在招聘新员工时，您可能会有一长串标准来帮助您确定合适的候选人。技能和经验固然重要，但还有一个关键方面不容忽视：在美国工作的资格。
虽然某些就业标准的核实由内部招聘程序自行决定，但雇主必须通过填写 I-9 表来确认每位员工的就业资格。对于某些类型的工作，以及在 某些州，雇主必须采取进一步措施，通过 E-Verify 系统提交填写完整的 I-9 表。
E-Verify 系统是 一个电子数据库，可将I-9 表中提供的 信息与政府记录进行 交叉比对，以确认雇员确实有资格在美国工作。
虽然 E-Verify 对所有希望确保 I-9 正确填写的雇主来说都是一个有用的工具，但在要求使用 E-Verify 的情况下，这是一个强制性的额外步骤。不遵守 E-Verify 要求的处罚取决于企业所在的州，但可能包括取消合同和返还资金、无资格获得未来的公共合同，甚至暂停和/或吊销营业执照和许可证。
因此，对于有义务使用该系统的所有企业来说，遵守所有 E-Verify 要求至关重要。但是，如果您遵循以下最佳做法，那么遵守 E-Verify 规定就不会成为一项沉重的负担。
1.检查您是否是否需要使用 E-Verify
尽管 E-Verify 系统可以帮助确保任何企业符合合法的招聘要求，但在某些情况下，雇主必须通过该系统提交 I-9 表格，否则可能会受到严厉的处罚。遵守 E-Verify 合规性的第一步是了解您的企业是否必须使用该系统。总统行政命令和《联邦采购条例》（FAR）规定，联邦承包商必须使用 E-Verify 来核实在某些类型的公共合同下工作的任何雇员的就业身份。除 FAR 规则要求的情况外，E-Verify 不能用于核实现有雇员的身份。
各州的 E-Verify 规定也不尽相同，重要的是要根据贵公司的所在地和所处理的合同类型来确认相关要求。在某些情况下，E-Verify 要求取决于合同是否与公共（市、县、州）实体签订和/或合同的美元价值。相反，除某些例外情况外， 加州法律不允许企业核实未来雇员的移民身份。
2.不要混淆 I-9 表格和 E-Verify 义务
I-9 表和 E-Verify 似乎有相似的目的，但它们并不是一回事--遵守其中一项并不能确保遵守另一项。即使员工填写了 I-9 表格，并且您已将其与员工记录一起保存，需要进行电子身份验证的雇主也必须采取额外步骤，在规定的时限内通过电子系统提交查询。
同样，即使在核实了雇员身份后，雇主如果没有为其工资单上的每个人（或以其他方式领取报酬的人）保留填写完整的 I-9 表，也可能面临单独的合规处罚。具有直接提交 E-Verify 功能的 I-9 合规软件可帮助确保在这两方面都符合规定。
3.了解 E-Verify 的要求
清楚了解 E-Verify 的要求后，重要的是要了解使用该系统需要哪些条件。首先，必须使用 E-Verify 的雇主需要注册该系统。一旦注册，使用该系统的公司必须张贴海报，披露其参与 E-Verify 计划的情况以及有关员工权利的教育海报。
当雇主使用 E-Verify 时，其雇员必须在第 1 部分提供其 SSN。此外，如果出示的是与照片相符的证件（美国护照、美国护照卡、EAD 和永久居民卡），雇主还需保留一份复印件。如果雇员出示清单 B 文件，则该文件必须包含照片。雇主可在新员工接受聘用并完成 I-9 后立即开始对其进行 E-Verify 验证。I-9 必须在三天内完成。 如果未能在三天内启动 E-Verify 程序，则可能会触发合规审查。
4.迅速适当地处理跨国公司问题
员工有时可能会收到来自 E-Verify 系统的 "暂定不确认"（TNC）通知。此类通知并不意味着员工不具备工作资格，而只是意味着系统需要更多信息来核实其资格。必须及时处理此类通知，既要保护员工的权利，又要降低可纠正的错误导致最终不确认结果的风险，最终不确认结果可能要求您终止对该员工的雇佣。
在收到 TNC 通知的情况下，雇主必须迅速通知新雇员，提供一份 "要求采取进一步行动（FAN）"通知，供雇员审阅和签字，以解释 TNC 的原因。雇员还必须决定是否对 TNC 采取行动。采取行动意味着员工同意采取必要步骤联系相关政府机构解决 TNC 问题。不采取行动意味着员工不愿意采取行动，并最终导致最终不确认，即 E-Verify 无法确认个人的就业资格。
如果雇员希望对 TNC 提出异议，雇主必须向雇员提供转介日期确认书，并且在 TNC 解决之前不得对雇员采取任何不利措施。员工必须决定是否要联系相关政府机构解决 TNC 问题。 否则可能导致最终不确认，这意味着 E-Verify 无法确认此人的就业资格。
从案件移交之日起，员工有 8 个联邦政府工作日来解决 TNC 问题。这个倒计时并不是从 TNC 开始，而是从员工签署 FAN 和案件在 E-Verify 内转介的日期开始。
5.采用统一的流程和工具，节省时间，减少错误
逐个处理 E-Verify 可能会增加确保员工符合工作资格的复杂性，以及遇到合规问题的风险。相反，采用一种以工具为后盾的整体方法，使 E-Verify 系统更易于浏览，有助于简化和节省时间，并降低可预防的合规违规风险。
例如，如果您的企业不受州政府禁止使用电子身份验证的规定限制，那么您就可以将电子身份验证作为所有新员工的标准做法，从而降低因疏忽而忘记验证所需员工的风险。如果一个系统能让你在上传员工的 I-9 表后只需点击一下鼠标就能进行电子身份验证，这意味着你可以在不增加大量不必要工作的情况下进行电子身份验证。专用软件解决方案还能帮助您在提交之前发现错误，并在需要采取进一步行动时及时提供可操作的通知。
不确定您的企业是否需要 E-Verify？查看此 各州指南了解您的义务。完成后，您还可以了解其他 E-Verify 和I-9 表格最佳实践。
