Leitfaden zum Ausfüllen des Formulars I-9 Verifizierung

Das Einwanderungsrecht entwickelt sich ständig weiter, so dass es für Arbeitgeber schwierig ist, mit den neuesten Regeln und Vorschriften Schritt zu halten. Das Formular I-9, auch bekannt als die Das Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Employment Eligibility Verification) ist ein Formular des United States Citizenship and Immigration Services (USCIS), mit dem die Identität und die Beschäftigungsberechtigung aller Personen überprüft wird, die in den USA beschäftigt sind.

Die Arbeitgeber - oder ihre bevollmächtigten Vertreter - müssen das Formular für jeden Arbeitnehmer, den sie einstellen, ausfüllen, unabhängig davon, ob es sich um Staatsbürger oder Nicht-Staatsbürger handelt.

In dem Bestreben, die illegale Einwanderung zu kontrollieren und einzuschränken, verabschiedete der Kongress 1986 den Immigration Reform and Control Act, kurz IRCA. Die Bestimmungen des IRCA zur Überprüfung der Berechtigung zur Beschäftigung finden sich unter Abschnitt 274A des Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetzes (INA).

Diskriminierung aufgrund der tatsächlichen oder vermeintlichen Staatsangehörigkeit, des Einwanderungsstatus oder der nationalen Herkunft einer Person ist bei der Einstellung, Beschäftigung, Entlassung, dem Formular I-9 und dem E-Verify-Verfahren verboten. Dies wird im Detail auf der Website USCIS-WebsiteEs müssen geeignete Antidiskriminierungsmaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Regeln verstehen.

Die Antidiskriminierungsbestimmungen des INA werden von der Abteilung für Bürgerrechte des Justizministeriums durchgesetzt: Sektion Einwanderer- und Arbeitnehmerrechte (IER). Sie verbieten vier Arten von rechtswidrigem Verhalten -

• Diskriminierung aufgrund der Staatsangehörigkeit oder des Einwanderungsstatus
• Diskriminierung aufgrund der nationalen Herkunft
• Unfaire Dokumentationspraktiken
• Vergeltungsmaßnahmen oder Einschüchterung

In Anbetracht der vielen Arbeitsschritte und der strengen Vorschriften kann das Ausfüllen und Überprüfen des Formulars I-9 eine Herausforderung darstellen - insbesondere für Telearbeiter (deren Zahl in letzter Zeit gestiegen ist). In diesem Leitfaden werden die Komponenten und Schritte der I-9-Überprüfung sowohl für Mitarbeiter vor Ort als auch für Fernmitarbeiter beschrieben.

I-9 Überprüfungsanforderungen

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber (oder die bevollmächtigten Vertreter des Arbeitgebers) müssen das Formular I-9 ausfüllen. Das Bundesgesetz verbietet es auch Einzelpersonen (und/oder Unternehmen), einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer abzuschließen, wenn sie wissen, dass der betreffende Auftragnehmer nicht berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Aufschlüsselung des Formulars I-9

Das Formular I-9 besteht aus drei Abschnitten:

• Der erste Abschnitt dient der Information und Bescheinigung des Arbeitnehmers und sollte von diesem ausgefüllt werden.
• Der zweite Abschnitt ist für den Arbeitgeber (oder einen bevollmächtigten Vertreter) zur Überprüfung bestimmt und wird von diesem entsprechend ausgefüllt.
• Der dritte Abschnitt ist für Wiedereinstellung und Neueinstellungen vorgesehen und sollte von Arbeitgebern für Arbeitnehmer ausgefüllt werden, die entweder neu eingestellt werden oder deren Beschäftigungsgenehmigung erneut überprüft werden muss.

Der Arbeitnehmer füllt den ersten Abschnitt des Formulars aus, indem er Angaben zu seiner Identität und seiner Beschäftigungsberechtigung macht und alle erforderlichen Nachweise spätestens am ersten Tag seiner Beschäftigung vorlegt. Der Arbeitgeber füllt den zweiten Abschnitt spätestens am dritten Arbeitstag der Beschäftigung aus.

