Synchronisieren oder untergehen: Warum die Integration von Legal Holds der Schlüssel für Legal Ops im Jahr 2025 ist

Real-Life-Anwendungen der Integration von Rechtsbeständen

Integrierte Legal Hold-Technologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Daten aufbewahren, abteilungsübergreifend koordinieren und in einem immer komplexeren rechtlichen Umfeld prüfungsbereit bleiben. Einige der wichtigsten Systeme und Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind:

• E-Mail-Integration (Outlook): Einige Legal-Hold-Systeme können E-Mails und Anhänge automatisch auf der Grundlage von Sorgerechts- oder Fallkriterien aufbewahren und so sicherstellen, dass keine relevanten Daten freiwillig oder unfreiwillig gelöscht werden. Mitratech LegalHold lässt sich beispielsweise in Microsoft 365 Purview integrieren und bewahrt automatisch die E-Mails eines Sorgeberechtigten und Onedrive auf, um die Beweiskraft zu verbessern, eine Enteignung zu verhindern und im Wesentlichen die Notwendigkeit zu beseitigen, zwischen Anwendungen zu wechseln, um Legal-Hold-Aktionen für E-Mails und Dokumente durchzuführen.
• Werkzeuge für die Zusammenarbeit (Teams): Mit Integrationen werden Chatverläufe, gemeinsam genutzte Dateien und andere Daten nahtlos beibehalten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da sich die Kommunikation am Arbeitsplatz zunehmend auf Echtzeit-Messaging-Plattformen verlagert. Als weiteres Beispiel bietet Mitratech Legal Hold 3.6 jetzt eine verbesserte M365 Teams-Integration, um die Zerstörung von Daten zu vermeiden und die Verteidigungsfähigkeit zu verbessern, indem die M365 Teams-Datenquellen automatisch auf Eis gelegt werden.
• Dateispeicherung (nicht aufbewahrte Standorte): In fortschrittlicheren Legal-Hold-Lösungen werden in Cloud-Systemen gespeicherte Dateien automatisch gekennzeichnet und aufbewahrt, wodurch das Risiko versehentlicher Löschungen während aktiver Legal Holds verringert wird. Mitratech LegalHold wird beispielsweise bald eine einfache Integration ermöglichen, bei der alle nicht verwahrten Sharepoint- und Teams-Sites automatisch in Microsoft Purview gespeichert werden können. Halten Sie die Augen offen für diese neue Funktion!

• Interne Prozesse und Anwendungen (Matter Management Software): Wenn juristische Vorgänge ohne direkte Einsicht in laufende Angelegenheiten eingeleitet werden, steigt die Gefahr von Fehlern, verpassten Fristen oder verlorenen Daten erheblich. Die Integration der Legal-Hold-Technologie in die Vorgangsverwaltung gewährleistet dagegen eine nahtlose Koordination und einen einheitlichen Ansatz bei der Bearbeitung rechtlicher Verpflichtungen.

Diese Integration verknüpft die Aufbewahrungsmaßnahmen direkt mit bestimmten Angelegenheiten, wodurch Redundanzen vermieden und das Risiko von verpassten Fristen oder Fehlern verringert wird. Außerdem wird die Transparenz verbessert, indem ein umfassender Überblick über die Daten, die Einhaltung von Vorschriften und die damit verbundenen Arbeitsabläufe in einem einzigen System geboten wird, so dass die Rechtsteams fundierte Entscheidungen treffen können.

Zum Beispiel ermöglicht eine direkte Integration mit Mitratechs Management-Plattform TeamConnect den LegalHold-Benutzern,:

• Veranlassen Sie rechtliche Schritte direkt aus TeamConnect heraus
• Anzeigen und Erstellen von Berichten über Legal Hold-Daten und Konformitätsraten mithilfe der TeamConnect-Berichtstools
• Automatisches Aktualisieren von LegalHold, wenn sich der Umfang der Angelegenheit ändert
• Integrieren Sie mit Single Sign-On (SSO)
• Automatische Hinzufügung von Daten aus benutzerdefinierten Feldern in TeamConnect zu Benachrichtigungen über Rechtsbehalte
• Senden einer auf der Angelegenheit basierenden Sicherheit von TeamConnect zu LegalHold, um die Sicherheit privater Angelegenheiten zwischen den Systemen zu gewährleisten

Das Berichtswesen ist ein besonders wichtiger Vorteil, da es den Nutzern eine visuelle Darstellung ihrer Daten über Dashboards und eine Übersicht über den Status von Rechtsbehelfen innerhalb von Angelegenheiten ermöglicht, was einen genaueren Blick auf die Einhaltung der Vorschriften erlaubt:

