Warum braucht Data Governance ECM?

Was also ist Enterprise Content Management?

ECM ist die Geschäftsstrategie und -praxis für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Daten und Inhalten durch den Einsatz von Technologie-Tools. ECM ermöglicht einem Unternehmen die Verwaltung seiner unstrukturierte Datenunabhängig davon, wo diese Daten im Unternehmen gespeichert sind.

Wie bedeutend sind unstrukturierte Daten? Im Jahr 1998 behauptete Merrill Lynch, "Unstrukturierte Daten machen den größten Teil der Daten in einem Unternehmen aus, manche Schätzungen gehen von bis zu 80% aus.

Diese Daten können aus Dokumenten, E-Mails, digitalen Inhalten oder einer Vielzahl anderer Informationen bestehen. Wenn sie ohne Aufsicht oder Zugangskontrollen im Unternehmen verstreut sind, kann jeder einzelne von ihnen ein potenzielles Risiko darstellen. Risikomagnet die sensible Geschäftsinhalte oder persönliche Informationen über einen Verbraucher, Kunden oder Mitarbeiter enthalten.

ECM: Mehr als nur die Lagerung von Daten

Der durchschnittliche Umfang der verwalteten Unternehmensdaten stieg von 1,45 Petabyte im Jahr 2015 auf 9,70 PB im Jahr 2018, wobei jedes Petabyte 1.000 Terabyte an Daten umfasst. Mehr denn je müssen Unternehmen heute in der Lage sein, die enormen Datenmengen, die ihnen zur Verfügung stehen, einfach und schnell zu verwalten, darauf zuzugreifen und darüber zu berichten, insbesondere im Finanzdienstleistungs- und Gesundheitswesen.

Wichtige Daten werden jedoch oft in einer Vielzahl von Silos gespeichert: Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente, SMS-Nachrichten, gescannte Dokumente, Berichte, E-Mails, Faxe, Fotos, Auszüge, Textdateien und vieles mehr. Eine leistungsfähige Enterprise-Content-Management-Lösung kann jedoch eine einzige Quelle der Wahrheit für alle ECM-Inhalte im gesamten Unternehmen bieten.

Diese Daten manuell zu sammeln und zusammenzustellen, wäre eine nahezu unmögliche Aufgabe. Und selbst dann reicht es nicht aus, die Daten Ihres Unternehmens einfach nur in einem einzigen Repository zu speichern. Die Möglichkeit, schnell, effizient und sicher auf diese Informationen zuzugreifen und sie zu analysieren, ist sowohl für geschäftliche Zwecke als auch für die Erfüllung von Compliance-Verpflichtungen wichtig.

Eine ECM-Softwarelösung ersetzt die Digitalisierung, automatisierter Workflow Mittel zum manuellen Auffinden und Sammeln von Inhalten. So können Unternehmen diese Inhalte kontrollieren und gleichzeitig flexible und angemessene Zugriffsebenen einrichten und die Sicherheit durch den Einsatz eines ECM-Unternehmens verbessern.

[bctt tweet="Cybersecurity Ventures prognostiziert, dass die Zahl der Passwörter, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen verwendet werden, bis 2020 auf 300 Milliarden ansteigen wird." via="yes"]

Vereinfachung der Inhaltssuche und Zugriffskontrolle

Eine ECM-Lösung vereinfacht die Suche nach Inhalten für die Mitarbeiter und bietet gleichzeitig flexible und angemessene Zugriffsmöglichkeiten. Wenn ein Unternehmen eine ECM-Lösung in Betracht zieht, sollte es nach einem Angebot suchen, das Folgendes kann:

• Bereitstellung eines Muster, sichere Datenablage die für die Nutzer sofort zugänglich sind, wann immer sie sie benötigen.
• Lösen Sie die Informationsdilemma die Unternehmen dank der Records-Management-Funktionen für die Speicherung, Aufbewahrung und automatische Löschung von Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Richtlinien zu bewältigen haben.
• Bewältigung großer Datenmengen zu jeder Stunde eines jeden Tages und speichert sie automatisch für den Abruf rund um die Uhr.
• Einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen durch die Benutzer wie Prüfpfade, Zugriffsbeschränkungen und Aufbewahrungsrichtlinien.
• Verbesserung von Effizienz und Produktivität durch die Rationalisierung von Geschäftsprozessen, die Verkürzung der Ausführungszeit und die Beseitigung menschlicher Fehler.
• Unmengen von Daten auswerten aus unzähligen Dokumenten, wobei mehrere Bereiche und Parameter angewendet werden, um exakte Ergebnisse zu finden.

Unternehmen, die in das digitale Zeitalter hineingeboren wurden, haben beim Aufbau der Architektur für eine ECM-Lösung vielleicht einen Vorsprung in ihrer Branche, aber ein Unternehmen, das die Technologie schon seit Jahrzehnten nutzt, ist mit einer kostengünstigen Lösung am besten bedient, die Schicht über Altsystemen mit Unterstützung für unterschiedliche Suchanforderungen.

Bei der Analyse von ECM-Produkten sollten sich potenzielle Nutzer dies vor Augen halten: Daten haben keinen intrinsischen WertNur der Wert, den sie bieten, wenn sie richtig ausgewertet und genutzt werden, um Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen.

[bctt tweet="Laut IDC verbringt ein Wissensarbeiter etwa 2,5 Stunden pro Tag, also rund 30% des Arbeitstages, mit der Suche nach Informationen." via="yes"]