I-9 保留和清除 - 重要原因指南

I-9 的保留期限是多长？

一旦您正确、详尽地填写了 I-9 表格，您必须将 1986 年 11 月 6 日之后在美国雇用的每位员工的I-9 表格存档。对于受雇于北马里亚纳群岛的员工，该日期改为 2009 年 11 月 27 日或之前。

只要员工目前为您工作，您就必须将 I-9 归档。即使雇佣关系在雇佣后不久就结束了，也是如此。那么，在员工停止为贵公司工作后，您必须将 I-9 表格保留多久？

根据联邦法规，您必须将 I-9 表保留至雇用日期后三年或雇用结束日期后一年，以较晚者为准。

根据美国公民与移民服务局（USCIS）的规定，计算前雇员的 I-9 表应保留多长时间的方法（I-9 保留计算器或公式）如下：

• 如果他们的工作时间不足两年，您必须在 "受雇首日 "一栏填写日期后将其表格保留三年。
• 如果他们的工作时间 超过两年，请在他们停止为您工作之日起一年内保留该表。
• 在这些期限之后，雇主必须根据表格的保留要求清除员工的 I-9 表。

如何有效保留 I-9 表格和文件

与人事记录分开保存

始终将 I-9 表与任何员工人事记录分开保存。通常情况下，它们保存在一个文件或活页夹中，只有人力资源部门的特定人员才能查阅。经理（或主管）不应经常查阅这些文件的原因是，这些文件或其他相关文件可能包含受保护的信息，如移民身份或国籍。

定义三个部分 

• 行政部门
• 在职员工
• 离职员工

为方便起见，大多数表格 1-9 文档或活页夹都将这三个部分分开。

行政科

第一部分应包含行政信息，包括相关政策和文件。您可能需要在这一部分归档的文件类型包括

• 一份《雇主手册》和 I-9 表格说明
• 任何必要的文件或电子表格，以跟踪重新认证和将来到期的临时签证
• 以电子方式存储 I-9 记录的安全指南
• 所有 I-9 表格内部审核结果的文件。这对存档很重要，因为它表明您已采取行动纠正过去与 I-9 表格有关的任何错误，或者在 I-9 文件丢失或被毁的情况下。如有必要，您可以在此保存有关 I-9 表格填写时间晚于应填写时间的任何信息。在对 I-9 表格进行正式审核时，这可能会影响贵组织受到的经济处罚和罚款。

在职员工部分

第二部分应包括在职员工的 I-9 表格，这些表格应按字母顺序归档。按姓氏的字母顺序存放，便于对照当前的薪资信息进行审核。

解雇员工部分

第三部分，也是最后一部分，应为被解雇员工的 I-9 表。

当员工被解雇时，您应计算两个 I-9 保留日期。如上文所述，您应计算聘用后日期（即聘用三年后的日期）和解雇后日期（即解雇一年后的日期）。列出这两个日期后，就可以划掉较早的日期。剩下的一个日期，即较晚的日期，就是该员工的 I-9 保留日期。

确定日期后，应按保留日期的时间顺序排列被解雇的员工。

清除已过保留期的 I-9 终止文件

按保留日期存储被解雇员工的 I-9 表可方便地检查被解雇的 I-9 表，查看是否有任何保留日期已过。如果已经过期，您就可以轻松调出并清除这些 I-9 表。

[bctt tweet="填写 I-9 表格是一项复杂的工作，违规行为往往在无意中发生。］