Wissenswertes zur Vendor Management Policy

Dezember 16, 2019

Eine Vendor Management Policy stellt sicher, dass Sie eine solide Grundlage für Ihre Vendor Management Praxis und Vendor Risk Management (VRM) Software haben.

Eine Skizze von mindestens fünf wichtige Schritte zu Ihrem Lieferantenmanagementprozess wird Ihren aktuellen Prozess beleuchten und möglicherweise Bereiche aufzeigen, in denen weitere Schritte erforderlich sind - oder wo der Prozess optimiert werden muss.

Sobald Sie die Reihe von Schritten in Ihrem aktuellen Prozess festgelegt haben, können Sie Füllwörter einfügen und Ihre Richtlinie erstellen. Die Richtlinie wird zu einem Verfahrensdokument, in dem jeder Schritt klar und detailliert erklärt wird. Sie wird dann als formaler Prozess für alle künftigen Benutzer des Lieferantenmanagements als einheitlicher Unternehmensstandard angewendet.

Ein Risikomanagementprogramm muss sein methodisch und organisiert um wirksam zu sein. Eine Richtlinie für das Lieferantenmanagement trägt wesentlich dazu bei, die Wirksamkeit Ihrer Risikomanagement-Software zu gewährleisten.

Warum Ihr Unternehmen eine Richtlinie für das Lieferantenmanagement braucht

Externe Richtlinien sind für Ihr Unternehmen ebenso wichtig wie interne Sicherheitsrichtlinien. Dies ist erforderlich, um ein Verständnis für die potenziellen Risiken zu entwickeln, die von Drittanbietern ausgehen.

Datenschutzverletzungen durch Dritte stellen ein erhebliches Risiko für die Cybersicherheit dar. Deshalb müssen die Vorschriften für Anbieter verschärft werden, um Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu schützen.

Risikomanagement

Unter Risikomanagement versteht man die Vorhersage und Bewertung finanzieller, rechtlicher und anderer negativer Faktoren, die Ihrem Unternehmen schaden könnten, sowie die Ermittlung möglicher Lösungen oder Verfahren zur Vermeidung oder Minimierung ihrer Auswirkungen. Eine Software-Tool für das Risikomanagement von Lieferanten die die Beziehungen zu Dritten bewerten und nachverfolgen sowie die Einhaltung der Risiken und die Risikobewertungen für Ihren Rahmen für das Risikomanagement von Dritten überprüfen können, ist von entscheidender Bedeutung.

Infografik: Richtlinien für effektives Vendor Onboarding

Risikominimierung bei gleichzeitigem Aufbau starker Lieferantenbeziehungen.

Jetzt herunterladen

Risikomanagement-Software ermöglicht die Gestaltung neuer Geschäftsprozesse mit angemessenen integrierte Risikokontrolle und -eindämmung Maßnahmen. Die Software für das Risikomanagement wird ständig weiterentwickelt, so dass sich die Richtlinien und Verfahren ständig ändern sollten, um der zunehmenden Komplexität Rechnung zu tragen und die Unternehmen weiterhin zur Entwicklung starker, umfassender Risikomanagementlösungen herauszufordern. Sie sollte jedem die Möglichkeit bieten, schädliche Geschäftsrisiken vollständig zu vermeiden und strenge Kontrollen für die Einhaltung der Vorschriften zu schaffen.

Risikobewertung

A Risikobewertung oder Risikoprüfung hilft Ihnen bei der Bewertung der potenziellen Risiken, die sich aus der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung eines bestimmten Unternehmens ergeben können. Dies ist ein entscheidender Prozess für Ihre laufende Überwachung und Sorgfaltsprüfung. Die Risikobewertungen verschaffen Ihnen ein besseres Verständnis der einzelnen Anbieter und ihrer potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen.

Risikobewertungen geben einem Unternehmen die Möglichkeit, seine Lieferanten in Gruppen einzuteilen, die auf der Art der von ihnen erbrachten Dienstleistungen basieren (z. B. Verarbeiter, Marketing, Wartung, Cloud-Speicher usw.). Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um von der Kreditorenbuchhaltung eine Liste aller Lieferanten anzufordern, um sicherzugehen, dass kein Lieferant übersehen wurde oder dass Sie sich nicht mit jemandem befassen, der keine Dienstleistungen mehr für Ihr Unternehmen erbringt.

Durch die Erstellung eines Risikobewertungsprozesses und die Bewertung des Risiko- und Compliance-Managements können Sie jedem Anbieter eine Bewertung zuweisen. Eine vollständige Bewertungsvorlage kann bei künftigen Bewertungen und Kontrollen der Einhaltung von Vorschriften hilfreich sein; dies schafft eine großartige Grundlage für alle künftigen Beziehungen im Rahmen von Risikomanagementlösungen, laufender Risikoüberwachung und Sicherheitskontrollen.

Was sollten die Richtlinien für das Lieferantenmanagement in Ihrem Unternehmen beinhalten?

Dienstleistungsvereinbarungen (SLAs)
Standards für die Einhaltung der Vorschriften durch die Anbieter
Annehmbare Anbieterkontrollen
Haftung des Anbieters im Falle einer Datenschutzverletzung
Überprüfung des Anbieters (SOC-2-Bericht, Besuche vor Ort und Prüfungsanforderungen)
Bedingungen für die Beendigung
Aufsicht durch den Verwaltungsrat oder die Geschäftsleitung, falls erforderlich
Disaster Recovery und eingerichtete Redundanzen für wichtige Geschäftsfunktionen

Teilen Sie die Politik

Die Politik des Lieferantenmanagements solltemit allen geteilt im Unternehmen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle dieselben Richtlinien und Verfahren befolgen, wodurch das Risiko ungenauer Daten und doppelter Dienstleistungen verringert wird. Außerdem wird so eine Plattform geschaffen, auf der jeder seine Rolle in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement kennt.

Die Einholung von Beiträgen aller Fachleute, die an der direkten Zusammenarbeit mit Ihren Anbietern beteiligt sind, trägt dazu bei, dass die Richtlinie korrekt ist und den Rahmen für die weitere Umsetzung durch Ihre Risikomanagement-Software bildet.