Ein hilfreicher Leitfaden für das Überleben eines I-9-Audits

Das I-9 Auditverfahren

Alle Formulare I-9 zusammenstellen

Die Arbeitgeber müssen prüfen und sicherstellen, dass ein I-9 in den Akten vorhanden ist. für jeden einzelnen Mitarbeiter Sie sollten auch eine Liste der derzeitigen Mitarbeiter haben, für die Sie kein Formular I-9 haben. Wenn Sie irgendwelche I-9-Formulare für Nicht-Mitarbeiter haben, die für Ihre Organisation arbeiten (z. B. Freiwillige oder Berater), sollten Sie diese aus Ihrer Akte entfernen.

Als nächstes werden Sie Prioritäten setzen die I-9-Formulare. Höchste Priorität haben derzeitige Mitarbeiter, für die kein Formular I-9 vorliegt, da dies das größte Risiko darstellt und Sie sofort überprüfen müssen, ob sie berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Die nächste Priorität ist die Überprüfung der I-9-Formulare der derzeitigen Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie gründlich und ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Schließlich sollten Sie die I-9-Formulare der entlassenen Mitarbeiter überprüfen.

Fehlende I-9-Formulare sammeln

Alle Mitarbeiter, die am oder nach dem 6. November 1986 eingestellt wurden, sollten ein I-9-Dokument vorweisen können. Ist dies nicht der Fall, müssen sie kontaktiert und angewiesen werden, das ordnungsgemäße Dokumentation.

Als Arbeitgeber, der sich an diese Arbeitnehmer wendet, sollten Sie sich dafür entschuldigen, dass das Formular nicht zu Beginn des Arbeitsverhältnisses eingesammelt wurde. Sie müssen jedoch erklären, dass das Formular muss ausgefüllt werden müssen (gemäß Bundesgesetz) und dass die Nichtvorlage der erforderlichen Unterlagen zur Kündigung führen kann. Sprechen Sie mit jedem Mitarbeiter einzeln - mündlich oder schriftlich - und bewahren Sie eine Kopie aller Mitteilungen in der I-9-Auditdatei auf.

Sie sollten ein Datum festlegen, an dem die Mitarbeiter die erforderlichen Dokumente vorlegen müssen - in der Regel sollten sie sie am nächsten Arbeitstag mitbringen. Bei den Dokumenten sollte es sich um Originale handeln, und wenn die erforderlichen Dokumente vorliegen, sollte das Formular I-9 sofort ausgefüllt werden. Verwenden Sie aktuelle Daten für das Formular, auch wenn das Einstellungsdatum Jahre zurückliegt. Fügen Sie dem korrigierten Formular einen Vermerk bei, in dem Sie erklären, dass das Formular I-9 während der Prüfung ausgefüllt wurde; dies ist von entscheidender Bedeutung, da es zeigt, dass Sie sich um die Einhaltung der Vorschriften bemüht und nicht vorsätzlich gegen das Gesetz verstoßen haben.

Sobald dies abgeschlossen ist und das Formular I-9 der Akte hinzugefügt wurde, können Sie den Mitarbeiter aus der Prüfliste entfernen.

Wenn ein Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen nicht finden kann, wird die USCIS listet bestimmte "Quittungen" auf, die als Beleg verwendet werden können vorübergehend Ersatz (in der Regel für 90 Tage). Wenn sie die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens vorlegen, muss der Arbeitnehmer gekündigt oder beurlaubt werden. Sie können unter Umständen wieder für Sie arbeiten, wenn der Nachweis erbracht wird, dass sie in den USA arbeiten dürfen.

Audit der derzeitigen Mitarbeiter

Schnallt euch an, denn dies ist die der schwierigste Schritt.

Der USCIS hat verschiedene Ressourcen die Ihnen helfen, diesen Prozess ordnungsgemäß durchzuführen und die Vorschriften einzuhalten. Halten Sie diese zur Hand, während Sie die Formulare I-9 durchgehen. Wie erklärt hierDer Arbeitgeber kann nur technische Fehler in den Abschnitten 2 und 3 korrigieren; Fehler in Abschnitt 1 muss der Arbeitnehmer selbst beheben.

Trennen Sie Ihre Formulare in zwei Dateien - eine von ordnungsgemäß ausgefüllten I-9-Formularen und die zweite von fehlerhaften Formularen.

Alle Änderungen sollten deutlich als Korrektur dargestellt werden. Verwenden Sie eine andersfarbige Tinte, ziehen Sie einen Strich durch die fehlerhaften Angaben und versehen Sie die Änderungen mit Ihren Initialen und einem Datum, um sicherzustellen, dass sie eindeutig sind.

