Wie ermöglicht ECM ein effizienteres Arbeiten von zu Hause aus während des COVID-19?

Jon Dedman |

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie müssen sich die Unternehmen auf eine völlig neue Art der Verwaltung ihrer täglichen Prozesse einstellen. Wie lassen sich papiergestützte Prozesse so weiterentwickeln, dass Mitarbeiter von außerhalb des Büros auf die benötigten Informationen zugreifen, die erforderlichen Inhalte erstellen und sie anderen zur Verfügung stellen können, wenn die Mitarbeiter nicht mehr im Büro, sondern zu Hause arbeiten?

Nehmen wir den einfachen Prozess des Versands eines Kontoauszugs an einen Kunden, eine häufige Herausforderung für zahlreiche Unternehmen. Der Kontoauszug wird ausgedruckt und dann per Post an den Kunden geschickt. Da so viele Unternehmen heute Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, ohne den nötigen Drucker oder Papier und ohne die Möglichkeit, physische Auszüge zu versenden, muss eine neue Lösung gefunden werden.

Für Benutzer von führenden Enterprise Content Management (ECM)-Tools wie unserem eigenen DataStorekonnten sie dieses Problem mit Hilfe der Lösung lösen Overlay-Fähigkeiten, die Erstellung einer elektronischen Version des Kontoauszugs, die das bisherige physische Produkt dupliziert. Die Kunden können die Auszüge immer noch in demselben Format erhalten, aber jetzt viel schneller, weil sie elektronisch sind.

Sobald die COVID-Sperre aufgehoben ist, dürfte dieses Unternehmen durch die digitale Erstellung von Auszügen und die schnellere Beantwortung von Kundenanfragen Geld und Zeit sparen.

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Überarbeitung der internen Prozesse rund um ECM

Auch die internen Geschäftsprozesse müssen neu bewertet werden. Viele ECM-Anwender haben Prozesse, die zu Beginn des Prozesses auf Papier basieren und später als Stapel eingescannt werden. Einige Prozesse beinhalten sogar Drucken von Emails zum späteren Scannen. Diese werden von Teams bearbeitet, die die Dokumente mit leistungsstarken Scannern scannen, indizieren und speichern können, um Papier schnell in elektronische Inhalte zu verwandeln.

Aber diese Scanner sind nur in der Büroumgebung verfügbar und es gibt derzeit keine einfache Möglichkeit, Papier an diese Teams zur Bearbeitung weiterzuleiten, nicht solange die Sperre in Kraft ist. Ein erstklassiges ECM verfügt über Tools, die dabei helfen können, mit Microsoft Office-Add-ins für Word, Excel und Outlook, um Dokumente als Quelle zu erfassen und sie innerhalb der Anwendung zu speichern.

Das Scanteam kann immer noch auch nach der ECM-Implementierung einen wichtigen Beitrag zu diesem Prozess leisten. Ihre Fähigkeiten bei der Prüfung und Kategorisierung von Dokumenten können auf die Qualitätsprüfung der hinzukommenden elektronischen Dokumente übertragen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Qualität und Genauigkeit trotz einer erheblichen Änderung der Art und Weise, wie Informationen erfasst werden, beibehalten wird.

Die Entwicklung von Prozessen, um dies in einer Prozessmanagementlösung (wie DataStores Document Routing oder DataStore Workflow) zu verwalten, kann Folgendes bieten eine formale Struktur zu diesem Prozess, indem sie eine Warteschlange von Inhalten zur Verarbeitung aufbauen und automatisch eine vollständige Prüfung erstellen, was mit Papier sehr schwierig wäre.

ECM kann die Transformation von Unternehmen vorantreiben Continuity

Auch wenn die geschäftliche Unsicherheit eine offensichtliche Auswirkung dieser Pandemie ist, ist dies ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, einen Schritt zurückzutreten und ihre Prozesse zu überprüfen. Sobald die Abriegelung aufgehoben ist, können die Mitarbeiter mit größerer Zuversicht und weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten.

Eine ECM-Lösung kann Teil einer zukunftsweisenden Strategie sein, die einem Unternehmen zu mehr Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Sicherheit verhilft und die Business Continuity Transformation™ Wirklichkeit werden lässt.

Durch die Anpassung und Änderung von Prozessen kann Ihr Unternehmen effizienter werden, mehr Bewusstsein für Ihre Inhalte und Kommunikation entwickeln und gleichzeitig mehr Unterstützung für Ihre Mitarbeiter und besser in der Lage, die wichtige Fähigkeiten die sie im Laufe der Jahre verfeinert haben.

Um unsere eigenen Kunden in dieser Zeit besser betreuen zu können, haben wir eine Webinar die sich mit vielen dieser Schlüsselfragen befasst und einige recht einfach umzusetzende Lösungen für die Herausforderungen bietet, die die Arbeit von zu Hause aus für einige Unternehmen darstellt.

Wenn Sie Fragen haben, eine Anleitung benötigen oder verzweifelt nach einer Lösung wie ECM suchen, die sich schnell implementieren lässt und so robust und sicher ist, wie Sie es brauchen, wenden Sie sich bitte an nehmen Sie Kontakt auf.

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