Die Arbeitnehmer bestätigen, dass sie zur Beschäftigung berechtigt sind, und müssen akzeptable Unterlagen vorlegen, um diese Behauptung zu belegen. Diese Dokumente müssen vom Arbeitgeber geprüft, für angemessen und echt befunden und in das Formular I-9 eingetragen werden. Diese Informationen und das Formular I-9 sollten vom Arbeitgeber für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und bei Bedarf autorisierten Regierungsbeamten vorgelegt werden.

I-9-Überprüfung für Remote-Mitarbeiter

COVID-19 hat unser Leben in vielerlei Hinsicht durcheinander gebracht, unter anderem durch Änderungen am Formular I-9.

Das Department of Homeland Security (DHS) und U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) haben am 19. März 2020 Flexibilität bei der Einhaltung von I-9 eingeführt. Ursprünglich sollte diese befristete Leitlinie am 31. Dezember 2020 auslaufen und erlaubt es dem DHS, "nach staatsanwaltschaftlichem Ermessen die Anforderungen an die physische Anwesenheit im Zusammenhang mit der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9) gemäß Abschnitt 274A des Immigration and Nationality Act aufzuschieben".

Aufgrund der erweiterten Vorsichtsmaßnahmen, die durch die Pandemie verursacht wurden, hat das DHS diese Politik erweitert bis Ende 2021. Dies gilt jedoch nur für Arbeitsplätze, die aus der Ferne betrieben werden, und die I-9-Verordnungen ändern sich ständig.

Ausnahmen von der Überprüfung der Berechtigung zur Beschäftigung

Arbeitgeber müssen die Formulare I-9 für jeden Arbeitnehmer, den sie in den USA einstellen, ausfüllen und aufbewahren, wobei es bestimmte Ausnahmen gibt. Nach Angaben der USCIS sind dies folgende:

• Personen, die nicht physisch in den USA arbeiten
• Personen, die am oder vor dem 6. November 1986 eingestellt wurden, ihr Arbeitsverhältnis fortsetzen und eine begründete Aussicht auf Beschäftigung haben
• Personen, die für eine Beschäftigung in der Commonwealth der Nördlichen Marianen am oder vor dem 27. November 2009
• Personen, die unregelmäßig als Hausangestellte in einem Privathaushalt beschäftigt sind
• Unabhängige Unternehmer oder Einzelpersonen, die Arbeitskräfte zur Verfügung stellen, wenn sie bei einem Unternehmen beschäftigt sind, das vertragliche Dienstleistungen erbringt

Bis wann muss das Formular I-9 ausgefüllt werden?

Da immer weniger Menschen das Formular I-9 manuell ausfüllen, sollten wir einen Blick auf die Fristen von E-Verify werfen. Das Ausfüllen des Formulars I-9 und die rechtzeitige Übermittlung an E-Verify sind von größter Bedeutung. Wird das Formular nicht gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ausgefüllt und überprüft, kann dies zu erheblichen Strafen und Bußgeldern für Arbeitgeber führen.

Ausfüllen und Einreichen des Formulars I-9

• Ein neu eingestellter Mitarbeiter kann frühestens nach Annahme des Stellenangebots aufgefordert werden, Abschnitt 1 des Formulars I-9 auszufüllen. Das Formular I-9 kann nicht als Teil des Bewerberauswahlverfahrens verwendet werden
• Der neue Mitarbeiter muss Abschnitt 1 bis zum Ende des ersten Tages der bezahlten Arbeit ausfüllen
• Der Arbeitgeber kann Abschnitt 2 des Vordrucks spätestens am Ende des dritten Tages nach dem ersten Tag der Beschäftigung ausfüllen
• Arbeitgeber sollten neu eingestellte Mitarbeiter auffordern, so bald wie möglich nach Ausfüllen von Abschnitt 1 Ausweisdokumente vorzulegen. Sie müssen Neueinstellungen bis zu drei Tage nach Beginn der bezahlten Arbeit Zeit geben, um akzeptable Ausweisdokumente vorzulegen (diese sind in den Anweisungen des Formulars I-9 aufgeführt). Legt der neue Mitarbeiter diese Dokumente bis zum Ablauf dieser Frist nicht vor, kann er wegen Nichtausfüllung des Formulars I-9 entlassen werden.

