是时候放弃纸质 I-9 流程了
厌倦了淹没在文书工作的海洋中？对花费无尽的时间在成堆的表格中筛选感到沮丧？是时候抛弃繁琐的旧方式，拥抱数字化转型的力量了。没错，我们说的就是 I-9 流程数字化。
对于当今的人力资源领导者来说，无纸化不仅是一种趋势，更是一种必需。 而是一种需要.那么，为什么今年要改用电子 I-9 流程呢？除了浪费您的时间这一简单的事实外，它还会使您的组织面临巨大的风险。
纸质 I-9 流程的影响
还记得每次新员工入职都要填写成堆的纸质表格吗？这就是传统纸质 I-9 流程的现实。它不仅耗费大量的时间和精力，而且还会使您的组织面临不必要的风险。
遗憾的是，纸质流程风险极大......原因如下。
基于纸张的 I-9 程序效率低下
首先，让我们谈谈合规性。不准确或不完整的表格可能会导致严重的处罚，并给公司带来法律纠纷。人工数据录入总是存在人为错误的空间，从表格放错位置到字迹不清，都会使您在审计时处于弱势。
但合规并不是唯一的问题。想想文件柜或储藏室里的大量文件。它占用了宝贵的办公空间，而这些空间本可以更好地用于生产任务。此外，当您需要检索特定信息时，在堆积如山的文件中搜索可能会变成一场噩梦。
雇主感受 I-9 程序的痛苦
纸张繁重的 I-9 流程不仅让员工苦不堪言，雇主也首当其冲！人力资源团队在兼顾其他重要职责的同时，还要花费无数个小时根据多个数据库手动审核和验证每份表格。
如果员工离职怎么办？填写解雇文件就成了本已乏味的流程之外的又一项繁琐任务。试想一下，仅仅为了查找一份文件，就要翻阅多年的档案！
简而言之，依赖纸质 I-9 流程会给员工和企业带来风险，包括代价高昂的错误和延误，以及时间和资源的浪费。
纸质流程存在风险，原因如下
对于雇主来说，管理 I-9 表格的纸质流程可能存在极大的风险。原因如下：
- 错误和不准确：纸质表格容易出现人为错误，如信息缺失或不正确，从而导致合规问题和潜在罚款。
- 表格丢失或遗失：I-9 表格的实物副本很容易丢失或放错地方，因此在审计或检查时很难取回。
- 缺乏及时性：纸质系统无法确保员工及时填写 I-9 表格，可能导致违反 3 天规定。
- 人工验证流程：人工验证就业资格会占用宝贵的时间和资源，增加忽略重要细节的风险。
- 访问受限和安全问题：将纸质表格存放在文件柜中会限制访问权限，并带来安全风险，如未经授权的查看或因火灾或水灾等灾难造成的损坏。
- 审计和检查方面的困难：在移民与海关执法局（ICE）进行审计时，要在成堆的文件中进行搜索，这对及时提供所要求的文件构成了挑战。
- 更新带来的合规挑战：当美国公民与移民服务局（USCIS）发布新版本的 I-9 表格时，确保所有员工都拥有正确的表格就会变得非常麻烦，因为需要使用纸质程序。
- 缺乏报告功能：纸质流程缺乏必要的报告功能，无法监控组织内多个地点的合规状况。
通过使用 Efficient Hire 的数字 I-9 平台等电子解决方案将 I-9 流程数字化，您可以消除这些风险，同时获得诸多益处！
数字 I-9 流程为何适用于各种规模的企业
I-9 流程的数字化消除了丢失或错放重要文件的风险。有了电子存储和检索系统，雇主可以轻松访问 I-9 表并将其安全地存储在一个集中的位置。
此外，电子 I-9 流程还提供实时错误检查和验证。这意味着可以立即发现任何错误或遗漏信息，从而降低合规风险和潜在处罚。
此外，数字流程还能自动执行员工验证和文件过期跟踪任务，从而简化工作流程。这为人力资源专业人员节省了宝贵的时间，因为他们不再需要手动管理这些流程。
电子 I-9 流程的另一个优势是增强了报告功能。雇主只需点击几下，就能生成有关其员工合规情况的综合报告。这样就能更好地监控和审核 I-9 表格的合规性。
此外，在 ICE（移民海关执法局）等政府机构进行审计时，实施电子系统可提高效率。数字记录更易于搜索和在需要时提交。
过渡到电子 I-9 流程可带来诸多好处，包括改善文件管理、减少错误和合规风险、简化工作流程、增强报告功能以及提高审核效率。显然，对于旨在确保准确性同时节省时间和资源的企业来说，采用数字解决方案来处理 I-9 表格是未来的发展方向。
数字解决方案有助于加快 I-9 表的合规性
显然，纸质 I-9 流程已经过时，对雇主和员工来说都充满风险。改用电子 I-9 流程的好处很多，从减少错误、确保合规，到简化入职程序和表格保存，不一而足。
通过将 I-9 流程数字化，雇主可以消除表格丢失或损坏的风险，减轻行政负担并提高效率。I-9 表上的电子签名已被合法接受，因此没有理由再坚持使用繁琐的纸质流程。
Tracker I-9 为您的 I-9 流程数字化提供全面的解决方案。我们的客户已亲身体验到我们的平台在节省时间、确保合规性和易用性方面的优势。
有了符合联邦法规的简化存储选项，您就可以放心安全地保存 I-9 表，并在需要时随时快速查阅。
那还等什么？从纸质流程过渡到 Tracker I-9 这样的数字化解决方案，开始利用这些优势。这不仅能加快 I-9 表格的合规性，还能为雇主和员工提供无缝体验。
我们的重点是什么？您的成功。
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