您的法律持有技术应与哪些内部解决方案和系统集成？
现在，我们的数据横跨各种平台--Outlook 中的电子邮件、Microsoft Teams 中的聊天信息以及 OneDrive 或 SharePoint 等云工具中存储的文件（仅举几例！）。
对于法律团队来说，如果系统无法连接，保存相关数据以应对诉讼、监管询问或调查就变得更加困难。
幸运的是，法律保留技术的发展也远远超越了早期的人工跟踪和繁琐流程。集成的法律保留技术通过在这些平台和法律保留解决方案之间建立直接连接来应对这一挑战。这种连接确保了数据的自动识别、保存和跟踪，无需人工干预，从而降低了错过截止日期或忽略信息的风险。
但是，您应该在法律技术中寻找哪些集成，又该从哪里入手呢？
Prefer to listen?
This AI-generated audio summary is based on original content created by Mitratech.
By pressing play, you acknowledge that the content is machine-generated and that all intellectual property remains the property of Mitratech.
法律持有整合在现实生活中的应用
在日益复杂的监管环境下，综合法律保留技术正在改变组织保存数据、协调各部门以及为审计做好准备的方式。您应该寻找的一些关键系统和功能包括
- 电子邮件集成（Outlook）：一些法律保留系统可以根据保管人或案件标准自动保留电子邮件和附件，确保相关数据不会被自愿或非自愿删除。例如，Mitratech LegalHold与Microsoft 365 Purview集成，自动保存保管人的电子邮件和Onedrive，提高了可辩护性，防止遗弃，并从根本上消除了在应用程序之间切换以对电子邮件和文件执行法律保留操作的需要。
- 协作工具（团队）：通过集成，聊天记录、共享文件和其他数据可无缝保存。随着工作场所的通信越来越多地转向实时消息平台，这一点至关重要。另一个例子是，Mitratech Legal Hold 3.6 现在改进了 M365 Teams 集成功能，通过自动搁置保管人的 M365 Teams 数据源，避免了数据的破坏并提高了抗辩性。
- 文件存储（非保管站点）：在更先进的法律保留解决方案中，存储在云系统中的文件会被自动标记和保存，从而降低在法律保留期间意外删除的风险。例如，Mitratech LegalHold将很快实现一个简单的集成，所有非托管的Sharepoint和Teams网站都可以自动保存在Microsoft Purview中。敬请关注这一即将推出的功能！
- 内部流程和应用程序（事务管理软件）：在无法直接了解正在进行的事务的情况下启动法律保留，出错、错过截止日期或丢失数据的几率就会大大增加。另一方面，将法律保留技术与事务管理相结合，可确保无缝协调，并以统一的方式处理法律义务。
这种集成将保存工作直接与特定事项联系起来，消除了冗余，降低了错过截止日期或出现错误的风险。它还通过在单一系统中提供数据、合规性和相关工作流程的全面视图来提高可视性，使法律团队能够做出明智的决策。
例如，通过与 Mitratech 的管理平台 TeamConnect 直接集成，LegalHold 用户可以：
- 直接从 TeamConnect 启动法律保留
- 使用 TeamConnect 报告工具查看和报告法律保留数据和合规率
- 如果事项范围发生变化，自动更新 LegalHold
- 与单点登录（SSO）集成
- 将 TeamConnect 中自定义字段的数据自动添加到法律保留通知中
- 将基于事项的安全性从 TeamConnect 发送到 LegalHold，确保系统之间的私人事项安全
报告是一项特别重要的功能，用户可以通过仪表盘直观地查看数据，并从高层次上了解事务中的法律保留状态，从而更近距离地了解合规情况：
- 法律搁置次数最多的事项类型
- 法律持有数量最多的辖区
- 持有最多法律文件的律师
- 哪些法律持有者的合规率最低
- 值得关注的总体趋势
综合方法的优势
与 Outlook、Microsoft Teams、Slack 等工具和其他企业系统的无缝合法集成使应用程序切换成为过去。而且，这样做的好处是持久的：
- 集中报告和数据可视化：访问实时仪表板和详细报告，从单一平台轻松跟踪所有法律保留的进度和合规性。
- 提高工作人员和律师的效率：简化签发搁置和跟踪保管人等任务，让法律团队专注于价值更高的战略性工作。
- 减少重复数据输入：通过自动同步集成系统中的信息，消除重复数据输入，节省时间并减少错误。
- 报告的一致性：在所有法律持有期间保持标准的报告格式，通过统一的文件确保合规性和抗辩性。
- 减少应用程序切换：在一个集成系统中处理所有事务，减少在多个平台之间切换的需要，从而使工作流程更顺畅，减少分心。
- 高效保存数据：自动捕获和保存来自不同平台的数据，确保不遗漏任何关键信息。
- 提高合规性：通过实时跟踪和自动提醒，随时了解法律要求，最大限度地降低错过最后期限或法律失误的风险。
- 精简通知：通过电子邮件和 Microsoft Teams 等通信工具自动通知保管人，确保对法律保留立即采取行动。
- 更易辩护的流程：保持清晰、可辩护的审计跟踪，记录法律持有流程的每一步，在审计或诉讼期间提供强有力的保护。
- 节省时间：通过自动执行签发搁置和监控合规性等任务，大幅减少人工处理法律搁置流程的时间。
- 加强协作：促进法律、IT、人力资源和外部顾问之间的顺畅沟通与协作，让每个人都能根据相同的最新数据开展工作。
底线：为什么法律控股整合是法律运营的未来？
整合您的法律保留技术不再是 "锦上添花"，而是势在必行。法律保留与其他企业系统之间的无缝连接使从保存数据到确保合规性的所有过程都更加顺畅。通过减少重复性任务、改善协作和提高报告效率，您的法律团队在 2025 年及以后可以真正做到事半功倍。(但请记住：无缝集成只是购买法律保留技术时需要注意的关键因素之一！）。
展望未来，我们将看到更多的集成、自动化和人工智能改变法律运营团队的工作方式，并将重点放在敏捷性和前瞻性上。现在是时候将您的法律支持技术与其他系统同步，以保持领先地位，避免在诉讼、调查或审计的汪洋大海中沉没。
了解 LegalHold
端到端法律持有流程管理的 SaaS 解决方案。
