis sie einen Bericht erstellen können?
3. Wer hat Zugang zu unseren Steuererklärungen?
4. Wo werden unsere Gründungsurkunde und unsere Geschäftslizenz aufbewahrt?

Es ist von Vorteil, wenn Sie auf ein ICE-Audit so effizient wie möglich reagieren. Je früher Sie die benötigten Informationen erhalten, desto mehr Zeit haben Sie, Probleme zu erkennen und mögliche Geldbußen zu vermeiden.

Schritt 4: Verstehen Sie, wie Ihr elektronischer I-9-Anbieter Sie unterstützen wird

Verwenden Sie derzeit ein elektronisches I-9-Verwaltungssystem? Wie viele Unternehmen, die auf die Einhaltung von Vorschriften bedacht sind, hat sich auch Ihr Unternehmen möglicherweise für ein elektronisches I-9-System entschieden, um die laufenden Prozesse für das Formular I-9 und E-Verify zu verwalten. Aber nicht alle elektronischen Plattformen sind gleich. Daher sollten Sie sich im Voraus genau informieren, welche Unterstützung Sie von Ihrem Anbieter im Falle eines ICE-Audits erwarten können.

Bitten Sie Ihren Anbieter des elektronischen I-9-Formulars, klar darzulegen, welche Unterstützung er im Falle eines ICE-Audits durch sein Audit-Support-Team leisten wird. Wird Ihr Team einen einzigen Ansprechpartner haben? Wie kann diese Person kontaktiert werden, um sofortige Hilfe zu erhalten? Wie wird Ihr Team vorgehen, um die vom ICE benötigten Unterlagen anzufordern? Wie schnell kann Ihr Anbieter die angeforderten I-9-Unterlagen bereitstellen? Natürlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Unterlagen innerhalb der strengen 72-Stunden-Frist erhalten, aber je früher Sie die Unterlagen von Ihrem Lieferanten erhalten, desto mehr Zeit hat Ihr Team, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu entschärfen.

In der Regel werden Sie in der Inspektionsmitteilung aufgefordert, Informationen zu Ihrem elektronischen I-9-System vorzulegen, um sicherzustellen, dass es die Anforderungen an Prüfpfade, elektronische Signaturen und mehr erfüllt. Bitten Sie Ihren I-9-Anbieter um eine Kopie der Informationen, die er zur Erfüllung dieser typischen NOI-Anforderung verwendet. Ein erfahrener Anbieter von elektronischen I-9-Systemen sollte in der Lage sein, spezifische Formulierungen zur Verfügung zu stellen, die er zuvor verwendet hat und die bereits die ICE-Prüfung bestanden haben.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Fragen, die wir jedem Unternehmen empfehlen, wenn es ein neues elektronisches I-9-Managementsystem prüft. Wenn Sie bereits mit einem elektronischen I-9-System arbeiten, ist es dennoch hilfreich, diese Fragen Ihrem Anbieter jetzt zu stellen, da Sie sich auf ein ICE-Audit vorbereiten:

1. Protokolliert Ihre Lösung alle Systemaktivitäten, wie von ICE gefordert, in ICE-konformen Audit-Trails?
2. Erstellt Ihre Lösung zum Zeitpunkt der Übermittlung der Unterschriften in Abschnitt 2 und 3 eine schreibgeschützte Kopie des I-9 mit einem Datums-/Zeitstempel?
3. Wenn ein I-9 geändert wird, wird bei der Einreichung der neuen Unterschrift eine neue schreibgeschützte Kopie erstellt, die einen Datums- und Zeitstempel enthält?
4. Haben Sie die rechtlichen Anforderungen für elektronische Signaturen dargelegt und überprüft, ob Ihre Lösung diese erfüllt?
5.  Gibt es Kunden Ihres I-9-Systems, die ein ICE-Audit durchlaufen haben? Wenn ja, bitten Sie den Anbieter um eine Beschreibung der Prüfungsergebnisse für Datensätze, die in seinem System erstellt wurden.

Profi-Tipp: Da das ICE häufig die Änderungshistorie jedes I-9 anfordert, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen zusammenfassenden Bericht aus Ihrem I-9-System abrufen können, der alle Änderungen in der Unterzeichnungshistorie eines I-9 zeigt.