Ahora que el coronavirus ha obligado a la mayoría de los bufetes de abogados de inmigración a buscar la manera de "trabajar desde casa", es más importante que nunca hacerlo de la manera correcta, para garantizar que se sigue atendiendo a los clientes, que el trabajo sigue adelante y que se minimizan las interrupciones de la actividad. Cada vez está más claro que las capacidades de trabajo a distancia son tecnología capacidades.
Pero, por supuesto, no hay dos bufetes de abogados de inmigración iguales, y hay una gran distinción entre los bufetes de negocios -los que gestionan visados de trabajo, tarjetas verdes basadas en el empleo, visados de inversión y otros asuntos similares- y los que gestionan casos de familia, asilo, defensa contra la deportación y otros casos de inmigración no relacionados con los negocios.
Por ello, en este artículo, desglosaremos algunas diferencias clave entre estos dos tipos de empresas en el contexto de los cambios provocados por el coronavirus, analizaremos algunas de sus exigencias particulares y ofreceremos algunas sugerencias sobre cómo adaptarse a una plantilla totalmente remota.
Empresas de inmigración
Empezaremos con las empresas de inmigración de negocios. Esta categoría es bastante amplia, pero en general se trata de bufetes de inmigración cuyos clientes incluyen organizaciones con y sin ánimo de lucro, empresarios individuales, inversores y personas con un elevado patrimonio neto. En muchos casos, la correspondencia y la transferencia de información con estos clientes tienden a ser digitales: los bufetes de abogados utilizan sólidas plataformas de gestión de casos de inmigración que permiten a estos sofisticados clientes iniciar sesión en sus propios portales, rellenar parte de su propia información, si no toda, cargar documentación importante, etc.
Hay intercambio de correos electrónicos, videoconferencias, revisión virtual de documentos y, por lo general, poco o ningún contacto humano. De hecho, los bufetes de abogados especializados en inmigración y sus clientes corporativos suelen estar ubicados en distintos estados, a veces incluso en distintas costas. La cuestión es que estas relaciones comerciales ya son virtuales desde hace algún tiempo.
Así que, con la actual pandemia de coronavirus obligando tanto a bufetes de abogados como a empresas de todo el país a empezar a trabajar a distancia, la correspondencia con los clientes corporativos en realidad no ha cambiado mucho. Pero eso no significa que el trabajo pueda seguir como siempre: desde la presentación ante los tribunales hasta el uso adecuado de la tecnología, he aquí algunas cosas en las que los bufetes de inmigración de negocios deberían pensar ahora que están en plena transición hacia una actividad totalmente a distancia.
- Crear turnos para aplicaciones de impresión y envío. Aunque EE.UU. no está en una situación de bloqueo total -al menos no todavía-, sólo deberían salir de casa para trabajar aquellos empleados que no puedan hacer su trabajo a distancia, como los profesionales sanitarios que trabajan con pacientes, los trabajadores de los servicios sanitarios, los agentes de policía y otros. En el contexto de la inmigración empresarial, aunque gran parte del trabajo puede hacerse a distancia, muchas solicitudes de visado aún deben imprimirse y enviarse por correo. El H-1B, por ejemplo, no puede presentarse electrónicamente, lo que significa que una vez redactados y reunidos todos los documentos, la petición completa debe imprimirse y enviarse por correo al USCIS para su adjudicación. Si se encuentra en esta situación y debe designar a alguien de su empresa para imprimir y enviar las solicitudes, intente crear turnos para que sólo una o dos personas estén en la oficina en un momento dado imprimiendo, preparando y enviando estas solicitudes. Si puede imprimirlas en casa, también puede programar una recogida en FedEx para facilitar las cosas y minimizar el tiempo fuera.
- Digitalice los procesos de cumplimiento basados en papel. Algunos procesos se basan tradicionalmente en el papel y deben realizarse para cumplir la normativa. Siguiendo con el visado H-1B, el que me viene a la mente es el proceso de solicitud de condición laboral (LCA), por el que los empleadores deben publicar un aviso de LCA en los lugares de trabajo donde su trabajador H-1B estará trabajando durante un mínimo de diez días, y luego crear un archivo de inspección pública llamado archivo de acceso público (PAF) para mantener en el sitio también. Se trata de un proceso tradicionalmente basado en papel que debe completarse, y las empresas que tradicionalmente han confiado en colgar avisos de publicación en papel que sus empleados pueden ver ya no podrán hacerlo, ya que no estarán en la oficina para colgar estos avisos y el resto de la empresa no estará allí para verlos. Por suerte, al menos en este caso, el Departamento de Trabajo de EE.UU. permite el cumplimiento digital, lo que significa que las empresas pueden considerar el cumplimiento electrónico de la LCA, que puede hacerse a distancia.
