切实有效地管理合同是法务部存在的核心。当然，这些合同（以及它们所确保的关系）对于法律部门所服务的公司的存在也至关重要。
如果合同管理做得不好，就会导致公司因行动不够迅速而错失交易，落后于竞争对手，并难以加入急需的供应商。
另一方面，有效的合同管理可以减少繁文缛节、保护收入、快速应对机遇，并推动法律部门以现代业务速度向前发展，也就是说，每天都在加快速度。
那么，什么是合同管理？
简而言之，合同管理就是对供应商、合作伙伴、客户和任何其他合作关系的合同在其整个生命周期内进行管理。
合同管理做得好，可以提高法律工作的效率、价值并节约成本。如果做得不好，就会使公司面临风险，落后于同行，并浪费律师宝贵而昂贵的时间。
当您拥有一套有效的合同管理方法时，您能获得哪些好处？
贵公司可以
- 更迅速地进行收购和兼并
- 更高效地引进新供应商和新技术
- 从法律事务中大幅节约成本并创造价值
"商业新闻日报》写道："有效的合同管理最终可以创建强大的业务关系，并为长期获得更大利润铺平道路，但前提是管理得当。
如今，合同管理流程面临着许多挑战：
- 如果做得不好，这个过程就会变得冗长而乏味
- 缺乏标准化流程和模板
- 缺乏明确的咨询对象和签字权
- 缺乏改进合同管理的报告能力和洞察力
- 效率低下的人工流程使公司面临风险
"由于强调收入和支出，合同在很大程度上影响着企业的盈利能力。如果合同措辞不当，一家企业可能会因为一个简单的技术性问题而损失数千美元，而他们却没有足够的资源来识别这些问题"，《商业新闻日报》说。商业新闻日报》说。
因此，在合同的整个生命周期内做好合同管理非常重要。
合同管理技术如何提供帮助
合同管理可确保您的请求每次都能通过正确的渠道提交给正确的人。
正确的技术如何帮助解决当今与合同有关的挑战？
- 缩短执行合同的时间
- 通过标准化流程和自动执行合规性
- 为所有与合同相关的事务提供一个中心枢纽
- 通过分配任务、发送里程碑和续约日期的自动电子邮件提醒以及跟踪合同完成情况
- 通过创建动态、可重复的模板并保持版本控制
- 通过向外部法律顾问提供一致的外包流程
拥有合适的专业人员来管理合同往往还不够。这些员工需要合适的流程和软件来满足日益增长的合规和分析需求。
合同管理解决方案应使法律部门能够明确定义和分配合同审批人，并跟踪合同管理生命周期，自动执行最佳实践。毕竟，如果法务部门能加快合同执行速度，企业就能更快地取得成功。
有效的合同管理是什么样的？
有效的合同管理始于合同管理生命周期...
概括地说，这一生命周期包括三个阶段：
- 创造
- 执行
- 行政部门
让我们再细分一下。
第一阶段：创作
创建阶段包括建立初始合同所需的四个步骤，其中包括
- 政策和程序
- 要求
- 跟踪
- 编写
政策与程序
在合同管理生命周期的这一阶段，第一步是制定政策、程序和流程，这些都是在合同工作之前就应该具备的。毕竟，没有这些，合同管理往往会变得一团糟。
"布莱恩-麦戈文（Brian McGovern）--前法律首席数据官，现任 Mitratech 执行董事--说："当你没有一个涵盖你要做的事情的路线图时......你就很难把猫赶走，这种不一致性会造成更大的业务问题。
以下是公司在进一步进入合同管理生命周期之前应该确保能够回答的几个问题：
- 谁应该负责哪些合同？
- 需要法律部门以外的哪些利益相关者参与？
- 不同价值的合同是否有不同的流程？
- 谁应负责确保与不同合同相关的风险得到确认和缓解？
归根结底，法律团队在尝试用技术管理合同之前，需要制定整个合同管理和审批流程。
让我们看看现实世界中的一个例子。
绘制更高效的流程图
一家消费品公司在转向合同管理解决方案之前面临着一些挑战。他们意识到，如果没有一套合同标准和基本准则，他们的合同就会不一致，没有人知道该从哪里开始管理合同。这不仅造成了混乱，还使他们的公司面临风险。
他们是如何解决这个问题的？
该公司实施了明确界定的合同政策和相应的程序，并制定了流程图。这使他们能够不断提高流程效率，并对主要利益相关者进行培训，使其掌握管理合同的正确方法。
结果如何？ 在可靠的流程图、清晰的程序和正确的技术的帮助下，他们的团队将合同管理流程从手工和混乱转变为自动化和高效。他们的团队现在清楚地了解了合同管理背后的最佳实践和商业原则。现在，他们已经为合同管理生命周期的下一步--处理合同申请--做好了准备。
要求
如果没有正确的系统，合同申请很容易被发送给错误的人，或被忽略，或缺少所需的信息。以最佳实践为基础的合同管理系统应能自动确保将合同申请发送给正确的人，包含处理每项申请所需的正确信息，并能安全地处理外部申请。
