Legal Ops & Business Continuity, Teil 2: Umgang mit COVID-19

1 - Institutionelles Wissen, das in der Institution verbleibt

Jedes Unternehmen sieht sich mit Fluktuation und dem Verlust von Personal konfrontiert, wenn kleine und mittlere Unternehmen oder die Superhelden unter den Mitarbeitern das Unternehmen verlassen und ihr Stammeswissen mitnehmen. Eine konsistente Aufzeichnung, die alle relevanten Details zu einer Rechtsangelegenheit erfasst, verhindert jedoch die Abwanderung von Fachwissen.

Darüber hinaus kann das Fachwissen in automatisierten, digitalen Arbeitsabläufen erfasst werden, die systematisch bewährte Verfahren und Ressourcen einbetten und so sicherstellen, dass jeder, der mit einem Prozess in Berührung kommt, bewährte Methoden anwendet und sich ausschließlich auf institutionell zertifizierte Ressourcen stützt.

"Wir hatten alle Informationen, die wir brauchten, in unserer (TAP)-Technologie und in unserem CLM, zusammen mit ein wenig institutionellem Wissen von Legal Operations und den unterstützenden Anwälten - wir waren in der Lage, die Leute innerhalb einer Woche wieder zum Laufen zu bringen und hatten nicht wirklich eine Geschäftsunterbrechung für einen großen Teil unseres internationalen Geschäfts."

Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories

2 - Bestehende Technologie zur Lösung neuer Probleme

Das Unternehmen Continuity verlangt in einer Krise, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Arbeit fortzusetzen. Die Nutzung der bereits vorhandenen Technologien ist der einfachste Weg, dies zu tun. Unternehmen, die bereits über Systeme zur Verwaltung von Angelegenheiten und Dokumenten verfügen und alle relevanten Details und Daten in Systemen mit Berichtsfunktionen und nicht in Tabellenkalkulationen erfassen, haben die Oberhand. Ohne diese Systeme können selbst virtuelle Informationen fast so schwer zu handhaben sein wie Papier.

"Wir hatten personelle Veränderungen, wir hatten Leute, die im Zusammenhang mit COVID krank geworden sind, so dass wir schnell umschalten mussten, und mit diesen Technologien, die uns zur Verfügung stehen, war es wesentlich einfacher, die Arbeit zu verteilen oder zu sehen, wo unsere Lücken sind, wo Dinge nachlassen, so dass wir sie entsprechend angehen können."

Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories

3 - Metriken als Grundlage für datengestützte Entscheidungen

Daten sind möglicherweise die größte ungenutzte Ressource im Besitz einer Rechtsabteilung. Durch die Auswertung großer Datensätze und die Aufdeckung von Mustern, Trends und Zusammenhängen sind Rechtsabteilungen in der Lage die Entscheidungsfreudigkeit fördern. Die Abteilungen, die sich auf Dashboards stützen und über analytische Berichte verfügen, sind im Krisenfall eindeutig im Vorteil.

"Alles, was nicht elektronisch erledigt wird, muss elektronisch gemacht werden, sonst weiß man nicht, wer es macht, wie hoch sein Arbeitspensum ist und so weiter."

Mike Russell, Lean Leader - Rechtsabteilung, Trane Technologies

"Eine technologiegestützte Rechtsabteilung der Zukunft wird die Daten wirklich nutzen, um die Entscheidungsfindung auf sinnvollere Weise zu unterstützen, sei es durch vorhandene Tools oder Analysetools, Dashboards, Tableau, Power BI, Click usw."

Kevin Clem, Kaufmännischer Leiter, HBR Consulting

4 - Innovation und Iteration der digitalen Transformation

A flexible und zentralisierte technische Lösungen sind wichtig für diese Legal Ops-Teams, denn so können ihre Abteilungen - und damit auch die Unternehmen - während der Krise funktionsfähig bleiben. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, mit den Werkzeugen zu arbeiten, die die Mitarbeiter zu Hause haben: keine Aktenschränke mehr, keine getrennten und nicht integrierten Ablagen, keine physische Post mehr.

Dies verlangte von ihnen mit den vorhandenen Mitteln innovativ sein um die Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus einer schnellen Umstellung auf ein neues operatives Umfeld ergeben, und um schnell mit neuen Ansätzen und Anpassungen zu experimentieren.

"Ob es nun um elektronische Unterschriften, Scannen, elektronische Rechnungen, die Umstellung unserer letzten Lieferanten auf elektronische Rechnungen oder die Einrichtung von ACH-Zahlungen geht - alle diese Bereiche waren für die Geschäftskontinuität der Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung."

Katrina Keiffer, stellvertretende Direktorin für Rechtsangelegenheiten, Navistar

In unserem nächster Beitrag in dieser SerieIn diesem Kapitel werden wir uns mit der Frage befassen, wie Legal Operations-Teams einen echten Wandel herbeiführen können, nachdem eine Krise wie die aktuelle Pandemie stabilisiert wurde. Welche Maßnahmen können sie ergreifen, um das Unternehmen zu führen, indem sie die Unternehmen Continuity Transformation die eine größere Widerstandsfähigkeit bei der Bewältigung künftiger Störungen bieten können?