移民律师事务所有不同的远程工作需求--这是你应该考虑的问题
现在，冠状病毒迫使大多数移民律师事务所想方设法 "在家办公"（WFH），因此，以正确的方式 "在家办公 "比以往任何时候都更加重要--以确保继续为客户提供服务、继续办案并将业务中断降至最低。远程工作能力越来越明显地体现在以下方面 技术 能力。
当然，没有哪两家移民律师事务所是相同的，商业律师事务所（处理工作签证、就业绿卡、投资签证和其他类似事务的律师事务所）与处理家庭、庇护、递解出境辩护和其他非商业移民案件的律师事务所之间也有很大区别。
因此，在本文中，我们将从冠状病毒变化的角度来分析这两类公司的一些主要区别，讨论它们的一些独特需求，并就如何适应完全远程的员工队伍提出一些建议。
商业移民公司
我们先从商业移民公司开始。这个类别相当广泛，但一般来说，这些移民公司的客户包括营利和非营利组织、独资经营者、投资者和高净值个人。在许多情况下，与这些客户的通信和信息传递往往是数字化的--律师事务所使用强大的移民案件管理平台，使这些成熟的客户能够登录到自己的门户网站，填写自己的部分（如果不是全部）信息，上传重要文件等。
有电子邮件交流、视频会议、虚拟文件审查，通常很少有人员接触。事实上，移民律师事务所和他们的企业客户往往位于不同的州，有时甚至在不同的海岸。问题是，这些业务关系虚拟化已经有一段时间了。
因此，在当前冠状病毒大流行迫使全国各地的律师事务所和企业开始远程办公的情况下，与企业客户之间的客户往来实际上并没有太大变化。但这并不意味着工作可以照常进行--从法院备案到技术的正确使用，以下是商业移民公司在向完全远程业务过渡时应该考虑的几件事。
- 为打印和运输应用创建班次。 虽然美国并没有全面封锁--至少现在还没有--但只有那些绝对不能远程工作的员工，包括与病人打交道的医疗服务提供者、环卫工人、警察等，才应该离家上班。在商业移民方面，虽然大部分工作可以远程完成，但许多签证申请仍然需要打印并邮寄出去。例如，H-1B 不能通过电子方式提交，这意味着一旦起草并收集了所有文件，就必须打印完整的申请并邮寄给美国公民与移民服务局（USCIS）进行裁决。如果您遇到这种情况，必须指定公司里的某个人打印和邮寄申请表，请尽量安排轮班，这样在任何时候办公室里都只有一两个人在打印、准备和邮寄这些申请表。如果你可以在家打印，也可以安排联邦快递上门取件，这样既方便又能减少外出时间。
- 将纸质合规流程数字化。 有些流程是传统的纸质流程，必须完成才能保持合规。就 H-1B 签证而言，我想到的是劳动条件申请（LCA）流程，根据该流程，雇主必须在其 H-1B 工人将工作的工作场所张贴 LCA 通知至少十天，然后创建一个称为公共访问文件（PAF）的公共检查文件，并在现场保存。这是一个必须完成的传统纸质程序，传统上依靠悬挂硬拷贝张贴通知供员工查看的公司将无法再这样做，因为他们不会在办公室悬挂这些通知，公司的其他员工也不会看到这些通知。幸运的是，至少在这种情况下，美国劳工部允许以数字方式进行合规，这意味着公司可以考虑以远程方式进行电子 LCA 合规。
- 更有效地使用移民案件管理解决方案。 尽管商业移民公司往往已经成为移民案件管理软件的忠实用户，但他们并不总是使用所有的功能和特性，这意味着许多过程仍然要靠来回发送电子邮件、打电话等方式来完成。虽然电话和电子邮件也是远程方式，但它们的效率可能要低得多。在律师事务所向完全远程化转型的过程中，用客户门户网站等方式取代电子邮件，可以让人力资源部门的工作人员或 H-1B 候选人安全地上传文件和信息，从而减少来回发送电子邮件所花费的时间，减少信息和文件在数字化过程中的丢失，并在本已繁忙的转型期减少头痛。INSZoom 具有多种功能，可以帮助律师事务所利用该平台更轻松地过渡到完全远程的团队--从上面提到的客户门户到我们的 Zoomee 虚拟助理，它可以在您的员工处理更重要、更紧迫的事务时承担行政工作。
家庭、庇护和其他非商务移民公司
非商务移民律师事务所也使用案件管理工具来管理他们的文件和备审案件，但他们的客户关系往往有所不同。无论是更愿意当面分享其案件历史的寻求庇护者，还是试图获得一套绿卡的家庭，这些客户关系往往更加私人化，也正因为如此，需要当面交流。因此，这也带来了一系列挑战。
因此，除了上面提到的一些建议外，这里还有一些公司过渡到完全远程员工的注意事项，以尽可能保持业务的顺利运行。
- 完全虚拟的客户会议或非常有限的工作人员。 首先，尽量将所有客户会议虚拟化--无论是通过 Zoom、Bluejeans 还是 Google Hangouts 等服务，甚至只是通过 Whatsapp 或 Facebook 视频通话--以保持面对面的互动，同时考虑到人与人之间的接触。在比较敏感的情况下，客户可能更希望在与你交谈时看到你的脸，因此尽可能保持面对面会议的 "人情味 "是保持会议有效性的好方法。如果会议绝对不可能虚拟进行，又因为截稿日期迫在眉睫而必须现在开会，可以考虑只请一两名员工到办公室来--律师或员工负责与客户交谈，一名行政人员负责协助其他工作。在会见客户时，明确表示你不会与他们握手，你可以坐在长桌的另一边等，这是出于安全考虑，而不是不尊重他们。
- 按需虚拟翻译服务。 如果您能设法让客户通过电话或虚拟方式会面，如果您通常会有一名随身翻译员，您可以让该翻译员参加会议进行翻译，或者使用与法庭或医院使用的翻译服务不同的翻译服务。无论您是拨号还是让他们加入您的会议，您都可以在没有传统办公环境的情况下，继续与可能不会说英语的客户合作。
保持灵活性，看看什么方法可行--我们都在一起
冠状病毒已将移民行业搅得天翻地覆。从旅行限制和移民局办公室关闭，到建议或在某些情况下强制要求在家隔离工作，移民律师、雇主和个人申请人都在试图弄清楚同时发生了什么。
在我们共同应对这些变化的过程中，保持开放的心态和灵活的工作能力非常重要。如果员工甚至客户建议采用新的方式来维持公司的业务，不妨一试。如果有必要，可以为员工购买笔记本电脑或平板电脑，帮助他们在家做好准备。给他们一些时间来适应在家工作，并理解可能来自各方的挫折。
大流行病影响了每个人，包括 Mitratech 和 INSZoom 团队。 但我们在这里可以提供帮助，所以请不要犹豫，联系我们，看看我们可以提供哪些帮助！