下面举一个例子来说明这一点。
问题出在哪里？一家软件平台提供商的法律、安全和 IT 部门需要一种更好的方法来管理与新软件请求相关的合同，并对流程的每一步都有可视性（和合适的人）。该公司需要一种方法，让其他部门能够安全、高效地同时提交合同请求，以提高效率并简化风险。
通过工作流自动化实现这些请求的自动化，并在合同管理系统中打开这些请求，使公司能够缩小差距，减少这一流程中可能使公司面临风险的人工错误。这一组合为法律部门创造了完美的环境，使其不仅能管理风险，还能推动创新、效率和其他各种流程的数字化转型。
跟踪
如果您经常使用人工流程（如电子邮件和电子表格）处理合同，那么您很可能要花费大量时间来跟进合同在生命周期过程中的进展情况。
你可能花掉了大部分钱：
- 向审批人发送电子邮件，确保他们审核并签署合同草案的每次迭代或最终合同
- 发送电子邮件、打电话或召开会议，以追踪和了解合同和审批所需的缺失信息
- 答复请求者关于其合同进展情况的询问
- 通过不同的电子表格手动跟踪回复、批准、备注等信息
这仅仅是个开始；每次有新合同进来时，您可能还要重复执行十几项（至少！）其他手动任务。对于全球性公司来说，这些问题更加严重，因为世界各地的流程参与者都需要实时了解合同的状态，而不能等待电子邮件。
这些手动任务不仅耗时且效率低下，而且试图手动跟踪一切可能会使公司面临风险。
"Mitratech 公司的律师助理钱德勒-宾汉姆（Chandler Bingham）说："如果我们没有及时发现某些问题，后果将不堪设想。
试想一下，如果贵公司忽略了合同中未包含某些安全协议、未遵循某些监管标准，或者与供应商签订的合同价值超出了部门对该合同的预算，那么所涉及的风险将会有多大。这种疏忽造成的商业后果可能是毁灭性的，至少是代价高昂的。
归根结底，合同管理应通过实现人工流程、通知和跟踪的自动化，以及减少人为错误的可能性，来帮助消除这一风险漏洞。
编写
合同管理创建阶段的最后一步是撰写实际合同。
如果没有使用明确定义的模板和标准化条款，就很容易忽视可能存在的风险，也很容易在合同中缺少所需的正确条款。
提供预先批准的模板和条款可为每个人提供一个共同的合同起点，在提高效率的同时减少最终合同中的差异。差异的减少使公司更容易实施其希望遵循的政策，无论是对公司至关重要的合同语言，还是未来有关例外和续约的决策。一致性带来的好处使标准化成为整个合同管理流程中的关键一步。
确保由正确的人撰写正确的合同的最高效、最有效的方法是什么？根据预先设定的参数，如联系人类型、地理区域、合同价值和曝光率，规划并规范流程。
第二阶段：执行
执行阶段就像它听起来一样--各方都要做任何事情来完全执行合同。这一阶段有三个步骤：
- 谈判
- 批准
- 执行
谈判
执行阶段的第一步是合同谈判。无论情况如何，这一阶段都至关重要。它为各方提供了一个机会，确保起草的协议有利于各自的利益，并与各自的目标保持一致。
在谈判过程中，手动处理很容易遗漏关键信息。关键是要保持版本控制，对因谈判而产生的合同变更进行审计跟踪。请求者可能会忘记或没有意识到他们需要包含某些细节供法律部门审查。法务部被其他请求淹没，很容易忽略包含相关信息的电子邮件。更糟糕的是，如果部门内流传着不同的版本，最终合同中可能会遗漏重要的变更。
诸如此类的疏忽会减慢审批流程，或导致最终合同中缺少重要信息。这还会增加追踪必要信息所需的人工劳动。
管理合同谈判阶段的最佳方法是什么？这里有几个小窍门：
- 在单一、安全的系统中存储数据和合同信息。
- 限制只有需要查看的用户和审批人员才能访问。这样就能安全高效地处理谈判。
- 使用要求申请者提供预设信息的标准化模板、
- 根据谈判条款和合同价值（或任何其他预设要求）自动发送审批。
- 利用自动通知功能，提醒合同谈判人员注意所要求的任何变更或附录。
虽然手动设置一个如此复杂的流程会让人非常头疼，但一个好的合同管理和工作流程自动化解决方案应该能将这一流程自动化，使其在实际执行过程中既不会出错，又能快速完成。
批准
如果没有自动化和通知，下一步就会变得非常混乱。谁应该批准哪份合同，哪些利益相关者需要审查合同，这些不确定性会带来不受欢迎的风险。而等待某些人审核合同的过程可能会增加几个月的时间。
许多公司根据合同的价值设置不同的审批人。例如，价值低于 25,000 美元的合同可以由一个人审批，而价值超过 75,000 美元的合同可以由另一个、两个或三个审批人审批。如果不是更多的话。