I-9-Überprüfung mit E-Verify

Eine Neueinstellung kann zur Überprüfung vorgelegt werden:

• Frühestens, nachdem der Bewerber die Stelle angenommen hat und der neue Mitarbeiter und der Arbeitgeber beide Abschnitte des Formulars I-9 ausgefüllt haben. Die Überprüfung kann abgeschlossen werden, bevor der Mitarbeiter seine bezahlte Arbeit aufnimmt
• Spätestens drei Tage nach dem ersten bezahlten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters

*Eine Ausnahme bilden Arbeitnehmer, die weniger als drei Tage arbeiten werden.

Häufige I-9 Fehler

Die Formulare I-9 sind eine Menge Papierkram. Fehler sind keine Seltenheit, und Probleme können aus vielen Gründen entstehen, z. B. weil das Personal nicht oder nur unzureichend geschult ist oder weil es versäumt wurde, interne Prüfungen durchzuführen und Fehler oder Unzulänglichkeiten zu erkennen. Einige der häufigsten Probleme sind:

• Unvollständige oder fehlerhafte Formularabschnitte (z. B. fehlende Unterschriften oder Ankreuzfelder oder falsche Angaben)
• Versäumnis, Belege vorzulegen oder zu überprüfen
• Versäumte Anmeldefristen

Es ist leicht zu verstehen, warum dies schwierig sein kann. Um die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen, müssen die Arbeitgeber den Überblick behalten über über 1200 Regeln für das Formular I-9. Im Jahr 2018, zwischen 60-80% von Papierformularen I-9s fehlten, waren unvollständig oder enthielten Fehler und Irrtümer. Unternehmen, bei denen Probleme mit dem I-9-Formular und der Einwanderung festgestellt werden, stehen schnell im Rampenlicht der 24-Stunden-Medien, was ein Risiko für Ihre Marke und Ihren Ruf darstellt.

Elektronische I-9 Lösungen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Formulare für die Beschäftigungsfähigkeit korrekt und rechtzeitig ausgefüllt werden, ist die Nutzung elektronischer Lösungen.

Die Digitalisierung Ihres I-9-Formulars kann für mehr Effizienz sorgen, indem Papierformulare sicher gescannt und Schlüssel manuell eingegeben werden. Die Umwandlung Ihrer archivierten I-9-Papierformulare in konforme und leicht zu handhabende elektronische Formulare kann das Risiko von Papierfehlern verringern und gleichzeitig eine Papierspur für künftige Audits aufrechterhalten. COVID-19 beweist, dass Papierformulare schnell veraltet sind, aber viele I-9-Formulare immer noch auf diese Weise bearbeitet werden. 76% der I-9-Formulare in Papierform weisen mindestens einen behebbaren Fehler auf; das ist 4,1 Mal so viel wie bei elektronischen I-9-Formularen mit Überprüfung. Ohne einen zentralen Speicher gehen die Formulare leicht verloren, was ein viel höheres Prüfungsrisiko darstellt.

Tracker I-9 Compliance ist das branchenweit fortschrittlichste Angebot zur Einhaltung der I-9-Vorschriften. Von der Digitalisierung der Papierformulare bis hin zur fortlaufenden elektronischen I-9-Verwaltung ist es eine benutzerfreundliche Compliance-Lösung, die von hochrangigen Einwanderungsexperten entwickelt wurde. Bis heute hat die End-to-End-Compliance-Lösung über 20 Jahre lang eine perfekte Erfolgsbilanz ohne Geldstrafen für Kunden vorzuweisen. Es geht auf alle oben genannten Herausforderungen ein.