• Die Art der Angelegenheiten, in denen die meisten Rechtsmittel eingelegt werden
• Die Gerichtsbarkeiten mit der größten Anzahl von Rechtsbehalten
• Die Anwälte mit der größten Anzahl von Rechtsbehelfen
• Welche Rechtsansprüche haben die niedrigsten Befolgungsquoten?
• Zu verfolgende allgemeine Trends

Vorteile eines integrierten Ansatzes

Nahtlos legale Hold-Integrationen mit Tools wie Outlook, Microsoft Teams, Slack und anderen Unternehmenssystemen machen den Wechsel zwischen den Anwendungen zu einem Thema der Vergangenheit. Und damit sind die Vorteile von langer Dauer:

• Zentrales Reporting und Datenvisualisierung: Greifen Sie auf Echtzeit-Dashboards und detaillierte Berichte zu, um den Fortschritt und die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben über eine einzige Plattform zu verfolgen.
• Gesteigerte Effizienz für Mitarbeiter und Anwälte: Rationalisieren Sie Aufgaben wie die Ausstellung von Sperrvermerken und die Verfolgung von Verwahrern, damit sich die Rechtsteams auf höherwertige, strategische Aufgaben konzentrieren können.
• Geringere Redundanz bei der Dateneingabe: Eliminieren Sie wiederholte Dateneingaben durch den automatischen Abgleich von Informationen über integrierte Systeme hinweg, was Zeit spart und Fehler reduziert.
• Konsistenz in der Berichterstattung: Behalten Sie standardisierte Berichtsformate für alle Rechtsbereiche bei, um die Einhaltung der Vorschriften und die Verteidigungsfähigkeit durch eine einheitliche Dokumentation zu gewährleisten.
• Erleichterter Anwendungswechsel: Sie behalten alles in einem integrierten System und müssen nicht mehr zwischen mehreren Plattformen hin- und herwechseln, was zu reibungsloseren Arbeitsabläufen und weniger Ablenkungen führt.
• Effiziente Datenaufbewahrung: Automatisieren Sie die Erfassung und Aufbewahrung von Daten aus verschiedenen Plattformen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
• Verbesserte Compliance: Bleiben Sie mit Echtzeitverfolgung und automatischen Erinnerungen auf dem Laufenden, um das Risiko verpasster Fristen oder rechtlicher Fehltritte zu minimieren.

• Optimierte Benachrichtigungen: Benachrichtigen Sie die Verwahrer automatisch über Kommunikationstools wie E-Mail und Microsoft Teams und sorgen Sie so für sofortige Maßnahmen bei rechtlichen Bedenken.
• Ein besser vertretbarer Prozess: Führen Sie einen klaren, vertretbaren Prüfpfad, der jeden Schritt des Legal-Hold-Prozesses dokumentiert und so einen starken Schutz bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten bietet.
• Zeitersparnis: Erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Prozesse im Zusammenhang mit rechtlichen Hinweisen durch Automatisierung von Aufgaben wie der Ausstellung von Hinweisen und der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Fördern Sie die reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung, der Personalabteilung und externen Anwälten, so dass alle mit denselben, aktuellen Daten arbeiten.

Die Quintessenz: Warum Legal Hold Integration die Zukunft von Legal Ops ist

Die Integration Ihrer Technologie für die Aufbewahrung von Rechtsakten ist nicht mehr nur ein "Nice-to-have" - sie ist ein Muss. Eine nahtlose Verbindung zwischen juristischen Akten und anderen Unternehmenssystemen sorgt für einen reibungsloseren Ablauf, von der Datenaufbewahrung bis zur Gewährleistung der Compliance. Durch die Verringerung sich wiederholender Aufgaben, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die effizientere Erstellung von Berichten kann Ihr Rechtsteam im Jahr 2025 und darüber hinaus mit weniger mehr erreichen. (Aber denken Sie daran: Die nahtlose Integration ist nur eines der Schlüsselelemente, auf die Sie beim Kauf von Technologie für die Rechtsabteilung achten sollten).

In Zukunft werden Integration, Automatisierung und künstliche Intelligenz die Arbeitsweise von Rechtsabteilungsteams noch stärker verändern, wobei der Fokus auf Agilität und Proaktivität liegt. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Legal Hold-Technologie mit dem Rest Ihrer Systeme zu synchronisieren, um der Zeit voraus zu sein - und zu verhindern, dass Sie in einem Meer von Rechtsstreitigkeiten, Untersuchungen oder Audits untergehen.

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