Schlüssel zum erfolgreichen Management des Vertragslebenszyklus

Beginnen Sie vor dem Anfang

Jeder Jurist lernt im ersten Jahr seines Studiums, dass ein Vertrag zustande kommt, wenn drei Elemente zusammenkommen: Angebot, Annahme und "Gegenleistung". Vor diesem Zeitpunkt besteht kein Vertrag, und niemand ist an eine einklagbare Verpflichtung gebunden.

Erfolgreich Verwaltung des Vertragslebenszyklus beginnt mit der Beantwortung der wichtigsten Fragen, die sich für jeden Vertrag, den Ihr Unternehmen abschließt, im Vorfeld stellen. Welche Form wird der Vertrag haben? Was sind die wesentlichen Bedingungen für Ihr Unternehmen? Welche dieser Bedingungen sind verhandelbar, und welche sind absolut, definitiv, in Stein gemeißelt? Wer hat die Befugnis, jede Art von Vertrag abzuschließen? Wer muss einen Vertrag im Voraus genehmigen?

Vereinfachung und Straffung der Ausführung

Ein wesentlicher Teil des Vertragslebenszyklusmanagements besteht darin, zu verhindern, dass sich unbeabsichtigte Fehler in Ihre Verträge einschleichen. Die oben erwähnte Konsistenz ist die eine Hälfte dieser Gleichung. Die andere Hälfte umfasst den Vertragsprozess einfach zu gestalten für jeden Mitarbeiter, der für Ihr Unternehmen Verträge abschließt, und für jede Vertragspartei, mit der Sie Geschäfte machen.

Viele Fehler bei der Verwaltung des Vertragslebenszyklus entstehen einfach dadurch, dass die Mitarbeiter nicht mehr wissen, welche Vertragsversion sie verwenden, oder dass sie alte Formulierungen aus einem alten Vertrag in einen neuen kopieren, ohne sie auf Unstimmigkeiten zu prüfen, oder dass sie spontan einen Kugelschreiber verwenden, um eine wichtige Klausel auf Wunsch eines Kunden zu ändern. Mit einer System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus die einen standardisierten, effizienten, unternehmensweiten Arbeitsablauf für die Auftragsvergabe einführt, verringert diese Risiken.

Überwachen Sie die Leistung (ihre und Ihre)

Jeder Vertrag hat eine eigene "Lebensdauer", die durch die Verpflichtungen der einzelnen Vertragsparteien definiert wird. Erfolgreiches Management des Vertragslebenszyklus bedeutet aufmerksames Beobachten zu jedem Meilenstein Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihr Unternehmen das tut, was es tun soll, und dass Ihre Gegenpartei das auch tut. Das mag selbstverständlich klingen, aber ein florierendes Unternehmen führt so viele Verträge in so vielen Bereichen seiner Tätigkeit aus, dass es nicht verwunderlich (wenn auch unerwünscht) ist, dass Leistungsverpflichtungen "durch die Maschen fallen".

Einige dieser Verpflichtungen mögen im großen Rahmen Ihres Unternehmens keine große Rolle spielen. Einige sind jedoch unbestreitbar von Bedeutung, und einige stellen erhebliche, kostspielige Risiken dar. Ein Hauptaugenmerk eines jeden Vertragslebenszyklus-Managementsystems muss darin bestehen, jeden "Lebenszyklus"-Meilenstein eines jeden Vertrags zu markieren, so dass die Erfüllung Ihrer Verpflichtungen und die Durchsetzung der Verpflichtungen einer Gegenpartei bewusste Geschäftsentscheidungen und keine unbedachten Versehen darstellen.

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Aus Erfolgen und Misserfolgen lernen

Im Idealfall ist ein Vertrag ein Gewinn für beide Seiten. Zumindest möchten Sie, dass Verträge für Ihr Unternehmen ein Gewinn sind. Aber Sie sind schon lange genug im Geschäft, um zu wissen, dass das nicht immer der Fall ist. Sie treffen die bestmöglichen Entscheidungen auf der Grundlage der Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen. Manchmal wendet sich der Markt gegen Sie, und dann stellt sich die Frage, wie Sie am besten darauf reagieren.

Aus der Perspektive des Vertragslebenszyklusmanagements ist es wichtig, dass Sie die Lehren aus der Beobachtung eines Vertrags über seine gesamte Laufzeit hinweg ziehen. Es ist nur durch Lernen aus Ihren vertraglichen Erfolgen und Misserfolgen, damit Sie Ihren nächsten und übernächsten Vertrag optimieren können. Um dieses Ziel des Vertragslebenszyklusmanagements zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie über die erforderlichen Tools verfügen, um aus jedem Vertrag Erkenntnisse und Leistungskennzahlen zu gewinnen. Lösungen für das Management des Vertragslebenszyklus wie VertragRaum diese Werkzeuge liefern.

Spülen und Wiederholen für den CLM-Erfolg

Das Ende des Lebenszyklus eines Vertrags bedeutet den Beginn eines neuen, oft wörtlich und immer im übertragenen Sinne. Ihr Unternehmen entwickelt sich auf der Grundlage der Bedingungen der Verträge, die Sie tagtäglich abschließen. Ein ausgeklügeltes Management des Vertragslebenszyklus besteht letztlich aus Herstellung von eine ständige Untersuchung und Analyse dieser Entwicklung. Wo geht Ihr Unternehmen unnötige Risiken ein? Welche Lehren können Sie daraus ziehen, wie Ihre Geschäftspartner auf die von Ihnen festgelegten Bedingungen reagieren? Wem können Sie vertrauen, dass er kluge Vertragsentscheidungen trifft? Wie können Sie das Contracting in Ihr Unternehmen integrieren, um die operative Entscheidungsfindung zu optimieren?

ContractRoom ist eine branchenführende Plattform für das Management des Vertragslebenszyklus, die Unternehmensleitern die Werkzeuge an die Hand gibt, die sie benötigen, um Vereinfachung der Vertragsabwicklung, Beseitigung von Fehlern bei der Vertragsabwicklung, Überwachung der Vertragserfüllung, und behandeln Verträge als ein tiefes und reiches Erkenntnisquelle. So können Sie sich auf jeden der oben genannten Erfolgsfaktoren für das Contract Lifecycle Management konzentrieren und CLM zu einem effizienteren und effektiveren Erfolgsinstrument machen als je zuvor.  Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren!