Workflow der Woche: Onboarding von Mitarbeitern, IT-Checkliste leicht gemacht
Das Unbekannte festigen
IT-Experten in Unternehmen haben im Jahr 2022 alle Hände voll zu tun. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich massiv verändert, und mit diesen Veränderungen müssen die Unternehmen die Technologien und Geschäftsprozesse, die sie arbeiten müssen.
Wir wissen, dass mehr Arbeitnehmer als je zuvor aus der Ferne arbeiten. Heute arbeiten etwa 30% der US-Beschäftigten in einem hybriden Arbeitsverhältnis.
Bei der Einstellung von Mitarbeitern gibt es auf Unternehmensseite eine ganze Reihe von Aktivitäten, um alles vorzubereiten, damit der neue Mitarbeiter sofort loslegen kann. Mit der Zunahme der Telearbeit ist das Onboarding jedoch viel komplizierter geworden als früher. Die IT-Abteilung eines Unternehmens ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter einen angemessenen Zugang zu den Tools erhalten, die sie benötigen, um Teil des Unternehmens zu sein, unabhängig davon, ob wobei Sie engagieren sich für das Unternehmen. Heutzutage kann es sich so anfühlen, als ob jede Neueinstellung den gleichen Aufwand erfordert wie die Eröffnung eines neuen Büros.
Als IT-Experten wissen wir, dass dies sowohl ein geschäftliches als auch ein technisches Problem ist.
Es gibt einen besseren Weg
Früher war das Onboarding einfacher. Am ersten Tag des neuen Jobs eines Mitarbeiters gab es eine Checkliste mit Anforderungen, die die IT-Abteilung abarbeiten musste. Doch mit dem Aufkommen von Remote-Mitarbeitern werden diese Checklisten zu einer Kakophonie von "wenn dies, dann das"-Aussagen: Wenn der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, muss dieses Gerät eingerichtet werden, aber wenn er im Büro arbeitet, muss er Anweisungen zu diesem VPN erhalten. Und mehr noch: Wenn es sich um hybride Mitarbeiter handelt, brauchen sie ein bisschen von beidem.
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Einsatz von Technologie zur Lösung einer geschäftlichen Herausforderung
Mit Automatisierungswerkzeugen ohne Code, Onboarding-Checklisten lebendig werden kann. Die wenn diesdann dass Die Verwirrung, die durch hybride Arbeitsräume entstanden ist, lässt sich in einen flexiblen und fließenden Prozess einbinden, der auf jeden einzelnen Fall entsprechend seiner einzigartigen Eigenschaften reagiert.
Die Erstellung eines reaktionsschnellen und flexiblen Workflows kann IT-Fachleuten auch dabei helfen, den Überblick über Informationen zu behalten, die andernfalls durch die Maschen fallen. Durch die Erstellung einer Checkliste mit einfachen Webformularen, automatischen Erinnerungen und integrierter bedingter Logik können IT-Fachleute Eskalation und Bewegung in ihre Aufgabenlisten einbauen. So wird beispielsweise eine Person in der Abteilung mit dem Bau eines Computers beauftragt, und nachdem die Aufgabe erledigt ist, wird die nächste Person mit der Auslieferung an den Mitarbeiter beauftragt. Die Automatisierung kann sogar auf weniger vorhersehbare Ereignisse vorbereiten, wie z. B. eine Änderung des Anfangsdatums, die die nachfolgenden Fälligkeitsdaten aktualisiert, oder einen Eskalationspfad für neue Mitarbeiter, die in letzter Minute abspringen. Hinter all diesen Prozessen steht ein einziges Repository mit Standort und Beschäftigungsstatus, logistischen Details und Hardware-IDs, die jeder Person zugewiesen sind.
Aufbau einer Vision des Erfolgs
Der Aufbau effektiver Prozesse und die Belebung von Checklisten durch Automatisierung ist eine Gruppenarbeit. Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, was zu Verzögerungen oder Frustration führen kann. Als Nächstes setzen sich diejenigen, die von dem Problem betroffen sind, zusammen, um herauszufinden, ob es einen besseren Weg gibt, um zu arbeiten. Manchmal handelt es sich um ein Prozessproblem, manchmal um ein technisches Problem.
Automatisierung ist nützlich, weil sie als technologische Lösung für ein technologisches Problem fungieren kann - denken Sie an die Integration verschiedener Systeme, um Doppelarbeit oder Redundanz zu vermeiden -, aber Automatisierung muss sich auch blitzschnell ändern und als geschäftliche Lösung für ein geschäftliches Problem einspringen. Wenn eine Checkliste zu Verzögerungen oder Informationsverlusten führt, kann eine Automatisierungssoftware Ihnen dabei helfen, die Schwachstellen zu finden und sie zu beseitigen, indem Sie den Prozess neu organisieren, um ihn an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
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