Es hora de abandonar el proceso I-9 en papel
¿Cansado de ahogarse en un mar de papeleo? ¿Frustrado por las interminables horas dedicadas a rebuscar entre montones de formularios? Es hora de dejar atrás los viejos y engorrosos métodos y abrazar el poder de la transformación digital. Sí, estamos hablando de digitalizar su proceso I-9.
Para los responsables de RRHH de hoy en día, la eliminación del papel no es sólo una tendencia, sino una necesidad. es una necesidad. Entonces, ¿por qué debería cambiar a un proceso electrónico I-9 este año? Más allá del simple hecho de que es, literalmente, una pérdida de tiempo, también está abriendo su organización a una gran cantidad de riesgos.
El impacto del proceso I-9 en papel
¿Recuerda cuando cada nueva contratación significaba pilas y pilas de formularios en papel? Pues esa es la realidad con un proceso I-9 tradicional basado en papel. No solo consume una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo, sino que también expone a su organización a riesgos innecesarios.
Por desgracia, un proceso en papel es extremadamente arriesgado... y he aquí por qué.
La ineficacia de los procesos I-9 en papel
En primer lugar, hablemos de cumplimiento. Los formularios inexactos o incompletos pueden acarrear graves sanciones y quebraderos de cabeza legales a su empresa. Con la introducción manual de datos, siempre hay margen para el error humano -desde el extravío de formularios hasta la escritura ilegible-, lo que le deja vulnerable durante las auditorías.
Pero el cumplimiento no es la única preocupación. Piense en el enorme volumen de papeleo que hay en archivadores o almacenes. Ocupa un valioso espacio de oficina que podría aprovecharse mejor para tareas productivas. Además, buscar entre montañas de documentos cuando se necesita recuperar información específica puede convertirse en una pesadilla.
Los empresarios sienten el dolor de su proceso I-9
Los empleados no son los únicos que sufren las consecuencias de un proceso I-9 sobrecargado de papel; los empresarios también se llevan la peor parte. Los equipos de RRHH pasan incontables horas revisando y verificando manualmente cada formulario en múltiples bases de datos mientras hacen malabarismos con otras responsabilidades esenciales.
¿Y qué ocurre si un empleado se marcha? Rellenar el papeleo de despido se convierte en otra engorrosa tarea añadida a un proceso ya de por sí tedioso. Imagínate tener que rebuscar entre años de archivos para encontrar un solo documento.
En resumen, confiar en un proceso I-9 en papel pone en peligro tanto a sus empleados como a su empresa, desde costosos errores y retrasos hasta pérdida de tiempo y recursos.
Un proceso en papel es arriesgado y he aquí por qué
Un proceso en papel para gestionar el formulario I-9 puede ser increíblemente arriesgado para los empresarios. He aquí por qué:
- Errores e imprecisiones: Los formularios en papel son propensos a errores humanos, como la falta de información o la información incorrecta, lo que puede dar lugar a problemas de cumplimiento y posibles multas.
- Formularios perdidos o extraviados: Las copias físicas del formulario I-9 pueden perderse o extraviarse con facilidad, lo que dificulta su recuperación cuando se necesitan para auditorías o inspecciones.
- Falta de puntualidad: Con un sistema basado en papel, no hay manera de asegurarse de que los empleados completen su Formulario I-9 de manera oportuna, lo que puede conducir a violaciones de la regla de los 3 días.
- Proceso de verificación manual: Verificar manualmente la elegibilidad para el empleo consume tiempo y recursos valiosos, lo que aumenta el riesgo de pasar por alto detalles importantes.
- Acceso limitado y problemas de seguridad: El almacenamiento de formularios en papel en archivadores restringe el acceso y plantea riesgos de seguridad, como la visualización no autorizada o los daños debidos a catástrofes como incendios o daños por agua.
- Dificultades en auditorías e inspecciones: Durante una auditoría del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), la búsqueda entre pilas de papeles dificulta la entrega rápida de los documentos solicitados.