- Utilizar las soluciones de gestión de casos de inmigración de forma más eficaz. Aunque las empresas de inmigración tienden a utilizar mucho el software de gestión de casos de inmigración, no siempre utilizan todas las características y funciones, lo que significa que gran parte del proceso se deja en manos del correo electrónico, las llamadas telefónicas, etc. Y aunque el teléfono y el correo electrónico también son remotos, pueden ser mucho menos eficaces. A medida que los bufetes de abogados pasan a ser totalmente remotos, la sustitución del correo electrónico por, digamos, un portal de clientes permitirá a los miembros del personal de recursos humanos o, para continuar con nuestro ejemplo, a los candidatos H-1B, subir documentos e información de forma segura, lo que conducirá a menos tiempo dedicado a correos electrónicos de ida y vuelta, menos información y archivos que se pierden en la confusión digital y menos dolores de cabeza durante un período de transición ya agitado. INSZoom tiene múltiples características que pueden ayudar a los bufetes de abogados a aprovechar la plataforma para una transición más fácil a un equipo totalmente remoto - desde el portal del cliente mencionado anteriormente a nuestro asistente virtual Zoomee que puede asumir el trabajo de administración, mientras que su personal humano trabaja en asuntos más importantes y urgentes.
Empresas de inmigración familiar, asilo y otros tipos de inmigración no profesional
Los bufetes de abogados de inmigración que no se dedican a los negocios también utilizan herramientas de gestión de casos para gestionar sus documentos y expedientes, pero sus relaciones con los clientes tienden a ser diferentes. Ya se trate de solicitantes de asilo que se sienten más cómodos compartiendo el historial de su caso en persona o de una familia que intenta conseguir un conjunto de tarjetas de residencia, estas relaciones con los clientes suelen ser más personales y, por ello, en persona. Por lo tanto, esto presenta su propio conjunto de retos.
Así que, además de algunas de las sugerencias señaladas anteriormente, he aquí algunas consideraciones más para que las empresas en transición a un personal totalmente remoto mantengan su negocio funcionando lo mejor posible.
- Reuniones con clientes totalmente virtuales o personal muy limitado. En primer lugar, intenta que todas tus reuniones con clientes sean virtuales -ya sea a través de servicios como Zoom, Bluejeans o Google Hangouts, o incluso simplemente a través de una videollamada de Whatsapp o Facebook- para mantener la interacción cara a cara teniendo en cuenta la exposición humana. En los casos más delicados, es posible que los clientes prefieran verte la cara cuando hablan contigo, por lo que mantener en la medida de lo posible la "humanidad" de una reunión en persona es una forma estupenda de mantener la eficacia de las reuniones. Si es absolutamente imposible que la reunión sea virtual, y si es imperativo celebrar la reunión ahora debido, por ejemplo, a un plazo inminente, considere la posibilidad de pedir a uno o dos miembros del personal que acudan al despacho: el abogado o el miembro del personal que hable con el cliente y quizá un miembro del personal administrativo que ayude con otras tareas. Y durante la reunión con el cliente, deja claro que no le estrecharás la mano, que puedes sentarte al otro lado de una mesa larga, etc., como medida de seguridad y no por falta de respeto.
- Servicios de traducción virtual a la carta. Si consigue que sus clientes se reúnan por teléfono o virtualmente, y si normalmente tendría a mano un traductor en persona, puede hacer que esa persona traduzca por conferencia o utilizar un servicio de traducción similar al que se utiliza en los juzgados o los hospitales. Tanto si llama por teléfono como si se une a la reunión, puede seguir trabajando con clientes que no hablan inglés sin tener que desplazarse a la oficina tradicional.
Sea flexible y vea lo que funciona: todos estamos juntos en esto.
El coronavirus ha puesto patas arriba el sector de la inmigración. Desde las restricciones a los viajes y el cierre de oficinas del USCIS hasta las cuarentenas sugeridas, o en algunos casos obligatorias, para trabajar desde casa, abogados de inmigración, empleadores y solicitantes individuales están tratando de averiguar qué está pasando al mismo tiempo.
Mientras navegamos juntos por estos cambios, es importante mantener la mente abierta y ser flexibles en cuanto a las capacidades de trabajo. Si un empleado o incluso un cliente sugiere algo nuevo para mantener el negocio de la empresa en marcha, pruébelo. Si tienes que hacerlo, compra a tus empleados portátiles o tabletas para ayudarles a instalarse en casa. Dales algo de tiempo para que se acostumbren a trabajar desde casa, y sé comprensivo con las frustraciones que puedan surgir, probablemente por parte de todos.
La pandemia ha afectado a todo el mundo, incluidos los equipos de Mitratech e INSZoom. Pero estamos aquí para ayudar, así que no dudes en ponerte en contacto con nosotros para ver cómo podemos ayudarte.
