业务连续性问题,即 COVID-19 大流行后如何恢复正常业务,是未来合规性虚拟峰会的核心主题。
由于整个组织都离开了熟悉的办公室,所有人都在使用安全有问题、上网不可靠的家用电脑,COVID-19 的突然动荡很快证明了传统的业务连续性计划是多么的准备不足。
但是,现在大流行病已经过去三个月了,从所有会议的提问、评论和投票中可以明显看出,全球各行各业的组织都在为如何最好地恢复正常(或接近正常)而焦头烂额。从许多与会者的发言中可以清楚地看出,虽然正常状态会在适当的时候恢复,但问题仍然是 "我们将如何达到这一目标?
前进的道路似乎很艰巨。尤其是在全球经济实力受到普遍关注、潜在的 COVID-19 "第二次浪潮 "以及监管机构急于纠正任何认为 COVID-19 是监管 "免费通行证 "的人的情况下。
向积极主动的复原力转变
Mitratech 公司工作流程解决方案总经理Brian McGovern 在当天的第一场会议 "工作流程自动化如何在危机时期及以后推动业务连续性最佳实践 "中谈到了这些问题。许多企业面临的主要挑战是什么?他们必须 重新思考业务连续性计划的 整体方法。
大多数连续性计划都是被动的,重点是在危机发生后进行调整,以及你需要做什么来适应危机。一种新方法是业务连续性转型™,它可以帮助企业真正实现主动复原。
究竟是什么 是 业务连续性转型? 布莱恩介绍说,BCT 是 在危机和干扰期间维持正常业务的框架 同时鼓励 在正常时期进行优化。 他解释了风险与合规团队如何在实施这一新框架方面发挥独特作用,利用正确的工具有效跟踪义务,确保业务实践的变化得到传达,消除非正式和人工流程(尤其是仍然依赖纸张的流程),并控制关键任务信息。
布莱恩指出,"当前的环境将加速纸质流程的衰落"。许多组织都在努力扩大或复制某些关键的办公室流程,因为员工现在都在家工作。
然而,临时采取的权宜之计很可能 使企业面临一系列运营、商业、法律、声誉甚至监管风险。然而,这些流程往往对销售、财务、物流、制造、法律、营销等多个部门的业务至关重要,没有它们就无法运作。
有哪些最佳做法?
许多人的反馈是,这个问题已经被认识到,但在许多组织起草解决计划的同时,许多人还在寻找最佳实践指导。如何在员工分布广泛的情况下简化和精简关键业务的人工流程?
针对这些问题,布莱恩介绍了工作流程自动化技术如何成为创建更灵活的业务连续性形式的基石,从而经受住重大动荡时期的考验。他展示了如何利用技术解决方案来捕获、定义和自动化这些流程,从而使用户无论在办公室、家里还是在移动中都能实现相同的结果。
将工作流程自动化解决方案不仅嵌入到连续性规划中,还嵌入到日常流程中,无论是在正常时期还是在动荡时期,都能极大地提高灵活性。
工作流程自动化如何在风险与合规流程中发挥作用
Mitratech 的高级产品顾问Varun Ghai 在会上展示了工作流程自动化如何解决复杂的人工流程所带来的挑战。 第三方供应商风险是许多风险与合规专业人士竭力管理的问题;Varun 展示了 Mitratech 的一流TAP 工作流程自动化环境的集中式架构如何为提供工作流程提供标准化和透明的框架,从而为这些用户提供他们所重视的灵活性。
他还指出 节省大量时间 在不向单个供应商发送电子邮件或手动处理 Excel 数据以创建报告的情况下,可以通过工作流自动化来实现。自动电子邮件、内置风险登记册和动态报告仪表板只是 TAP 功能的一部分。
布莱恩探讨了如何确定能从这种方法中获益最多的项目的优先次序("确保它是人们关心的事情"),以及如何以最佳方式设计、构建和发布工作流程,使员工能够在充满挑战和不断变化的情况下适应和发展。
会议结束时,一位与会者提问:"如果一家公司想要实施工作流程自动化以建立新的连续性框架,第一步应该从哪里开始?布莱恩毫不掩饰地回答道:"给我打电话"。
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