当然，您可以通过电子邮件手动发送这些信息。或者，您也可以实施一种解决方案，根据合同价值自动进行合同审批路由选择。系统会识别合同的美元价值以及您设置的其他参数，并据此进行路由。此外，它还应自动执行通知和提醒流程，以便提示审批人员及时采取行动，避免造成延误或瓶颈。
合同管理解决方案应使您能够明确定义不同合同并为其指定审批人。在允许的情况下，它还应允许并行审批，消除线性审批流程中的阻碍。这样就能创建一个标准化和简化的工作流程，更快地完成合同，从而更快地确认收入并获得可预测的结果。
执行
从理论上讲，执行是非常基本的。你已经做了所有的工作，现在是时候签署文件并使其正式生效了。
这也是与电子签名解决方案整合可以大大加快流程的步骤。签署人无论身在何处（甚至通过移动设备），都应能够安全地访问合同并签署合同，从而尽可能提高流程的效率和合规性。
如果你想让生命周期中的这一部分保持简化且不令人头疼，自动化和有效的合同管理软件解决方案是关键。正如我们提到的，所有的提醒都应该是自动化的。这样，法律人员就可以专注于更有意义的工作，而将这些手动任务抛在脑后。
第三阶段：行政管理
行政管理简单地说，就是从执行合同到合同最终到期的整个过程中对合同的维护。这一阶段的工作包括随时了解合同条款、监督续签条款和日期，以及确保需要查阅合同的人员获得相关信息。
这一阶段的三个要素包括
- 无障碍环境
- 审计和报告
- 监测和续期
无障碍环境
关键是什么？让任何需要了解合同条款的人都能看到合同。
因此，将合同集中存放在一个存储库中至关重要。每个人都应该知道去哪里检索和审查合同，因为有一个统一的在线 "档案室"。在这里，受合同影响的所有部门或个人都能快速、轻松地访问合同，并掌握相关条款、条件和关键日期。
将合同集中到一个地方是一项艰巨的任务。在不断发展壮大的企业中，合同往往存在于法务部以外的多个系统和部门中，但跟踪合同并将其链接到单一信息源所带来的好处是非常值得的，因为这样可以提高公司的灵活性。
由于并非每个人都需要查看每份合同，因此法律部门应能设置权限，从而限制只有获得授权的人才能查看某些合同。
审计和报告
接下来是审计和报告步骤，这对于推动业务决策以及从法律活动和运营中获取价值非常重要。
在一家护肤品企业的案例中，他们创建了一套报告，以帮助全面了解他们的合同以及他们在处理合同方面的表现。
他们认为什么样的报告最有帮助？
- 合同生命周期进度报告
- 新生效合同月度报告
- 每季度向提案国提交有效合同报告
- 年度合同义务报告
- 季度材料合同报告
手动运行这些报告意味着要花费数小时甚至数天的时间在电子表格上、与业务或数据分析师合作、请专家等。更先进的合同管理工具能够在数字仪表板中创建这些报告并将其自动化，为您提供近乎实时的可视性。这样，您就能获得可操作的见解，帮助您从合同管理流程中获取更多价值。
通过在线仪表板进行实时报告为这家消费品公司带来了哪些机遇？他们的法务部获得了授权，可以不断改进绩效、微调效率、节省以往耗时耗力、成本高昂的流程，并更好地履行对公司其他部门的义务。
监测和续期
最后，我们进入合同管理生命周期的监控和续签阶段。事实证明，这既是合同管理的终点，也是深入探索合同管理的起点。有了自动化系统，公司就能轻松了解（通过通知）何时需要审查和续签（或可能取消）现有合同。这时，我们所概述的生命周期可能会重新开始。
自动化这一步骤的最大优点可能是什么？公司可以最大限度地降低因错过关键合同里程碑和续约而带来的风险。这意味着他们可以随时了解合同情况，避免在自动续约前取消不需要或不需要的合同而造成资金浪费。
合同管理的两条途径
在当今的企业法律环境中，处理合同管理生命周期有两种基本选择。第一种是 "传统的"，但这种方法耗时、耗人工，而且效果不佳，尤其是考虑到过去十年来商业世界的加速发展。这种方法需要大量的文书工作、机器处理电子邮件、在过时的手工工作流程上花费大量时间，而且落后于更敏捷的竞争对手。
另一种方法呢？更简化、更有利可图的合同管理解决方案是，通过采用能够自动执行和加强整个流程的现代技术解决方案，向未来迈进。这样可以节省时间，加快收入确认，减少错误，并避免手动操作所带来的不小的挫败感。
这样的系统应能与您的事务管理和电子计费解决方案无缝集成，这样您就能全面了解所有法律事务，并能发展您的法律业务以满足不断增长的需求。这种管理和控制使您能够在扩大业务规模的同时扩大法律业务规模，并从企业成功的核心职能中获得最高效率和投资回报率。