Bei schwerwiegenden Fehlern, z. B. wenn ganze Abschnitte nicht ausgefüllt sind oder auf unzulässigen Dokumenten beruhen, muss möglicherweise ein neues Formular I-9 ausgefüllt werden.

In jedem der drei Abschnitte gibt es einige häufige Fehler, auf die man achten sollte.

Abschnitt 1

• Unvollständiger oder fehlender Name, andere verwendete Namen (z. B. Mädchenname), Adresse oder Geburtsdatum.
• Fehlende A-Nummer/USCIS-Nummer nach Auswahl von "A Lawful Permanent Resident".
• Fehlende A-Nummer/USCIS-Nummer oder Zulassungsnummer auf Formular I-94 nach Auswahl von "Ein Ausländer, der zur Arbeit berechtigt ist bis".
• Fehlende Unterschrift oder fehlendes Datum.
• Nichteinhaltung des Einwanderungsstatus.
• Nicht ankreuzen des Kästchens "Ich habe keinen Vorbereitungsdienst oder Übersetzer in Anspruch genommen" (falls zutreffend).

Abschnitt 2

• Die Dokumente sind in der falschen Spalte aufgeführt.
• Unvollständige Angaben zu den einzelnen Dokumenten.
• Fehlender Titel, Name oder Adresse des Unternehmens.
• Fehlendes Datum der Beschäftigung/Einstellung.
• Der Vertreter der Organisation hat das Formular nicht unterzeichnet und datiert.

Abschnitt 3

• Fehlender Eintrag des Wiedereinstellungsdatums.
• Versäumnis, den neuen Namen eines Mitarbeiters anzugeben.
• Sie haben den Vordruck nicht mit Datum und Unterschrift versehen.

Überprüfen Sie Fehler und nehmen Sie Korrekturen am Formular I-9 vor.

Erstellen Sie eine Liste der fehlerhaften I-9-Formulare - diese wird das Auditprotokoll. Er sollte die Namen der Mitarbeiter, die Fehler und die zur Behebung dieser Fehler getroffenen Maßnahmen enthalten.

Dies sind einige der am häufigsten auftretenden Fehler:

• Fehlende Informationen
  • Wenn in Abschnitt 1, sollte der Arbeitnehmer die fehlenden Informationen ausfüllen und mit dem aktuellen Datum paraphieren und datieren
  • Wenn Dokumente oder Unterschriften in Abschnitt 2 fehlen, ist ein neues I-9 erforderlich.
  • Wenn das Einstellungsdatum fehlt, sollte der Arbeitnehmer es ausfüllen und mit dem aktuellen Datum versehen.
  • Wenn Dokumente oder Unterschriften in Abschnitt 3 fehlen, ist ein neues I-9 erforderlich.

• Die Dokumente in Abschnitt 2 befinden sich in den falschen Spalten
  • Streichen Sie falsche Angaben durch und tragen Sie die richtigen Angaben ein. Unterschreiben und datieren Sie mit dem aktuellen Datum. Der Originalwortlaut sollte gut lesbar sein.
• Die Dokumente stimmen nicht mit denen auf dem I-9 überein
  • Füllen Sie ein neues Formular mit dem aktuellen Datum aus.
• Abschnitt 3 ist unvollständig
  • Bei den meisten Arbeitnehmern wird dieses Feld leer sein, da es nur ausgefüllt wird, wenn ein Arbeitnehmer neu eingestellt wird oder die Arbeitsgenehmigung erneut überprüft wird.

Wenn Sie die einzelnen Formulare des Formulars I-9 korrigieren, sollten die Korrekturen in das Protokoll des Formulars I-9 eingetragen werden.

Organisieren und Korrigieren der I-9-Formulare beendeter Mitarbeiter

Bestimmen Sie die Aufbewahrungsfrist für das Formular I-9 wenn ein Mitarbeiter gekündigt wird. Korrigieren Sie alle Fehler für gekündigte Mitarbeiter nach demselben Verfahren wie für aktuelle Mitarbeiter. Wenn Sie einen Fehler nicht korrigieren können (z. B. eine fehlende Unterschrift des Mitarbeiters), vermerken Sie dies im Prüfprotokoll und auf dem entsprechenden Formular I-9.

Schritte und Änderungen im Auditprotokoll dokumentieren

Wenn Sie die I-9-Formulare durchgehen und korrigieren und fehlende Formulare ergänzen, ordnen Sie sie und dokumentieren Sie alle Ihre Schritte. Bewahren Sie die Prüfungsunterlagen zusammen mit den Formularen I-9 oder in einer separaten Akte auf, aber achten Sie darauf, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

[bctt tweet="Das Ausfüllen des Formulars I-9 ist ein komplexes Unterfangen, und häufig werden Verstöße unbeabsichtigt begangen." via="yes"]