- Retos de cumplimiento con las actualizaciones: Cuando USCIS publica nuevas versiones del formulario I-9, asegurarse de que todos los empleados tienen el formulario correcto se convierte en una tarea engorrosa con un proceso en papel.
- Falta de capacidad de elaboración de informes: Los procesos en papel carecen de las capacidades de elaboración de informes esenciales para supervisar el estado de cumplimiento en múltiples ubicaciones dentro de una organización.
Si digitaliza su proceso I-9 con una solución electrónica como la plataforma Digital I-9 de Efficient Hire, eliminará estos riesgos y obtendrá numerosas ventajas.
Por qué los procesos digitales I-9 funcionan para empresas de todos los tamaños
La digitalización del proceso I-9 elimina el riesgo de perder o extraviar documentos importantes. Con los sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación, los empleadores pueden acceder fácilmente a los formularios I-9 y guardarlos de forma segura en una ubicación centralizada.
Además, un proceso electrónico I-9 ofrece comprobación y validación de errores en tiempo real. Esto significa que cualquier error o información que falte puede identificarse inmediatamente, lo que reduce los riesgos de cumplimiento y las posibles sanciones.
Además, los procesos digitales agilizan los flujos de trabajo al automatizar las tareas de verificación de los empleados y de seguimiento de la caducidad de los documentos. Esto ahorra un tiempo valioso a los profesionales de RRHH, que ya no tienen que gestionar estos procesos manualmente.
Otra ventaja de los procesos electrónicos I-9 es la mejora de las capacidades de elaboración de informes. Los empresarios pueden generar informes completos sobre el estado de cumplimiento de su plantilla con sólo unos clics. Esto permite una mejor supervisión y auditoría del cumplimiento del formulario I-9.
Además, la implantación de un sistema electrónico mejora la eficacia durante las auditorías realizadas por organismos gubernamentales como ICE (Immigration Customs Enforcement). Los registros digitales son más fáciles de buscar y presentar cuando se solicitan.
La transición a un proceso electrónico del formulario I-9 ofrece numerosas ventajas, como la mejora de la gestión de documentos, la reducción de errores y riesgos de cumplimiento, la racionalización de los flujos de trabajo, la mejora de las capacidades de elaboración de informes y el aumento de la eficacia durante las auditorías. Está claro que la adopción de soluciones digitales para el procesamiento del formulario I-9 es el camino a seguir para las organizaciones que pretenden garantizar la precisión al tiempo que ahorran tiempo y recursos.
Una solución digital puede ayudar a agilizar el cumplimiento del formulario I-9
Está claro que el proceso I-9 en papel está anticuado y lleno de riesgos tanto para los empresarios como para los empleados. Las ventajas de cambiar a un proceso electrónico I-9 son numerosas, desde reducir los errores y garantizar el cumplimiento hasta agilizar la incorporación y simplificar la conservación de los formularios.
Al digitalizar el proceso I-9, las empresas pueden eliminar el riesgo de pérdida o deterioro de los formularios, reducir la carga administrativa y mejorar la eficiencia. Con la aceptación legal de las firmas electrónicas en los formularios I-9, ya no hay razón para seguir con los engorrosos procesos en papel.
Tracker I-9 ofrece una solución integral para digitalizar su proceso I-9. Nuestros clientes han experimentado de primera mano los beneficios de nuestra plataforma en términos de ahorro de tiempo, garantía de cumplimiento y facilidad de uso.
Con opciones de almacenamiento simplificadas que cumplen la normativa federal, puede confiar en que conservará sus formularios I-9 de forma segura y, al mismo tiempo, tendrá un acceso rápido siempre que lo necesite.
¿Por qué esperar? Empiece a aprovechar estas ventajas cambiando los procesos basados en papel por una solución digital como Tracker I-9. Esto no solo agilizará el cumplimiento del Formulario I-9, sino que también proporcionará una experiencia fluida tanto para los empleadores como para los empleados.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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