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Verwaltung von Richtlinien: Die Wahl der richtigen Datenschutz-Software, Teil 1

Auf welche Merkmale sollte ein Rechts- oder Compliance-Team oder ein Technologieeinkäufer bei den verschiedenen Lösungen achten, die Bestandteil einer wirksamen Datenschutz- und Information Governance-Initiative sein sollten?

Die heutigen Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen werden immer alltäglicher und komplexer, so dass Unternehmen Softwarelösungen in Betracht ziehen müssen, um den beispiellosen Anforderungen an Datensicherheit und Information Governance gerecht zu werden.

Neue Vorschriften und Normen werden weitgehend durch die öffentliche Reaktion auf die Enthüllungen über Hacks, Datenlecks und andere Probleme im Zusammenhang mit Verbraucherdaten bestimmt. Dieser öffentliche Druck ist ein globaler Trend und hat eine wachsende Nachfrage nach Unternehmenstransparenz und Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Art und Weise, wie Daten erhoben, gespeichert, abgerufen und verwendet werden, hervorgerufen.

Wählen Sie die richtige Datenschutzsoftware um Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, ist eine entscheidende Aufgabe. Das richtige Produkt wird Ihnen helfen, die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften zu senken und die Zahl der Vorfälle zu verringern. Gleichzeitig wird der Zeitaufwand für die Verwaltung der zunehmenden Menge an Daten, Unterlagen, Bescheinigungen und anderen Aufgaben, die mit einem modernen Compliance-Programm verbunden sind, reduziert.

Umgang mit komplexen Compliance-Fragen

Wo die Einhaltung von Vorschriften kompliziert wird - und es wird nicht mehr komplizierter werden Einfacher für Unternehmen, die auf mehreren Märkten tätig sind - Software kann Organisationen helfen, die in verschiedenen Rechtsordnungen tätig sind oder die ein Datenschutzprogramm benötigen, das über eine einfache Datenschutzrichtlinie hinausgeht. Die besten Softwarelösungen bewältigen ein hohes Volumen an komplexen Datenschutzmanagementaktivitäten und sind einfach zu verwenden.

Aber zuerst? Um die richtige Wahl unter den konkurrierenden Softwarelösungen zu treffen, müssen Sie Ihre Verpflichtungen, die Branchenstandards und die Daten, die Sie sammeln, wie Sie sie sammeln und wie sie gespeichert werden, genau kennen. Diese Faktoren sind ausschlaggebend für die Entscheidung, welche Art von Software Sie benötigen, um die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu bewältigen.

Worauf ist bei Datenschutzsoftware zu achten?

Es gibt keine Einzellösung Es gibt kein Produkt, das die Datenschutzanforderungen jedes größeren Unternehmens erfüllen kann, denn diese Anforderungen reichen von den technischen bis zu den menschlichen Faktoren, von der Aufsicht bis zum Betrieb. Die Käufer werden einzelne Produkte mit verschiedenen Funktionen bewerten müssen, um verschiedene Aspekte des Datenschutzes und der Informationsverwaltung abzudecken.

In dieser Reihe von Beiträgen werden wir die wichtigsten Merkmale und Vorteile untersuchen, auf die Sie bei Produkten achten sollten, die absolut gehören in der Suite der Datenschutzlösungen für Ihr Unternehmen.

Dreistigkeit mit schwarzem Hut: Im Jahr 2019 wurde eine Sammlung von 2,7 Milliarden Identitätsdatensätzen, bestehend aus 774 Millionen eindeutigen E-Mail-Adressen und 21 Millionen eindeutigen Passwörtern, zum Verkauf ins Internet gestellt.

Gizmodo

Auswahl der Software für die Richtlinienverwaltung

Die Grundlage eines soliden Datenschutzprogramms bilden Richtlinien und Verfahren, die auf der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beruhen und in die ein Mechanismus zur Rechenschaftslegung eingebettet ist, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeiter zu fördern.

Schließlich sind die Mitarbeiter Ihr größter Risikofaktor: laut Gartner, 59% von Datenschutzvorfällen von den eigenen Mitarbeitern einer Organisation stammen.

Unternehmen müssen einen effektiven Rahmen für das Richtlinienmanagement schaffen, der schlüsselfertige Prozesse bietet, die Zeit, Geld und Frustration sparen und Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung aufgrund von Richtlinienverstößen vermeiden oder verringern. Mit der richtigen Software für das Richtlinienmanagement ist das viel leichter möglich.

Nach welchen Fähigkeiten sollten Sie suchen?

  • Eine gute Softwarelösung für das Policy Management bietet in erster Linie mehrere und aktuelle Vorlagen für Begleitdokumente um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die für ein Datenschutzprogramm erforderlichen Daten zu erstellen. Die Automatisierung der Erstellung und des Genehmigungsprozesses für die Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren hilft bei Verzögerungen im Arbeitsablauf.
  • Verständnis der Mitarbeiter Aber die Informationsflut kann ein großes Hindernis dafür sein, dass die Mitarbeiter regelkonforme Verhaltensweisen annehmen. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie benötigen, um die Vorschriften einzuhalten, besteht darin, die richtigen Segmente Ihrer Belegschaft mit den Informationen zu versorgen, die für jeden von ihnen geeignet sind, und zwar in der richtigen Sprache.

Jonathan Spira, CEO und Chefanalyst von Basex, einem Forschungsunternehmen für die Wissenswirtschaft, sagte "Die Informationsüberlastung kostet die US-Wirtschaft jährlich mindestens $900 Milliarden Euro in Form von verringerter Mitarbeiterproduktivität und verminderter Innovation." Die besten Tools für die Richtlinienverwaltung ermöglichen eine gezielte Verteilung von Informationen und bieten den Endbenutzern die Möglichkeit, Richtlinien bei Bedarf einfach abzurufen.

  • Ihre Fähigkeit, Ihr Compliance-Programm zu bewerten und zu optimieren, sollte ebenfalls gestrafft werden; die richtige Lösung sollte es Ihnen ermöglichen Bescheinigungen verfolgen innerhalb Ihres Programms und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
  • Darüber hinaus ist die Möglichkeit, die Berichte automatisieren um frühzeitige Risikobewertungen und Reaktionen zu ermöglichen, werden die Anzahl und die Kosten von Verstößen gegen die Vorschriften verringert.
  • Benutzerfreundlichkeit ist praktisch unabdingbar, damit sowohl Administratoren als auch Mitarbeiter mit minimaler (oder gar keiner) Schulung mit der Lösung arbeiten können. Dies ist wichtig, weil die meisten Mitarbeiter haben Schwierigkeiten mit dem Datenschutz und der Cybersicherheit75% der Befragten in einer Umfrage sich schwer taten, bewährte Praktiken in diesen Bereichen zu verstehen, und sie daher als "Anfänger" oder "Risiko" einstuften.

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